VIGENCIA

Este Reglamento será aprobado por la Junta de Síndicos y entrará en vigor, treinta (30) días después de su radicación al Departamento de Estado. rlo 12 APENDICE GUIA PARA LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO INDICE I. Documentos Administrativos: A. Actas, Minutas y Transcripciones de Reuniones 1 B. Auditorías 1 C. Administración de Documentos 1 D. Asuntos Legales 2 E. Certificaciones de la Junta de Síndicos, Junta Universitaria, Senado Académico y otras 3 F. Correspondencia 3 G. Documentos relacionados con actividades sociales y culturales 3 H. Documentos relacionados con seguridad 4 I. Expedientes de Discursos, ponencias y Conferencias de las Autoridades Nominadoras 5 J. Expedientes sobre Designación de Edificios de la Universidad 5 K. Expedientes sobre Proyectos de Ley Radicados en la Cámara de Representantes y Senado de Puerto Rico 5 L. Expedientes sobre referendo (Excepto la Junta de Síndicos que formarán parte de las minutas 5 M. Labor realizada 5 En comités Por funcionarios y empleados no docentes en el desempeño de sus Funciones N. Informes sobre Servicios de Mensajería 6 O. Diagramas organizacionales 6 P. Normas y Procedimientos 6 Q. Labor Académica 6-11 1. Documentos relacionados con admisiones 2. Documentos relacionados con registraduría 3. Documentos de readmisión y admisión a escuelas graduadas 4. Documentos de remoción de incompletos y otros documentos con notas 5. Convenios sobre prácticas de estudiantes 6. Asociaciones estudiantiles y profesionales 7. Lista de asistencia a clase de estudiantes 8. Expedientes médicos de estudiantes 9. Consejería académica 10. Documentos utilizados por el Consejero Académico para ofrecer orientación a estudiantes 11. Actividades deportivas 12. Otros documentos II. Documentos Fiscales A. Registro de Contabilidad y Documentos Relacionados 11 B. Documentos relacionados con Presupuesto 12 C. Registros y Documentos relacionados con Caja Menuda 14 D. Documentos relacionados con Recaudaciones 15 E. Documentos relacionados con Finanzas 15 F. Documentos relacionados con Desembolsos 16-19 G. Nóminas y Documentos Relacionados 19-22 H. Contratos 22-23 I. Inventarios 23-24 J. Otros informes y resúmenes internos 24-25 K. Expedientes de Subastas 25 L. Expedientes del Fondo Educacional para ayudar a estudiantes de escasos recursos 25 ii M. Expedientes de Programas 0 Título Federal 26 N. Documentos relacionados con asistencia económica 26 III. Documentos Relacionados con Recursos Humanos 26-29 IV. Documentos relacionados con Salud, Seguridad Ocupacional y Ambiental... 29 V. Documentos Históricos 29 VI. Documentos cubiertos por legislación o contrato 30 VII. Documentos de Título de Propiedad 30 VIII. Documentos Esenciales A. Para enfrentar situaciones de emergencia 30-31 B. Para conducir las operaciones posterior a la emergencia 32-34 IX. Otros documentos A. Duplicados según lo define el Reglamento 34 B. Correspondencia miscelánea 34 iii i-3 GUIA PARA LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS DE LA JUNTA DE SINDICOS Y LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO TITULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE I. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS A. ACTAS, MINUTAS Y TRANSCRIPCIONES DE REUNIONES Grabaciones podrán ser borradas una vez la autoridad nominadora, decanos 0 directores lo de la Junta Universitaria Permanente determinen, según acordado por los miembros de cada unidad. de la Junta de Síndicos Permanente del Presidente, Rectores y Directores-Decanos, UPR Permanente Otros 5 años B. AUDITORIAS Informes de Auditoría Interna 10 años Informes de Auditoría - Estatal 0 Federal 10 años* Hojas de Trabajo 6 años* Informes de Seguimiento a Auditorías 6 años* C. ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Inventario de documentos de la unidad Institucional 6 años * 0 hasta que se realice otra auditoría, lo que sea mayor. Informes de auditorías relacionadas con fraudes que se sometan al Secretario del Departamento de Justicia se conservarán hasta que se cumpla el término para apelar y se tome acción final. TITULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Lista de documentos a transferirse al Archivo de 6 años Grabaciones podrán ser borradas una vez la autoridad Documentos Inactivos (Lista de acceso a documentos) nominadora, decanos, 0 directores lo determinen, según acordado por los miembros de cada unidad. Lista de eliminación de documentos Permanente Actas de eliminación de documentos Permanente Inventario de documentos por decanato, departamento, 2 años oficina, división, sección, etc. D. ASUNTOS LEGALES Se conservarán activos por término Indefinido. Cuando el documento no tenga ninguna utilidad para Apelaciones la Oficina de Asuntos Legales se conservarán por cinco años adicionales. Casos ante el Tribunal - Administrativas ante los Rectores, Presidente, Junta Universitaria y Junta de Síndicos Del Personal No Docente a la Junta de Apelaciones Expedientes de Sentencias Casos de Accidentes Casos de Impericia Médica Casos relacionados con cobro de dinero 2 TITULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Consultas Se conservarán activos por término Indefinido. Cuando el documento no tenga ninguna utilidad para Querellas la Oficina de Asuntos Legales se conservarán por cinco años adicionales. Otros casos ante el Tribunal (misceláneas) E. CERTIFICACIONES DE LA JUNTA DE SINDICOS, JUNTA Permanente UNIVERSITARIA, JUNTA ADMINISTRATIVA, SENADO ACADEMICO Y OTRAS F. CORRESPONDENCIA del Presidente y Secretario Ejecutivo de la Junta de Permanente Síndicos, Junta Universitaria, Senado Académico y Junta Administrativa del Presidente de la Universidad de Puerto Rico Permanente General Permanente Registros de correspondencia 1 año G. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON ACTIVIDADES SOCIALES Y CULTURALES Normas Casa de Huéspedes (Reglamento) Permanente Servicios solicitados a la Oficina de Actividades Sociales y 6 años Culturales 3 NUMERO DE OBSERVACIONES TITULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE Solicitud para uso de instalaciones físicas 6 AÑOS Autorización oficial 5 AÑOS H. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA SEGURIDAD 6 años Notificación de Emergencias Médicas Informes realizados por los oficiales a cargo de la 6 años Seguridad Solicitud de Servicios de Transportación 0 documentos relacionados con el uso de vehículo de motor 5 años oficial 5 años Declaración Jurada de Estudiantes Documentos relacionados con mantenimiento de 5 años Vehículos de motor oficiales Informe de investigación sobre propiedad damnificada 5 años hurtada 10 años Notificación de Accidente y Querellas 6 años Libro de Novedades 5 años Boletos de Tránsito 2 años Resolución Administrativa de Tránsito Documentos relacionados con permisos de estacionamiento 4 TITULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE I. EXPEDIENTES DE DISCURSOS, PONENCIAS Y CONFE- Permanente RENCIAS DE LAS AUTORIDADES NOMINADORAS J. EXPEDIENTES SOBRE DESIGNACION DE EDIFICIOS DE LA Permanente UNIVERSIDAD K. EXPEDIENTES SOBRE PROYECTOS DE LEY RADICADOS EN LA 7 años CAMARA DE REPRESENTANTES Y SENADO DE PUERTO RICO L. EXPEDIENTES SOBRE REFERENDO (EXCEPTO LA JUNTA DE SINDICOS QUE FORMARÁN PARTE DE LAS MINUTAS) 10 años M. LABOR REALIZADA En comités de: Disciplina, actividades colegiales, aprovechamiento 6 años académico, actividades culturales, cafetería, premios y reconocimientos, biblioteca, educación continuada y extensión, departamentales, programa de orientación a la comunidad, librería, conservación de energía, asuntos estudiantiles, currículo, evaluación profesoral, consejería académica, equivalencias y otro Por funcionarios y empleados no docentes en el 2 años desempeño de sus funciones 5 TITULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE N. INFORMES SOBRE SERVICIOS DE MENSAJERIA 1 año O. DIAGRAMAS ORGANIZACIONALES Permanente P. