Proceso

A. La invitación a subasta se puede hacer por correo o entrega personal al Proveedor, o por medio de la prensa. La invitación por la prensa se hace publicando un aviso de no menos de cuatro (4) pulgadas de ancho por cuatro (4) de largo (4" X 4") en dos periódicos de circulación general, dos (2) veces durante una (1) semana y cuyo último anuncio deberá publicarse con por lo menos tres (3) días de anticipación al último día en que se podrán recoger los Pliegos. En año eleccionario, el aviso en la prensa requiere la aprobación de la Comisión Estatal de Elecciones 0 según se disponga por ley. Todas las invitaciones se fijan en el tablón de edictos destinado a este propósito en la División de Servicios Generales. B. La invitación se envía a los Proveedores calificados. Se mantiene un expediente con lista de cotejo de todos los documentos relacionados con la subasta enviados al Proveedor y evidencia de los Proveedores invitados. C. La publicación se emite con suficiente antelación a la fecha de apertura, tomando en consideración el tiempo en tránsito más el tiempo razonable para que los Proveedores puedan cotizar, salvo ocasiones de urgencia que ameritan medidas especiales. D. Para Recoger o Recibir los Pliegos: 48 El Pliego de Subasta se entregará a los licitadores en forma segura y en igualdad de condiciones. Cuando la convocatoria sea por periódico, ésta indicará claramente el sitio, la fecha y la hora para recoger el Pliego. Cuando sea por correo 0 personalmente, el Pliego se podrá enviar con la convocatoria. En aquellos casos que sea oneroso para la Autoridad se podrá enviar la convocatoria solamente, indicando en ésta claramente el sitio, fecha y hora donde recoger el Pliego.