Obligaciones del Secretario de la Junta

El Secretario de la Junta, además de aquellas responsabilidades que se le asignan por este Reglamento, viene obligado a custodiar las ofertas conforme con lo aquí establecido, cuyos sobres y paquetes se mantendrán cerrados hasta el día de la apertura e identificados con un número de licitador permanente y el número de la subasta específica. Es función del Secretario de la Junta recibir las ofertas según se establece en este Reglamento. Será obligación de la Junta procurarle los medios para asegurarse de que habrá siempre un funcionario autorizado por él, disponible para recibir los sobres de ofertas y expedir los recibos. Ningún miembro de la Junta deberá recibir las ofertas. El Secretario de la Junta viene obligado a someter o procurar que se sometan cuantos informes sean necesarios para facilitar la evaluación y adjudicación de la subasta y específicamente el Informe del Comité Evaluador, el Usuario o la División de Servicios Generales con sus recomendaciones a la Junta. A. Expedición de Recibo Será obligación del Secretario de la Junta expedir un recibo indicando la fecha y la hora de entrega y el número de subasta para la cual se recibe la oferta, así como anotar esta información en el 55 expediente correspondiente. Cuando la oferta se envíe por correo, el acuse de recibo del correo servirá de recibo al licitador. Si el licitador enviare su oferta sin certificar, será a su riesgo. El Secretario de la Junta hará las anotaciones correspondientes en el expediente de la compra en cuestión. B. ¿Cuándo un sobre de ofertas no será susceptible de evaluación? El Secretario no podrá negarse a recibir un sobre de ofertas aún cuando éste se presente en condiciones que el Reglamento dispone no será susceptible de evaluarse. En caso de controversia sobre el recibo de una licitación, se prepara un acta inmediatamente y se notifica al Jefe de la División de Servicios Generales y a la Junta, para que ésta última la evalúe conforme con lo dispuesto en este Reglamento. En estos casos, el Secretario de la Junta procederá de la siguiente manera: 1. Incumplimiento del Término de Entrega a) Toda licitación recibida después de la fecha y hora fijada para la apertura de la subasta o para la entrega de propuestas y declarada tardía según lo dispone el Reglamento, se rechaza y se devuelve al Proveedor sin abrir por el Secretario de la Junta. b) En caso de que la subasta se haya declarado desierta, las licitaciones depositadas a tiempo en el Correo, pero recibidas en la Autoridad después de la fecha y hora según establece en la invitación, pueden ser aceptadas si se reciben dentro de tres (3) días calendario posteriores a la referida fecha y hora. 56 2. Incumplimiento al Identificar el Sobre 0 Paquete: Toda oferta recibida sin identificar conforme con lo aquí establecido, será tramitada como correspondencia regular. Una vez abierta de acuerdo al trámite usual para la correspondencia regular, el Secretario de la Junta se comunicará con el licitador y devolverá el sobre, según recibido para que cumpla con lo establecido en este Reglamento. El Secretario de la Junta fotocopiará el sobre como evidencia y preparará un Acta. Toda licitación recibida después de la hora fijada para la apertura de la subasta y declarada tardía según lo dispone el Reglamento, se rechaza y devuelve al Proveedor sin abrir. En caso de controversia sobre el recibo de una licitación, se prepara un acta inmediatamente y se notifica al Jefe de la División de Servicios Generales y a la Junta, para que ésta última la evalúe conforme con lo dispuesto en este Reglamento. 3. Incumplimiento de Otros Requisitos Si la oferta llegare a tiempo, pero abierta, violentada o con el sobre deteriorado de forma tal que demuestre que existe la posibilidad de que la misma se haya alterado, el Secretario de la Junta podrá comunicarse con el licitador para solicitarle verifique el contenido de su sobre y determine si interesa presentarlo, pero la decisión y entrega formal por parte del licitador tendrá que efectuarse antes de la fecha límite de radicación, excepto por las causas o remedios reconocidos legalmente para eximir del cumplimiento de las obligaciones. La fecha del recibo original del sobre no será considerada como la de radicación.