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Permanente Cartas circulares y memorandos del Presidente y del Director de Finanzas que establecen política pública Manuales Reglamento Q. LABOR ACADEMICA 1. Documentos relacionados con admisiones - Documentos de estudiantes admitidos y matriculados 5 años O por el término establecido por ley, si dicho término en la Universidad los cuales no constituyen parte del es mayor a cinco años expediente del estudiante - Solicitudes de admisiones denegadas y documentos 3 años 0 por el término establecido por ley, si dicho término relacionados es mayor a tres años - Documentos de solicitantes admitidos, pero que no 3 años 0 por el término establecido por ley, si dicho término fueron matriculados es mayor a tres años 6 TITULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE 2. Documentos relacionados con registraduría Cartas que no afectan el contenido del expediente se conservarán por cinco años Expediente académico del estudiante Permanente Cambios Permanente Documentos de apoyo a anotaciones y acreditaciones en el expediente académico: - "Advanced Placement Tests" Permanente - Examen para dar crédito al estudiante Permanente Exámenes de aprovechamiento académico Permanente - Pruebas de nivel avanzado del CEEB Permanente - Otros exámenes de reto interno, como los de la 8A Permanente - Exenciones de cursos Permanente - Convalidaciones de cursos Permanente - Evaluación y recomendación de graduación Permanente Notificaciones de probatorias y suspensiones Permanente académicas - Programas de clases con cambios autorizados (altas Permanente y bajas) 7 TITULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Horarios de clases Permanente Planillas de notas por semestre por orden Numérico Permanente Listas maestras de estudiantes matriculados por orden numérico y alfabético Permanente Certificaciones de la unidad institucional relacionados con programas académicos y requisitos de Permanente graduación Catálogos de la institución Permanente Solicitud de graduación y notificación de incumplimiento de requisitos Permanente Informes estadísticos relacionados con matrícula, bajas, reclasificaciones, traslados, Permanente suspensiones y otros. Informe sobre estudiantes de traslado y transferencia a otras unidades institucionales de la Universidad 0 4 años universidades privadas 3. Documentos de readmisión y admisión a escuelas graduadas 5 años La solicitud y acción final se conservarán de forma permanente. 4. Documentos de remoción de incompletos y otros documentos con notas 6 años O hasta que sea de utilidad para el Departamento Académico. 5. Convenios sobre prácticas de estudiantes 6 años o hasta que sea de utilidad para el Departamento Académico. 8 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE 6. Asociaciones estudiantiles y profesionales 6 años o hasta que sea de utilidad para el Departamento Académico 7. Lista de asistencia a clase de estudiantes 6 años 8. Expedientes médicos de estudiantes 10 años A partir del último semestre de matrícula del estudiante. Estudiantes sometidos a tratamientos 0 dados de baja por razones médicas se conservarán sus expedientes de forma permanente. 9. Consejería académica 3 años 10. Documentos utilizados por el Consejero Académico para 6 años ofrecer orientación a estudiantes - Currículo de los departamentos académicos Descripción sobre cursos Normas de traslados 11. Actividades deportivas - Reglamento de la Organización Deportiva Permanente Interuniversitaria - Itinerario de deportes 4 años - Resultados de los torneos 4 años Certificaciones de atletas 4 años 9 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE 12. Otros documentos Propuestas de creación de programas académicos Permanente Propuestas que fueron revisadas serán conservadas por 5 años Informes de acreditación de programas a estable- Permanente Informes que fueron actualizados serán conservados cerse en las unidades institucionales y otros por 10 años, luego de ser sustituidos. documentos relacionados Documentos sobre plan médico a estudiantes 6 años Informes de acreditación de agencias profesionales Permanente Informes que fueron actualizados se conservarán por acreditadoras 10 años, luego de ser sustituidos Registro de cursos Permanente - Registro de programas académicos Permanente Solicitud y codificación