EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La Administración será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en armonía con la Ley 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. A. Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. B. Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro 147 social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos: 1. Historial personal 2. Examen médico (en los casos que aplique la Ley ADA deberá archivarse en expediente separado y confidencial) 3. Copia autenticada del certificado de nacimiento 4. Certificado de antecedentes penales 5. Formulario de elegibilidad para empleo 6. Notificación de nombramiento y juramento 7. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. 8. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado 9. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo O cualquier otro aspecto relacionado con la retribución 10. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, O mejoras administrativas 11. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones de la Junta de Apelaciones al respecto 12. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno 13. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente 14. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos. 15. Récord de adiestramientos 148 16. Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades 17. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con O sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula 18. Récords de licencias 19. Récord de accidentes por causas ocupacionales. 20. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados, u otras autorizadas por ley 21. Permiso de menores (si es menor de 18 años deberá presentar este documento expedido por el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos) 22. Copia de tarjeta de Seguro Social 23. Evidencia de preparación académica 24. Evidencia de experiencias de empleos 25. Licencia para ejercer profesión u oficio 26. Evidencia de colegiación y de cuotas pagadas 27. Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I -9), Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 - Ley Pública Núm. 99-603 149 28. Habilitación (sí aplica) 29. Certificado de Exención para la Retención (Forma 499-R-4) 30. Certificación de Cumplimiento de la Administración para el Sustento de Menores La Administración conservará un expediente para el Sistema de Retiro el cual contendrá: 1. Hoja de servicio 2. Certificado de nacimiento original 3. Notificación de nombramiento y juramento 4. Informes de cambios 5. Certificaciones de interrupciones en el servicio Se mantendrá un expediente con la documentación médica del empleado, separado del expediente personal. C. Examen de los Expedientes 1. El custodio de los expedientes de los empleados será el Secretario Auxiliar de Recursos Humanos y Servicios Auxiliares. 2. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso O divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. 150 3. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El empleado deberá radicar su solicitud para el examen del expediente por lo menos con tres (3) días de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el tribunal correspondiente. 4. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copias se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. 5. Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. D. Conservación y Disposición de los Expedientes Se conservará y mantendrá archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: 151 1. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 2. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. 3. Si el empleado separado solicitara una pensión de un Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del ex-empleado y la Administración lo remitirá al Sistema. En adelante el sistema de retiro conservará el expediente. 4. En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Agencia conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. 5. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado O de un exempleado de la Administración a otra agencia, se preparará una 152 certificación de documentos que se incluyen en el expediente y la Agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. 6. Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la Administración, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 7. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. 8. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. 9. Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya 153 saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias O pagos de matrícula. 10. Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. E. Otros documentos relativos a la administración de personal se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: 1. Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 2. Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 3. Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha de cancelación o vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 154 4. Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambas de conformidad a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.