Regl. 6084, art. 1-6

SUBASTA FORMAL a. Invitación a Subasta 1. Publicación de Subastas a. En los casos en que, por las disposiciones de este Reglamento se requiera el procedimiento de Subasta Formal para la compra, la Oficina enviará invitaciones a subasta, por el medio más conveniente, al mayor número de suplidores. Copias adicionales de estas invitaciones serán mantenidas a la disposición de cualquier otro suplidor que desee concurrir a la subasta y que no este incluido en la lista de suplidores. b. La invitación a subasta para compras en cantidades estimadas mayores de $25,000, se notificará mediante el medio de difusión más apropiado, ya sea éste escrito o electrónico, diez (10) días antes de la fecha límite para licitaciones. 2. Período mínimo para el envío de invitaciones a. La fecha de publicación de las invitaciones a subasta será fijada con suficiente antelación a la fecha en que se celebrarán las subastas. b. Se considerará que las invitaciones han sido cursadas con suficiente antelación cuando las mismas se hayan enviado con no menos de diez (10) días consecutivos antes de la fecha de la subasta. 3. El Secretario de la Junta de Subastas o su representante autorizado fijará la fecha y hora en que se recibirán las licitaciones y la fecha, hora y lugar exacto donde se abrirán los pliegos de proposiciones. 4. Requisitos de la invitación a subastas a. La invitación contendrá especificaciones completas y descripciones claras de los materiales, suministros y servicios no profesionales que se desean obtener. b. Indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación a subastas. C. En las invitaciones a subastas se especificará la fecha, hora y lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas. d. Toda invitación a subasta contendrá instrucciones específicas, respecto a la forma en que habrán de someterse las ofertas, así como los términos y condiciones que regirán la transacción. Estos, y las especificaciones, constituirán la base del contrato. e. En toda solicitud de precios, se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda hacer su oferta. f. Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales deberán contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. g. En los casos que se requiera de los licitadores que someten alguna certificación o documentos especiales como parte de su oferta, se establecerán los términos básicos del requerimiento mediante cláusula al efecto. h. Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigente y normas comunes de la ingeniería y seguridad. i. En la convocatoria se consignarán los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables al Gobierno de Puerto Rico, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. j. Las referencias a marcas específicas de artículos se harán únicamente como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículo que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta. Podrá cursarse invitación a subastas para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida o por alguna otra razón que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la Oficina. Como parte del expediente de compra, se incluirá un informe donde se expliquen las razones. k. Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello conviene a los mejores intereses de la Oficina, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. I. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos o servicios será razonable, en armonía con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no entre en conflicto con las necesidades de la Oficina. m. Cuando las circunstancias lo ameriten, se requerirá una fianza de ejecución de los servicios subastados y se hará constar dicho requerimiento en la invitación de subasta. Esta fianza se requerirá al postor al cual se adjudique la subasta. n. Los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra o parte del mismo en un procedimiento de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones, la Oficina hará un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso. La cantidad a ser descontada se fijará en las condiciones e instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad será establecida a base de la premura que tengan los productos O servicios para la Oficina, la disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y contratiempo que el retraso pueda ocasionar a la Oficina y a cualquier otro factor que se estime pertinente. La cantidad a ser establecida no será menor del 1% ni mayor del 5% del importe del pago. Igualmente, la fianza que garantiza la ejecución del contrato responderá del pago de daños y perjuicios. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representa una penalidad y si daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar a la Oficina de gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados. O. Cuando todas las especificaciones del material, equipo o servicios a requerirse no se incluyan en la invitación a subasta, ya sea porque esta se hizo a través de la prensa o por cualquier otro motivo, copia de los documentos relacionados estarán a la disposición en la Oficina y así se hará constar en la invitación. p. En toda invitación a subasta se especificarán los términos para impugnación de la convocatoria y adjudicación. q. Se podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta, por razones justificadas, notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y hora fijadas para la apertura de la subasta. b. Radicación de Ofertas 1. Recibo de Licitaciones a. Las ofertas selladas de los licitadores serán aceptadas por el Secretario de la Junta de