de cursos Permanente Certificaciones de convalidación de grado Permanente Correspondencia general sobre equivalencia de cursos 10 años Correspondencia general sobre articulación académica 10 años 10 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Solicitudes y otorgación de fondos a proyectos 10 años especiales Correspondencia del comité que coordina impresión de 5 años diplomas Solicitudes de traslados 1 año Expedientes de solicitudes de convalidación de grados Estos expedientes serán conservados hasta el tiempo denegados del personal docente reglamentario para radicar apelación y el caso se resuelva. II. DOCUMENTOS FISCALES* A. REGISTRO DE CONTABILIDAD Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Nómina de Jornales 50 años Nómina de Estudiantes (Estudio y Trabajo) 50 años Facturas entre Cuentas 10 años Estados Financieros 10 años Aviso de Obligaciones 10 años Informe por Fondo, Objeto y Función 10 años *Documentos fiscales no incluidos en esta Guía, sus términos de conservación podrán ser establecidos conforme al anejo del Reglamento Núm. 23, conocido como Guía para Fijar Períodos de Conservación a los Documentos Fiscales emitido por el Departamento de Hacienda. 11 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Comprobante de Ajustes 10 años Informe de Conciliación de Cuentas 10 años Informe de Remesas 10 años Informe del Recaudador 10 años Registro de Firmas Autorizadas 10 años Mayor General de Cuentas - FBM 092 10 años Comprobantes de Pago del Fondo del Seguro del 6 años Estado Comprobantes de Pago por Seguro por Desempleo 6 años Estatal 0 Federal Solicitud, Autorización y Comprobantes de Pago por 6 años Anticipado Resumen de Ingresos 6 años Conciliaciones Bancarias 6 años Facturas Aportación al Seguro Social 6 años Requisición a Jornal 6 años B. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON PRESUPUESTO Ajuste entre Cuentas 6 años 12 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Aviso de Transferencia de Fondos 6 años Distribución Presupuestaria 6 años Efecto Presupuestario (Libramiento de asignación 6 años presupuestaria) Employees by Position for Fiscal Year (Lista de plazas 6 años por año fiscal) Informe de Balance de Cuentas - FBM 090 6 años Informes de recibos por servicios y materiales 6 años mediante pago por anticipado Invoice and Voucher 6 años Labor Distribution 6 años Position Control 6 años Position Control Plan VS. Labor Distribution Actual 6 años Report Position File New Year Create List 6 años Positions by Account 6 años Positions by Employees for Fiscal Year 6 años Presupuesto Original, Revisado y Proyectado 2 años 13 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE C. REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS CON CAJA MENUDA Libros 0 Mayor de Caja Menuda e Inversiones 10 años Certificación sobre Operación de Caja Menuda 6 años** Comprobante de Pago de Caja Menuda 6 años** Liquidación y Petición de Fondo de Caja Menuda 6 años** Recibo especial que evidencia el uso de fondos de caja 6 años** menuda Solicitud de Fondo de Caja Menuda 6 años** Certificación de Efectivo en Poder de Oficiales 6 años** Pagadores Registro de Caja Menuda 6 años** Aviso de Cambio en Obligación Miscelánea 2 años** ** 0 una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 14 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE D. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON RECAUDACIONES Recaudaciones de matrícula, transcripciones de crédito 6 años** y otros Desglose de recaudaciones por máquinas fotoco- 6 años** piadoras Hojas 0 Informes de Remesa 6 años** Recibos oficiales 6 años** Aviso de Cambios 6 años** Hojas de Depósitos 6 años** Resumen de Recaudaciones por Cuenta 6 años** Informes de Recaudaciones 6 años** Facturas Comprobantes 6 años** Informe de Gastos 6 años E. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON FINANZAS Emisiones de Bonos (Official Statement) Permanente ** o una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 15 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Porfolio de Inversiones de los Asesores Financieros 6 años** Confirmaciones de las Compras y Ventas de 6 años** Inversiones Porfolio de Hipotecas del Departamento de Hacienda 6 años** Informes Mensuales del Banco Custodio por Asesor 6 años** Financiero Resumen de Transacciones del Banco Custodio 6 años** F. