Disposición del Expediente Clínico. Toda facilidad de salud podrá disponer

31 32 de todos los expedientes que han estado inactivos por cinco (5) años, entendiéndose por inactivos que el paciente no ha recibido ningún servicio en la facilidad de salud durante el período de cinco (5) años consecutivos. Esta disposición no aplicará a los expedientes de menores de veintiún (21) años; estos expedientes se conservarán por un término no menor de doce (12) meses, contados a partir del día en que el menor alcance los veintiún (21) años de edad. a. Procedimiento para la Disposición del Expediente Clínico: i. Toda facilidad de salud deberá incluir en la Ahoja de ingreso@ del paciente toda aquella información relacionada con su expediente clínico. Esta información debe incluir: ii. Derecho del paciente a solicitar copia de su expediente clínico durante el tiempo en que es atendido en la facilidad. iii. Derecho del paciente a solicitar copia del expediente clínico hasta cinco (5) años, contados a partir de su última visita a la facilidad. iv. Posterior a este término de tiempo la facilidad de salud dispondrá del expediente sin previa autorización del paciente. V. La institución de salud mantendrá aquellos documentos señalados en el artículo 13, sección 1 de este Reglamento, los cuales se mantendrán por cinco (5) años adicionales. b. En aquellos casos en que la institución de salud efectúe clínicas de cernimiento, vacunación u otra actividad de salud parecida o relacionada, podrá entregar al paciente los documentos generados durante la actividad de salud llevada a cabo. C. La facilidad conservará las partes del expediente especificados en la Sección 22(c) de este Capítulo. Las restantes partes serán destruidas mediante incineración, trituración, pulpa o cualquier otro método que garantice la destrucción total del documento, en armonía con las leyes de protección ambiental. d. La facilidad mantendrá una lista control de los expedientes clínicos destruidos, con el nombre y la firma del empleado que supervisa la destrucción del mismo. Esta supervisión será realizada por un Técnico y/o Profesional de Manejo de Información de Salud o la persona en quien delegue el Director dei Departamento de Expedientes Clínicos. e. En caso de que la facilidad de salud haya tenido perdida de expedientes clínicos por fuego o por alguna causa, que los mismos no puedan recuperarse, o se encuentren en condiciones de deterioro tal que no puedan ser microfilmados o computadorizados, se deberá disponer de ellos en su totalidad. Antes de proceder a la disposición de estos expedientes se levantará un acta notarial de las condiciones de deterioro de los mismos y de las razones de la perdida. Se prepará un inventario de los expedientes, siempre que sea posible, y este inventario se mantendrá en la Oficina del Administrador con copia en el Departamento de Manejo de Información de Salud y al Departamento de Salud (Secretaría Auxiliar para Reglamentación y Acreditación de Facilidad de Salud). Esta disposición será aplicable a los expedientes clínicos que se hayan mantenido en las condiciones antes descritas con anterioridad a la aprobación de este Reglamento. f. Cuando una facilidad de salud cese operaciones permanentemente se publicará un edicto en la prensa en un (1) periódico de circulación general por lo menos tres (3) veces durante un mes. El edicto deberá contener la dirección donde se podrá ir a reclamar el expediente y el término dentro del cual se deberá recoger el mismo. Los expedientes no reclamados dentro del término de tiempo establecido serán dispuestos 32 33 según estipulado en la Sección 23 de este Reglamento. El paciente, tutor, representante legal o sucesor en derecho deberá acreditar su autorización para que se haga entrega del expediente clínico. g. Las facilidades de salud del Gobierno de Puerto Rico, estatal O municipal, dispondrán de los expedientes clínicos siguiendo las disposiciones de la Ley de Disposición de Documentos Públicos de Puerto Rico o cualquiera otra disposición legal vigente sobre dicha materia. h. Cuando una facilidad de salud cambie de dueño, el nuevo dueño de la institución o comprador de salud se hará responsable de custodiar los expedientes clínicos que están activos e inactivos. La compra, venta, permuta, alquiler o cualquier otra transacción que afecte las operaciones de cualquier instalación o facilidad de salud, según definidas en este Reglamento, no relevará al actual operador o dueño de la facilidad o institución de salud de cumplir con todas las disposiciones del mismo.