Subastas desde la fecha de envío de las invitaciones hasta la fecha y hora límite establecidas para abrir la subasta. b. Todo licitador someterá evidencia de haber adquirido una fianza provisional equivalente al 10% del total de la propuesta, como garantía de que habrá de mantener su oferta durante todo el proceso de la subasta. Esta deberá ser prestada por una compañía reconocida por la Oficina del Comisionado de Seguros de Puerto Rico (OCS), a favor de la Oficina del Procurador de las Personas con Impedimentos (OPPI). Las fianzas prestadas por los licitadores no agraciadas serán devueltas luego de adjudicada la subasta. Las fianzas en cheque certificado o giro postal deberán hacerse a nombre del Secretario de Hacienda, las que serán posteriormente reembolsadas por el Departamento de Hacienda. No se aceptarán fianzas en efectivo. C. Los sobres sellados de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial de la Oficina indicando la fecha y hora en se recibieron. Toda oferta radicada será custodiada por el Secretario de la Junta hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos de subastas. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y hora fijada para la apertura de los pliegos de la subasta. No se aceptará cambio alguno una vez éstas hayan sido radicadas y aceptas. d. Los sobres no se abrirán, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. En caso de que alguno de los sobres sellados conteniendo una propuesta se abra por error, la persona que abra el sobre deberá seguir el siguiente procedimiento: 1. Sellará inmediatamente el sobre asegurándose de que el contenido original quede en su totalidad dentro de éste. 2. Anotará en la parte exterior del sobre su firma y título del puesto que ocupa. 3. Entregará el sobre al Secretario de la Junta, quien anotará en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el sobre y su firma. 4. El Secretario de la Junta levantará un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas. 2. Tipo de ofertas: Se aceptará una sola oferta por cada licitador para cada subasta. a. Varias Ofertas por un Mismo Licitador Si una misma empresa comercial sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. b. Oferta Alterna Se aceptarán ofertas alternas, esto es, una oferta principal y una 0 varias ofertas alternas, por artículos de calidad similar y a distintos precios, cuando en la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. C. Oferta Básica Los licitadores cotizarán a base de los precios unitarios para cada una de las partidas en que deseen participar, lo que constituirá la oferta básica. d. Oferta de "Todo o Nada" Será admisible, en adición a la oferta básica, la oferta sobre "todo O nada", estableciendo precios condicionados sobre tal base, para una o más partidas, grupo de partidas o la totalidad de ellas. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la oferta adicional "todo o nada" no impedirá que la Oficina pueda aceptar los precios individuales, contenidos en la oferta básica por precios unitarios. e. Oferta Suma Global En sustitución de ofertas sobre la base de "todo o nada", será admisible cotizar sobre la base de precio global ("lump sum"). El licitador podrá ofrecer una rebaja sobre el precio global cotizado, basándose en precios unitarios, siempre que se le adjudiquen todas las partidas para las cuales cotiza. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la Junta podrá considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta, descartando el precio global, si así conviniere al interés público. f. Oferta de Precios Estimados No se aceptarán ofertas a base de los precios estimados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que serán aceptados cambios en precios, una vez adjudicada la subasta. 3. Los funcionarios y empleados de la Oficina y sus componentes operacionales bajo ninguna circunstancia, podrán intervenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de ofertas, ni en forma alguna aconsejar, sugerir o influenciar sobre la adjudicación de las subastas. 4. Los pliegos de proposiciones deberán estar firmados en tinta o lápiz indeleble por el licitador O su representante autorizado. a. Se podrá considerar ofertas sin firmar si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado, 0 su representante autorizado, hubiese radicado una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal forma y acepte la responsabilidad correspondiente. b. También podrá aceptarse una oferta sin firmar si con los pliegos de ofertas viene algún documento o carta firmada por el licitador en la cual haga referencia directa a la proposición. 5. Entregas En aquellos casos en que no se requiera una entrega específica, los licitadores deberán indicar en su oferta el término 0 la fecha dentro del cual entregarán los artículos o rendirán el servicio requerido. La entrega podrá ser una de las condiciones principales en la evaluación de una subasta, siempre que así se haga constar en la invitación y si con ello se beneficia el interés público. 6. Cambio de Oferta Las correcciones o cambios en los pliegos de oferta deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o partidas correspondientes. 7. Retiro de las Ofertas a. El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, hecha antes de la apertura del acto a subasta. El retiro de ofertas, posterior a la apertura de cualquier subasta, estará condicionada a que inequívocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. b. Efecto del Retiro de Ofertas El licitador no podrá radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. Cuando un licitador, sin establecer razones meritorias, insista en el retiro de su oferta o se negare a aceptar la orden de compra que se emita, se considerará que ha incumplido el contrato y se le podrá aplicar las sanciones que el Procurador estime pertinentes, en armonía con lo dispuesto en el Apartado f de este Artículo. 