Disponibilidad, Seguridad y Custodio del Expediente

a. El expediente clínico deberá ser confidencial, actualizado periódicamente, legible, completo, refrendado, y estar debidamente protegido en un lugar que ofrezca seguridad, según lo dispuesto. b. La información contenida en el expediente clínico se considerará de naturaleza confidencial. La información incriminatoria, relacionada al paciente, obtenida 26 27 mediante conversación o comunicación entre o con el médico, psiquiatra, psicólogo clínico o trabajador social y obtenida bajo la condición de que ésta no será divulgada a terceras personas, se considerará, además, de naturaleza privilegiada. C. La información confidencial y privilegiada no será divulgada a terceras personas, salvo que medie la autorización escrita del paciente o su representante autorizado o que se ordene por un Tribunal de Justicia o Oficial Examinador del Departamento de Salud. La autorización no será necesaria cuando la información sea utilizada para la preparación de estudios, estadísticas, investigaciones cientificas o estudios relacionados al control de calidad de la institución de salud, así como para las revisiones de las agencias acreditadoras, siempre que la identidad del paciente no se divulgue. La autorización tampoco será necesaria en aquellos casos en que medie una orden judicial o administrativa; una disposición de ley como parte de una investigación o procedimiento gubernamental o para la realización de auditorías relacionadas al pago de servicios médicos por parte de una compañía de seguros de salud. d. La facilidad de servicios de salud tiene la obligación de tomar medidas necesarias para proteger la seguridad y confidencialidad del expediente clínico, dándole énfasis a la protección de daño por fuego 0 agua y por el uso indebido de personal no autorizado. La facilidad deberá tener una política bien definida referente al personal que tendrá acceso a la información del expediente clínico. e. El original del expediente clínico no podrá sacarse de la institución excepto mediante una orden de un Tribunal de Justicia o un Oficial Examinador del Departamento de Salud. Cuando esto ocurra serán llevados en persona por el Profesional de Manejo de Información de Salud o el personal que éste designe. Los expedientes deberán ser devueltos al hospital o facilidad de servicios de salud después de la vista para la cual fueron requeridos. Si el Tribunal o el Departamento de Salud ordenare su retención en la Corte, se tomarán medidas para que en estos casos se prepare una copia certificada por el Director del Departamento de Expedientes Ciínicos a los efectos de que es copia exacta del original para que se conserve en la facilidad. El Profesional de Manejo de Información de Salud o el Técnico de Manejo de Información de Salud, según sea el caso, será responsable de que el original del expediente clínico retenido en el tribunal sea devuelto a la brevedad posible. f. Los originales de los expedientes de salud o sicosociales, excepto los de servicios médicos de salud correccional, no son transferibles de una facilidad de servicio a otra. Se proveerá copia del expediente o abstractos de información médica a petición escrita de la facilidad de salud, y según lo sea autorizado por el paciente o su representante legal autorizado. La facilidad que provea la información podrá facturar por la preparación de la copia.. g. El Profesional de Manejo de Información de Salud será el custodio de todos los expedientes clínicos y registros de información de salud que se generan en las distintas unidades de servicio de la institución. El personal de enfermería será responsable de velar por la seguridad y confidencialidad de los expedientes de salud mientras el expediente esté en la unidad de servicio, ya sea ésta hospitalización o estadía, clínica externa o sala de emergencia.