Composición

A. La Junta estará compuesta por tres (3) miembros en propiedad y tres (3) alternos nombrados por el Director, quien designará de entre dichos miembros por un término de dos (2) años al Presidente. El Director considerará prioritariamente la capacidad y los méritos de los candidatos para hacer estas designaciones. B. En caso de ausencia de cualesquiera de los miembros en propiedad o que alguno se encuentre en el disfrute de vacaciones, enfermo, ausente por necesidad del servicio o que entienda que pudiere existir conflicto de intereses, cualquiera de los miembros alternos podrá ocupar su lugar durante el tiempo de la ausencia. C. Los miembros alternos pueden acompañar a las reuniones a los miembros en propiedad. Los miembros alternos tienen voz y voto cuando sustituyen a miembros en propiedad, pero solo tienen voz cuando acompañan a las reuniones. Ninguno de los miembros que sea Usuario de las subastas a discutirse podrá votar. D. El Director, al igual que la Junta, podrá designar los comités evaluadores que sean necesarios para asesorar a la Junta en los procedimientos de subasta de su competencia. Cuando la Junta requiera asesoramiento adicional puede obtenerlo del Usuario o de funcionarios dentro de la Autoridad. De no encontrar asesores internos la Junta, con la aprobación del Director, puede utilizar 32 el asesoramiento externo contratado por la Autoridad. Los asesores tampoco tienen derecho a voto. En la utilización de asesores externos, la Junta se asegurará que éstos no tengan conflictos de intereses en el asunto a considerarse. E. El Secretario de la Junta tendrá a su cargo las siguientes funciones, además de aquellas que se señalan en otro lugar de este Reglamento: 1. Preparación de las minutas de las reuniones de la Junta, en cuya minuta conste: a. Asistentes b. Fecha, hora y lugar de reunión c. Asunto discutido d. Breve exposición de lo acordado e. Firmas de los asistentes. 2. Recibo de las licitaciones de acuerdo con lo dispuesto en este Reglamento. 3. Custodia las licitaciones hasta que, una vez prepare el Acta de la Apertura y la División de Servicios Generales, el Usuario o el Comité Evaluador le entrege el Análisis de Subasta, las refiere a la Junta en el día, fecha y hora en que se celebre la reunión convocada para su consideración. 4. Al Secretario de la Junta se le proveerá un fechador para marcar las licitaciones que se reciban, el cual indicará la hora, día, mes y año. Este fechador debe contener, además, la frase "Recibo, Secretaría Junta de Subastas, Autoridad de Desperdicios Sólidos". 33 5. Custodia un libro contentivo de las decisiones de la Junta con la siguiente información: a. Una copia de cada minuta, informe de recomendaciones, resoluciones o acuerdos con anotaciones de la acción tomada por el Director, si alguna, archivadas en orden de fecha. 6. Preparación de las minutas de las reuniones pre-subasta o pre-propuesta y circulación de éstas a todos los proponentes presentes en la reunión.