ELIMINACION DE DOCUMENTOS

A. El Administrador de Documentos preparará y mantendrá una lista de eliminación anual de los documentos cuyo término de conservación o utilidad haya concluido y que fueron transferidos a otros medios de conservación. B. En la lista de eliminación no serán incluidos aquellos documentos que constituyen evidencia relacionada con litigios, reclamaciones 0 informes finales de la Oficina del Contralor de Puerto Rico 0 relacionados con la autenticidad del documento original. Estos documentos serán incuidos en la lista de eliminación una vez hayan concluido los procedimientos correspodientes de las acciones iniciales. 1-1 10 Certificación Número 040 1998-99 C. El Administrador de Documentos notificará por escrito sobre los documentos a eliminar al director de la oficina a la que pertenecen éstos. El director endosará y certificará que se podrá eliminar oficialmente de los documentos incluidos en la lista de eliminación, conforme a los métodos de eliminación aceptados. D. El Administrador de Documentos completará el acta de eliminación. El acta indicará la fecha y lugar donde se realizó la eliminación, método de eliminación, el procedimiento utilizado y la firma del Administrador de Documentos. E. La transferencia de documentos al Archivo General de Puerto Rico, según autorizado por la autoridad nominadora de la unidad correspondiente, será coordinada con el Administrador de Documentos de la unidad institucional. El Administrador de Documentos preparará y conservará un registro de los documentos transferidos. F. Los documentos en papel que perdieron utilidad o incluidos en la lista de eliminación de documentos serán reciclados, excepto aquellos que no se pueden reciclar. Las unidades institucionales que no tengan establecido un programa de recuperación y reciclaje de papel, podrán coordinar con cualquier otra unidad del sistema universitario para transferir los documentos a ser reciclados. G. El director de oficina notificará al Administrador de Documentos su interés y justificación para retener por término adicional documentos incuidos en la lista de eliminación. A estos documentos se les podrá establecer un término de conservación adicional. Una vez venza el término de conservación se seguirá con el proceso de eliminación conforme a las normas establecidas en este Reglamento.