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON DESEMBOLSOS Informe de cancelaciones de cheques de sueldos y 50 años salarios Cheques de sueldos y salarios 15 años Giros 15 años Cancelaciones de cheques emitidos a estudiantes 15 años** Informe sobre cancelaciones de cheques preparados 15 años** por el pagador especial 0 funcionario autorizado Expedientes de préstamos hipotecarios cancelados 6 años** Después de pagados ** o una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 16 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Préstamos personales cancelados 6 años** Lista de cheques 6 años** Suspensión de pagos de cheques 6 años** Check Cycle Cash Disbursement Report 6 años** Cheques emitidos cancelados 6 años** Se excluyen cheques de sueldos y salarios. Solicitud de Duplicado de Cheques 6 años** Luego de ser efectuada la conciliación. No incluye cheques de sueldos y salarios. Infome de Desembolso 6 años** Comprobante de Desembolso 6 años** Comprobantes de Ajustes Reintegros - Desembolsos Facturas entre Cuentas Informe de cancelación de cuentas Aviso de creación de cuentas Comprobantes de Oficial Pagador Auxiliar Facturas Comprobantes Luego de ser pagados ** o intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 17 TITULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Compras y documentos relacionados 6 años** Luego de ser servidas las compras - Aviso de cambio en orden de compra Orden de compra - Requisiciones Solicitud de cotización de precios Orden de compra pagada - Solicitudes para realizar trabajos, reparaciones e instalaciones de equipo en uso de oficina Aviso de cambios Creación del Récord del Suplidor 6 años** Gastos de Restaurante y Hotel 6 años** Gastos de Viaje y documentos relacionados 6 años** Solicitud y comprobante de almacén de suministros y 6 años** documentos relacionados Servicios de imprenta y documentos relacionados 6 años** Notificaciones de descuentos y otros documentos que 6 años** Luego de efectuar los cambios afectan desembolsos Registro de comprobantes y ajustes 6 años** Requisición de Empleados/Estudiantes a Jornal 6 años** ** o una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 18 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Solicitud y Comprobante de Pago Manual 6 años** Solicitud y Designación de Pagador 6 años Luego de la fecha en que cese funciones el pagador Tarjetas de Registro de Pagos 6 años** Formularios de Desembolsos para Ayuda Econó-mica a 6 años** Empleados Solicitud de Creación y Modificación del Récord del 3 años Suplidor G. NOMINAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Lista de cheques de sueldos y salarios cancelados con 50 años copia de cheque Ajustes en deducciones indebidas 50 años Nóminas de Jornales 50 años Solicitud para anular cheques de sueldos 50 años Nóminas de Sueldos y Salarios - EBC 340 50 años Luego de realizar los ajustes Tarjetas Individual de Pago a Empleados 50 años Tarjetas Pago Directo a Empleados 50 años ** o una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 19 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Récord de Pensiones 16 años Nómina de Pensionados 16 años Comprobantes de Reembolso al Plan Médico 15 años Comprobantes de Retención 10 años Comprobantes de Duplicación de Cheques 6 años Deducciones especiales por pensión alimenticia 6 años Ajustes en cuentas de empleados - - J001 6 años** Luego de realizar los ajustes Aportación plan médico e informe plan médico 6 años** Cartas de cobro y aportación patronal al plan médico 6 años** Certificaciones de Nóminas - EBC 345 6 años** Certificaciones de Deudas y Deducciones 6 años** Facturas de Cobro Aportación Patronal de Individuos 6 años** ** o una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 20 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Facturas de Cobro