EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

1. La Administración mantendrá un expediente de cada empleado el cual contendrá el historial completo de éste, desde la fecha de su ingreso a la Administración hasta el momento de su separación. Este expediente incluirá, entre otros, el original y copia, según corresponda de los documentos: a) Historial de personal b) Examen médico (En los casos en que aplique la Ley ADA deberá archivarse este documento separado y confidencial) c) Certificado de nacimiento d) Notificación de nombramiento y juramento e) Todo informe de cambio 75 f) Evaluaciones sobre el trabajo del empleado g) Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución h) Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio o mejoras administrativas i) Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones de JASAP j) Certificaciones de servicios prestados al Gobierno k) Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente I) Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos m) Registro de adiestramientos n) Documentos sobre becas O licencias para estudios, etc. o) Registro de licencias p) Certificado de antecedentes penales q) Registro de accidentes por causas ocupacionales r) Formulario Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma 1- 9) s) Certificación de Cumplimiento de la Administración para el Sustento de Menores. t) Otros Además, la Administración conservará un Expediente de Retiro el cual contendrá: 76 a) Certificado de nacimiento b) Notificación de nombramiento y juramento c) Declaración Individual d) Informes de cambio e) Hoja de servicio f) Certificación de interrupciones en el servicio g) Evidencia de cualquier beneficio O derecho concedido por el Sistema de Retiro 2. Se mantendrá un expediente confidencial con la documentación médica del empleado, separado del expediente personal; además, otro con los documentos del Sistema de Evaluación. 3. Examen de los expedientes. a) El custodio de los expedientes de los empleados será el Secretario Auxiliar de Recursos Humanos y Servicios Auxiliares. b) Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso O divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. 77 c) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente particular en compañía del custodio de los expedientes. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción más cualesquiera otros derechos que por ley se exigieran. 4. Conservación y disposición de los expedientes a) La Administración conservará y mantendrá archivados firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de los empleados activos e inactivos. b) La disposición de los expedientes se hará conforme a lo siguiente: 1. Los expedientes del personal inactivo se conservará por un periodo de cinco (5) años. Luego de este término, el expediente se conservará de acuerdo a lo establecido en el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva, vigente. 2. Cuando el empleado se haya separado del servicio y se reintegre en la misma agencia antes del periodo de cinco (5) años, se reactivará su expediente y se incorporarán los documentos subsiguientes correspondientes a su reanudación en el servicio. Si se 78 reintegra en otra agencia gubernamental se transferirá dicho expediente a la agencia que lo solicite, de modo que se conserve en un solo expediente el historial del empleado. 3. Cuando se transfiera un expediente de una agencia a otra, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará los documentos recibidos.