Regl. 6084, art. 1-8

COMPRAS a. Solicitudes de Compra 1. Las solicitudes de compra deberán incluir especificaciones que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Se señalará, además, el propósito y uso específico de los artículos o servicios solicitados y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación basándose en criterios específicos. Dichas solicitudes serán radicadas con suficiente antelación, de manera que no conflijan con el tiempo que toma la publicación, estudio, adjudicación y entrega de los productos o servicios. 2. El propósito de los requisitos anteriores es que se pueda determinar la racionabilidad de las especificaciones y condiciones establecidas en cada solicitud y posteriormente, hacer una mejor evaluación de las ofertas. 3. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la solicitud de compra, especificaciones que permitan amplia competencia, acompañarán la misma con una justificación, señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca O con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica, se puede efectuar la compra como única fuente de abasto. 4. Las solicitudes de compra de equipo, materiales o servicios no profesionales serán firmadas por el supervisor de la unidad que las origina. La Sección de Servicios Generales las tramitará para la autorización del Procurador o su representante autorizado. 5. Todo funcionario de la Oficina autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de equipo, materiales y servicios profesionales, se guiará por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. No se aprobará la adquisición de equipo y suministros de mayor costo, cuando existan sustitutos de menor precio que puedan satisfacer con igual efectividad las necesidades de la unidad solicitante. 6. Solamente se aprobará la adquisición de equipo, materiales o servicios no profesionales que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades para la cual han de adquirirse. b. Compras sin Subasta Se podrá efectuar compras sin celebrar subasta formal o informal en las siguientes situaciones: 1. Cuando el equipo, materiales, efectos o servicios a adquirirse, esté contratado por el Área de Compras y Suministros de la Administración de Servicios Generales (ASG) y la Oficina crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en sus contratos. 2. Cuando los precios no estén sujetos a competencia, por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. 3. Cuando exista una sola fuente de abastecimiento. 4. Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente debido a una situación de emergencia, cuya circunstancia deberá constar por escrito en el expediente de compra. 5. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para equipo, cuya reparación o servicio esté bajo contrato. 6. Cuando el equipo, materiales o servicios a adquirirse sean de naturaleza especializada, O se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en el tipo y calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. 7. Cuando la compra tenga que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local, que puedan suplir los suministros o servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. 8. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos O una agencia del Gobierno de Puerto Rico. C. Compras Negociadas 1. Se podrá concertar contrato mediante negociación si conviene al interés público, cuando. a. Todas las ofertas recibidas sean rechazadas. b. No se reciban ofertas, luego de haberse anunciado la subasta en dos (2) ocasiones. c. Los precios cotizados resulten demasiado altos. d. Los términos de las ofertas resulten en alguna forma onerosa al Gobierno de Puerto Rico. e. Las ofertas recibidas se desvíen sustancialmente de los requisitos de la Oficina y el interés público no permita la celebración de una subasta, o que de celebrarse ésta, el resultado sería el mismo. 2. AI negociarse una compra se deberá considerar lo siguiente: a. La negociación se efectuará, hasta donde sea posible, ajustándose a las especificaciones, términos y condiciones establecidas en la subasta. b. Luego de estudiar las cotizaciones recibidas, se comenzará la negociación con el postor más bajo. Si la oferta de precio más bajo no fuere la más conveniente al Gobierno de Puerto Rico, se dejará constancia escrita en el expediente sobre las razones que impidieron la aceptación de dicha oferta basándose en negociación y se procederá con el estudio de la oferta del siguiente postor más bajo. C. Cuando todas las ofertas recibidas se desvíen en una forma sustancial de los requisitos de la Oficina o de los fondos disponibles para determinada compra y no sea posible convocar a una nueva subasta, se podrá ofrecer una nueva oportunidad a todos los licitadores cuyas ofertas podrían ser aceptables, para que, mediante comunicación escrita, mejoren su oferta. Se autorizará el contrato con aquel postor cuya oferta revisada convenga mejor al interés público. 3. La negociación de contrato en una subasta donde se reciban ofertas no podrá efectuarse antes de vencer el periodo que, para los efectos impugnación, concede este Reglamento. 4. La determinación de compra que conlleva este tipo de transacción no estará sujeta a ser apelada, revisada o impugnada. d. Ordenes de Compra y Facturas 1. Una vez se celebre la subasta o se solicite en mercado abierto las cotizaciones correspondientes, según sea el caso, de acuerdo a las normas establecidas en este Reglamento, el Oficial de Compras ordenará los materiales, equipo, artículos o servicios solicitados, mediante el formulario Obligación y Orden de Compra, modelo SC 744. 2. Antes de efectuar las compras, se gestionará ante la Sección de Presupuesto de la Oficina la obligación de los fondos correspondientes, de manera que facilite el trámite de pago, una vez se hayan recibido los materiales, equipo, artículos o los servicios. 3. No se obtendrán materiales, equipo, artículos o servicios sin que medie la correspondiente Obligación y Orden de Compra o se haya formalizado el correspondiente contrato. Se mantendrá un control de las ordenes de compra de los materiales recibidos y pendientes de recibir y de los pagos efectuados contra dichas ordenes. 4. En caso de que el Oficial Receptor reciba oficialmente la mercancía ordenada y luego determine que ésta se recibió en malas condiciones o no cumpla con las especificaciones o algunos de los términos contractuales, este notificará la situación inmediatamente al oficial designado de la Oficina. Señalará las circunstancias que dieron lugar a que no revisara adecuadamente la mercancía antes de recibirla oficialmente. a. En este caso de le notificará al proveedor para que recoja la mercancía. b. La Oficina no será responsable de pérdidas o daños que pueda sufrir la mercancía rechazada si ésta no es recogida rápidamente. C. Se efectuará la debida reclamación al comerciante O comerciantes concernidos y tomará las medidas que juzgue conveniente, para lo cual considerará las disposiciones de este Reglamento. 5. Descuento por Pronto Pago a. Se estimularán descuentos por pronto pago y deberá asegurarse que los mismos sean aprovechados. b. Los documentos de compra que envuelvan la concesión de un descuento por pronto pago serán marcados con un sello que lea "DESCUENTO", para que el pago se procese dentro del término establecido en la concesión. C. En aquellas compras que envuelvan la concesión de descuento, el período de descuento se computará desde la fecha en que el embarque final de los artículos sea entregado, inspeccionado y aceptado, los servicios sean rendidos y las facturas correspondientes certificadas sean presentadas para el pago por el contratista. La fecha de pago será la que aparezca en el cheque emitido.