Aportación Patronal - Sistema de 6 años** Retiro Lista Plan de Pagos Deuda Certificación Núm. 55 6 años** Lista Plan de Pagos de Servicios No Cotizados 6 años** Hojas de Envío a las Asociaciones con copia de 2 años** cheques Documentos de plan médico, incluyendo facturas 6 años** Formulario Envío de cheques por correo 6 años** Informe 352 (Benefits), Aportación Patronal Sistema de 6 años** Retiro Informe del Sistema de Retiro (Aportación Patronal) 6 años** Informe Deduccciones Especiales - EBC 352 6 años** Informe Depósito Directo - EBC 336 6 años** Informe EBM 050, Sistema de Retiro 6 años** Lista de distribución de cheques y talonarios de 6 años** depósito directo EBC-339 ** o una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 21 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE FICA, Medicare, Hitholding Master List - EBC 380 6 años** Informe W-2 Master List - EBY 395 6 años** Informe Mensual de Deducciones Especiales 6 años** Lista de Cheques 6 años** Nómina Especial 6 años** Becas y reclamaciones de salarios a través del Departamento del Trabajo Hoja de notificación de descuento de préstamo 6 años Nóminas de Estudiantes (Estudio y Trabajo) 6 años** Facturas de Plan Médico Asociación de Maestros 6 años** Requisición a Jornal 6 años** Tarjetas Empleados Campamento Verano 6 años** H. CONTRATOS*** Contrato de Arrendamiento de Locales y Equipo 15 años Después de terminado el contrato ** o una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero *** Estos documentos están relacionados con los Asuntos Legales 22 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE Informe Sobre Equipo Codificado 10 años Informe de Transferencias Internas 10 años Informe de Transferencias entre Dependencias y 10 años Unidades Institucionales Informe de Libros Codificados 10 años Inventario de la Propiedad 10 años Recibos por Equipo en Uso 6 años** Solicitud, Autorización y Certificación Sobre Distribución 6 años** Luego de ser distribuido de Equipo Inservible J. OTROS INFORMES Y RESUMENES INTERNOS Informe de Contribución sobre Ingresos Retenida 10 años Facturas de Cobro 6 años Pólizas de seguros que cubren al personal y 6 años estudiantes, y documentos relacionados Informe de recaudaciones de exenciones de matrícula 6 años de empleados, cónyuges e hijos Hojas de Valores 6 años Registro de Secciones de "Batch" 6 años ** O una intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero 24 NUMERO DE OBSERVACIONES TÍTULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE Facturas de servicios públicos (teléfono, agua, luz y 6 años otros) Informe de Transacciones por cuentas 6 años Solicitud creación/modificación cuentas donativos y 2 años contratos Mayor Subsidiarios Solicitud creación/modificación cuentas donativos y 2 años contratos Mayor General Solicitud creación/modificación cuentas Mayor General 2 años Solicitud creación/modificación cuentas Mayor 2 años Subsidiarios Relación de Pagos de contratos Ayuda Económica 2 años Batch/Session Reference Sheet 2 años Solicitud de Transferencia de Fondos 1 Año K. EXPEDIENTES DE SUBASTAS Expedientes de Subastas de Mejoras Permanentes 6 años Luego que venza el término de garantía Expedientes de Subastas de Compras 6 años L. EXPEDIENTES DEL FONDO EDUCACIONAL PARA AYUDAR A 20 años ESTUDIANTES DE ESCASOS RECURSOS 25 TÍTULO DEL DOCUMENTO NUMERO DE OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE M. EXPEDIENTES DE PROGRAMAS O TITULOS FEDERAL 15 años N. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON ASISTENCIA 6 años Luego de finalizar el último semestre de matrícula del ECONOMICA estudiante. Informes Financieros Expediente de Asistencia Económica Formularios de Beca, Certificaciones de Beca, cartas, préstamos, evidencia de ingreso, hoja de servicio, hoja Los documentos esenciales que requieren ser de verificación, análisis de necesidad, notificaciones, enmendados periódicamente, se le indicará la fecha normas, notificación preliminar, notificación de de revisión. La información de estos documentos transacción, programas de clases, recibos, solicitud de estará en medios que facilite su disponibilidad. planillas, solicitud de planillas, solicitud de seguro social, transcripciones de créditos y verificación, contrato de estudio y trabajo y otros documentos relacionados. III. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON RECURSOS HUMANOS Expediente Oficial del Empleado**** 10 años Luego de la fecha de separación del servicio activo. Se mantendrán permanentemente los expedientes 0 ciertos documentos de ex-empleados docentes (claustrales), que determine la autoridad nominadora. ****Incluye documentos administrativos, fiscales y cualquier otro documento, según se clasifica en este Reglamento. 26 NUMERO DE OBSERVACIONES TÍTULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE Exámenes y Certificados Médicos 10 años Luego de la fecha de separación del servicio activo. Los registros que se relacionan con la salud y seguridad del empleado tienen que mantenerse según lo establecen los reglamentos estatales y federales. Ejemplo: "Code of Federal Regulations" (29 CFR, Sec. 1910.1020) (d), establece que los registros médicos deben retenerse durante el término del empleo, más 30 años después que el empleado cesa en sus funciones. Los registros de exposición y los resultados de análisis asociados a éstos, tienen que retenerse por 30 años. Registro de Lesiones y Enfermedades Ocupacionales 5 años Luego del empleado separarse del servicio activo. OSHA, Forma 200 Expediente de Licencia por Enfermedad 10 años Luego del empleado separarse del servicio activo. Solicitudes y autorizaciones de licencia ordinaria 0 por enfermedad Expedientes de Licencias 10 años Luego del empleado separarse del servicio activo. Documentos relacionados con licencias de maternidad, licencias militares, licencias judiciales, autorizaciones de ausencias en períodos lectivos y otros documentos relacionados. 27 NUMERO DE OBSERVACIONES TÍTULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE Solicitudes de Vacaciones y pagos en exceso 10 años Luego del empleado separarse del servicio activo. Informe de accidentes del trabajo Permanente Expedientes médicos de empleados 10 años Luego del empleado separarse del servicio activo. Tarjeta de Asistencia 10 años Tarjeta de registro de acciones de personal 50 años Expedientes de Negociación Colectiva Permanente Expediente de Beneficios Marginales 6 años Solicitud, trámite y denegación 0 autorización de beneficios marginales tales como exenciones de matrícula, planes médicos y otros documentos relacionados Expediente de Puestos Permanente Expediente de Estudios de Clasificación Permanente Solicitud de Clasificación de Puesto de Nueva Creación 0 Permanente Escalas que fueron actualizadas se conservarán, por Reclasificación de Puesto seis años, luego de ser enmendadas. Escalas Salariales Permanente 28 NUMERO DE OBSERVACIONES TÍTULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE Especificaciones de Clases Permanente Expediente de Reclutamiento Permanente Expediente de Estudios de Reclutamiento Permanente Documentos de Proceso de Reclutamiento y Selección 6 años Registro de Elegibles 3 años Solicitudes de Empleos que fueron denegadas 2 años Solicitud para cubrir puesto vacante del personal no 2 años docente Solicitudes de Plan Médico 2 años Luego de vencer el contrato. Facturaciones de Plan Médico 2 años Luego de vencer el contrato. IV. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON SALUD, Los registros que se relacionan al cumplimiento con SEGURIDAD OCUPACIONAL Y AMBIENTAL Leyes y Reglamentos de Salud y Seguridad Ocupacional así como los que se relacionan a las leyes que rigen la protección ambiental se retendrán según lo establece cada ley 0 reglamento aplicable. Manifiestos de eliminación de desperdicios químicos; 10 años manejo de material radioactivo. V. DOCUMENTOS HISTORICOS Permanente 29 NUMERO DE OBSERVACIONES TÍTULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE VI. DOCUMENTOS CUBIERTOS POR LEGISLACION 0 Se conservarán hasta el término que establece la ley, CONTRATO 0 en caso de los contratos, 15 años luego de vencer el mismo. VII. DOCUMENTOS