8. Modificaciones de Ofertas a. Las ofertas podrán ser modificadas únicamente antes de la apertura, mediante comunicación escrita, la que deberá ser radicada con el Secretario de la Junta, en sobre cerrado debidamente identificado con el número de la subasta, fecha hora señalada para la apertura y nombre y dirección del licitador. b. Deberá incluirse información indicando las razones para la modificación de la oferta. C. Dichas modificaciones serán inadmisibles, si se radican luego de la fecha y hora de la apertura de la subasta. d. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de subasta original. c. Acto de Subasta 1. El día fijado para la apertura de las proposiciones, se requerirá de todos los presentes que firmen un registro de asistencia, anotando el nombre de la firma o corporación a quien representan y él puesto que desempeñan en la misma. 2. Una vez constituido el quórum de la Junta de Subasta, el Presidente de dicha Junta declarará abierta la subasta a la hora, fecha y lugar indicado en la invitación de subasta y procederá a abrir los pliegos de las proposiciones. 3. El Presidente de la Junta de Subastas verificará la corrección de las proposiciones, comprobará que se haya cumplido con los requisitos de rigor y hará que se lean en voz alta. 4. Cualquier asistente a los actos de apertura podrá examinar, en presencia de los oficiales de la Junta de Subastas, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por los licitadores, después que la oferta contenida de dicho documento haya sido abierta y leída. a. El Presidente de la Junta determinará la forma y manera en que los interesados podrán examinar la información, sin que se afecte el desarrollo normal de las labores. b. Toda información relacionada con una subasta será retenida por la Oficina y formará parte del expediente de la compra. 5. No se permitirá, bajo ninguna circunstancia, el efectuar cambios o modificaciones a una oferta después de haber sido abierta y leída. 6. La cancelación de una licitación por parte del licitador, después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación y sin que se muestren razones justificadas para ello, se considerará como incumplimiento de contrato y la Oficina podrá eliminar a dicho licitador del registro de licitadores cualificados y tomar la acción legal que considere pertinente. d. Licitadores Tardías La Oficina no tomará en consideración licitación alguna recibida después del día y la hora en que se cierre la subasta. Las ofertas recibidas por fax o correo electrónico no serán tomadas en consideración, excepto por autorización expresa de la Oficina a este respecto, expedida con antelación a la apertura de la subasta. Las ofertas recibidas una vez vencido el período límite establecido, serán devueltas al licitador, sin abrir, con una carta explicativa. e. Adjudicación de Subasta 1. Ley de Preferencia Para la adjudicación de subasta, se considerarán las disposiciones de la Ley Núm. 42 del 5 de agosto de 1989 y la Ley Núm. 109 de 12 de julio de 1985, las cuales establecen cierta preferencia en las compras de mercancía, provisiones, suministros, equipo y materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia deberá ser reclamada por los licitadores, mediante la correspondiente identificación, lo cual se hará constar en la invitación a subasta. 2. Postor Más Bajo La adjudicación de subastas se hará al postor más bajo, tomando en consideración, además de los anteriores requisitos, factores tales como: las especificaciones sometidas, los descuentos ofrecidos por pronto pago, su responsabilidad económica, el tiempo de entrega o ejecución que se ofrezca y las experiencias obtenidas con los licitadores en contratos anteriores, en cuanto a cumplir con los términos de los contratos. 3. Rechazo de Oferta Más Baja a. La Junta podrá rechazar la oferta más baja en precio, cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno. b. También se podrá rechazar, cuando no cumpla con las especificaciones, requisitos, condiciones especiales y términos de la subasta. 4. Término de Entrega / Factor Principal En la eventualidad de que en la convocatoria a subasta no se haya hecho constar que se considerará como Factor Principal para la adjudicación a premura con que se entreguen los artículos solicitados, no podrá rechazarse la oferta más baja en precio, siempre que reúna todas las demás condiciones establecidas, para adjudicarlas a un postor más alto porque ésta ofrezca una entrega más rápida. Cuando, luego de la apertura de la subasta, se determine que el factor entrega podrá afectar adversamente el desarrollo del programa, éste se constituirá en Factor Principal, al evaluar las ofertas para adjudicación. 5. Descuentos por Pronto Pago Los descuentos por pronto pago podrán descontarse como parte de la oferta a los fines de la adjudicación de la subasta, siempre que éstos se ajusten a la estipulación que al efecto aparezca en la invitación a subasta. 6. Adjudicación por Partidas La Junta podrá aceptar o rechazar cualquier partida, grupo 0 grupos de partidas de cualquier oferta, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la Oficina, siempre que esa no haya sido condicionada por el licitador a una aceptación distinta. Se podrá también adjudicar las subastas englobando partidas, cuando así se estime aconsejable y conveniente al interés público. 