DE TITULO DE PROPIEDAD*** Permanente Resoluciones del Tribunal Escrituras de Cesión, Permuta, Donación y otros Estudios de Títulos de propiedad Otros documentos relacionados VIII. DOCUMENTOS ESENCIALES A. PARA ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA Permanente Los documentos esenciales que requieren ser enmendados periódicamente, se le indicará la fecha Planes de acción para situaciones de emergencia de revisión. La información de estos documentos estará en medios que facilite su disponibilidad. Lista de personal directivo y operacional para atender la emergencia Lista, dibujos, mapas y gráficas que muestren localizaciones de lugares e instalaciones físicas, incluyendo facilidades médicas Reservas de combustibles incluyendo localización de tanques existentes ***Estos documentos están relacionados con los asuntos legales. 30 NUMERO DE OBSERVACIONES TÍTULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE Reservas de gas Válvulas de conductos de aceite y gas natural Lugares de alojamiento Rutas para salidas y reentrada en situaciones de emergencia Inventario de documentos esenciales Lista de estudiantes y empleados impedidos para fines de identificación y localización Lista de materiales y equipo necesarios para una emergencia tales como equipo contra incendio, equipos de comunicación y rescate, maquinaria pesada, materiales y equipo de construcción, equipo médico y otras provisiones Mapas 0 diseños que muestran conductos de gas y gasolina Materiales de energía eléctrica incluyendo plantas generadoras, plantas alternas, líneas subterráneas y otros relacionados Provisiones de agua, plantas de tratamiento, acueductos, estaciones de sondeo, pozos y otros relacionados Medios de comunicación tales como sistemas de radio transmisores, teléfonos y otros relacionados 31 NUMERO DE TÍTULO DEL DOCUMENTO OBSERVACIONES AÑOS A CONSERVARSE B. PARA CONDUCIR LAS OPERACIONES, POSTERIOR A LA Permanente EMERGENCIA Lista de bonos, obligaciones, órdenes de pago e inversiones Lista de propiedades de la Universidad y documentos generales relacionados con las compras y pagos de los terrenos Documentos del personal incluyendo historial, asistencia y documentos de pagos realizados Documentos legales tales como arrendamientos, escrituras, transferencias, acuerdos, contratos, derechos, embargos, etc. Lista de estudiantes universitarios y graduados de la Universidad que incluya el grado a conferirse 0 conferido, según corresponda Estimado de ingresos y gastos del último año Registro de préstamos vigentes Registro de fondos especiales administrados por la Universidad, tales como bienes en fideicomiso, inversiones, seguros y amortizaciones 32 NUMERO DE OBSERVACIONES TÍTULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE Documentos de depósitos bancarios y una copia del estado de cuenta mensual, la más reciente Libros mayores de asignaciones de fondos Libros mayores de rentas Cuentas de la Universidad para los dos últimos años Copia de la nómina pagada más reciente Libro mayor y jornal general Libros mayores de valores Documentos de títulos de terrenos, tales como títulos de propiedad, hipotecas, gravámenes, y otros documentos relacionados Documentos que afectan los títulos de propiedad, tales como opiniones, decisiones, embargos, órdenes de quiebra y otros Mapas de límites de terrenos de la UPR Planos de agrimensura (caminos, represas, vías de transportación, etc.) e índices Documentos sobre jubilación de empleados (preferiblemente el libro mayor) 33 NUMERO DE OBSERVACIONES TÍTULO DEL DOCUMENTO AÑOS A CONSERVARSE Documentos sobre inversiones de los fondos del Sistema de Retiro Lista de pensionados indicando las direcciones y pago mensual que reciben Estados de cuenta de compañías con el Sistema de Retiro Documentos de préstamos en desarrollo y status de éstos Pólizas de seguro sobre edificios, equipo, daños físicos a individuos y otros documentos relacionados IX. OTROS DOCUMENTOS Se conservarán según determine el director de oficina. A. Duplicados según lo define el Reglamento B. Correspondencia miscelánea 34