7. Oferta Única En los casos en que se recibiere oferta de un solo licitador, esta podrá ser aceptada por la Junta, siempre que se considere justa y razonable. 8. Empate de Ofertas Dos o más ofertas se consideran empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta. En casos de empate, la Junta de Subasta podrá: a. Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. b. Anunciar una nueva subasta donde sólo participen los licitadores empatados. c. Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo podrá efectuarse ante testigos imparciales. d. Adjudicar la subasta por orden de llegada de los licitadores. 9. Rechazo Global Se podrá rechazar cualquier o todas las proposiciones para una subasta, durante cualquier etapa de su proceso anterior a la emisión de órdenes de compra cuando: a. Uno o más licitadores no cumplan con algunos de los requisitos, especificaciones o condiciones estipulados. b. Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. C. Los precios obtenidos sean irrazonables. d. No haya fondos disponibles suficientes para pagar los artículos o servicios de la oferta más baja en precio. e. Las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado, y se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos. 1. En este caso, los licitadores envueltos estarán sujetos a las penalidades que establece el Apartado f de este Artículo. 2. En los casos enumerados en este inciso, de ser necesario: a. Se anunciará una nueva subasta. b. Se negociará la compra. C. Se dispondrá del asunto en la forma más beneficiosa para la Oficina, en armonía con la circunstancia envuelta. 10. Desviaciones Permisibles La Junta podrá excusar u obviar cualquier informalidad o desviaciones menores en las ofertas recibidas, tales como desviaciones de las especificaciones, términos y condiciones, que no estén en conflicto con el uso, funcionamiento y calidad de los artículos o servicios, siempre que con ello se beneficie el interés público. 11. Las adjudicaciones de subastas formales se notificarán por escrito a todos los licitadores que concurran a las mismas. 12. Una vez la Junta notifique las adjudicaciones de subastas se dispondrá de las garantías de licitación de la siguiente manera: a. Las garantías de licitación prestadas por los licitadores no favorecidos les serán devueltas a sus legítimos dueños. Las mismas se enviarán por correo certificado con acuse de recibo dentro de los próximos treinta (30) días consecutivos de haberse notificado la adjudicación. b. En los casos en que sea impugnada la adjudicación se retendrá la del postor agraciado y la del que impugna, hasta que se formalice el contrato. C. Si transcurrido quince (15) días consecutivos de habérsele citado para otorgar el contrato, el licitador, agraciado no comparece, se ejecutará la garantía de licitación para que responda por el exceso a lo cotizado por el postor a quién se le adjudique en segunda instancia. f. Penalidad a los Licitadores por Incumplimiento de Contrato El Procurador o su representante autorizado, ante el incumplimiento de contratos y determinación de falta de responsabilidad económica o de otra índole por parte de los contratistas, podrá imponer las penalidades o medidas que estime adecuadas para la protección del interés público que se establecen a continuación: 1. Confiscar la fianza o fianzas depositadas en garantía. 2. Comprar los artículos en cualquier otra fuente de suministro, cargando la diferencia del precio pagado sobre el precio cotizado, al contratista que no cumplió su contrato o a su afianzador. 3. Cancelar otras órdenes emitidas a favor del contratista y que aún se encontraren pendientes de entrega, si se entiende que dichas órdenes corren el peligro de ser incumplidas. 4. Abstenerse de solicitar precios y efectuar adjudicaciones a licitadores que tengan deudas del Estado por causa de incumplimiento de contratos. 5. Eliminar de las listas de licitadores, por el tiempo que estimare pertinente, el nombre de cualquier firma que no cumpliere con contrato que, en otra forma, incurriere en defecto. 6. Cobrar de cualquier suma pendiente de pago o en cualquier otra forma, el monto adeudado por concepto de incumplimiento de contrato. g. No será necesario realizar subastas formales para compras en exceso de $25,000 cuando se den las circunstancias contempladas en el Artículo 8, inciso b. h. Impugnaciones o Apelaciones Cualquier licitador que objeciones razonables no está de acuerdo con alguna convocatoria a subasta formal o adjudicación, podrá impugnar la misma ante el Procurador o su representante autorizado. Para ello cumplirá con el procedimiento que se indica a continuación, el cual también se especificará en la invitación a subasta. 1. Toda impugnación debe ser por escrito y debidamente fundamentada. 2. La radicación de impugnación de convocatoria a subasta se hará no más tarde de cinco (5) días laborables, desde la fecha de publicación de la invitación a subasta o antes de la apertura de subasta, lo que ocurra primero. Esta impugnación se presentará ante la Junta de Subastas. 3. La radicación de impugnación de adjudicación de subasta se hará ante el Procurador o su representante autorizado, no más tarde de diez (10) días consecutivos, desde la fecha de la adjudicación de subasta. La resolución de la impugnación se llevará a cabo según el procedimiento establecido en la Secciones 3.1 y 3.19 de la Ley de Procedimientos Administrativos Uniforme, según enmendada, (3 L.P.R.A. 2151 y 2169) y la revisión judicial de la decisión de la Oficina al respecto se hará según provisto en las secciones 3.19 y 4.2 de la referida Ley (3 L.P.R.A. 2169 y 2172).