Reunión Pre-subasta 0 Pre-propuesta

La reunión pre-subasta o pre-propuesta se llevará a cabo siempre que haya sido incluida como una condición especial dependiendo del bien, la obra o el servicio que se pretende adquirir o disponer, y que a base de la experiencia evaluando, adjudicando o administrando contratos se concluya que en determinadas circunstancias procede se adopte. Las pre-subastas o pre-propuestas variarán en cada compra dependiendo de las necesidades específicas del Usuario. Su naturaleza las fija el Secretario de la Junta en coordinación con el 42 Usuario, con el propósito de que las partes interesadas puedan, en igualdad de condiciones, obtener aclaraciones de las instrucciones, especificaciones o condiciones, así como examinar de forma organizada los detalles de la compra o disposición que interese la Autoridad tales como: ubicación contemplada para los bienes, prestación de servicios 0 la construcción de una obra, planos, mensuras, estudios y cualquier información pertinente que no haya sido incluida en el pliego. La pre-subasta se llevará a cabo con no menos de cinco (5) días laborables de anticipación a la fecha de apertura o del día límite para someter las propuestas. La pre-subasta 0 pre-propuesta estará limitada a todo aquel que recogió pliegos en el periodo correspondiente La Junta se reserva el derecho de permitir la asistencia de personas ajenas al proceso que demuestren interés genuino de participar, de conformidad con las normas que se establecen en este reglamento y las directrices que imparta el Secretario de la Junta. A. Función del Secretario de la Junta El Secretario de la Junta sera responsable de dirigir la reunion pre-subasta o pre-propuesta, impartirá las instrucciones sobre el comportamiento que asumirán los proponentes durante la reunion, grabará la sesión, preparará las minutas y circulará las mismas a los asistentes. La Junta no se constituirá en la reunión pre-subasta 0 pre-propuesta ni deberá miembro alguno estar presente. B. Asistencia de Consultores de la Autoridad La Junta podrá requerir la asistencia de consultores de la Autoridad a la reunión pre-subasta o pre-propuesta con el propósito de contestar preguntas relacionadas con el bien o servicio solicitado. Estos estarán presentes como representantes de la Autoridad. 43 C. Obligaciones de Asistentes a la Reunión Pre-subasta 0 Pre-propuesta 1. Toda persona que asiste a la reunión pre-subasta o pre-propuesta tiene que cumplir con las normas de conducta aplicables y que establezca la Junta o este Reglamento. 2. Todo asistente a la reunión pre-subasta o pre-propuesta firma el Registro de Asistencia que para esos efectos proveerá el Secretario de la Junta. Al firmar dicho Registro anota el nombre de la compañía que representa, su nombre, firma, fecha, teléfono y fax de la empresa que representa. Si el asistente no tiene interés directo en la compra, se registra y firma como visitante. 3. Cuando a la reunión pre-subasta o pre-propuesta no asistan licitadores o asista un solo licitador, se requiere mandatoriamente la presencia del Jefe de la División de Servicios Generales o su representante autorizado como testigo de dicha reunión. Este testigo firma las iniciales de su nombre en el registro de asistencia. 4. El Secretario de la Junta y el Usuario a cargo de la reunión pre-subasta o prepropuesta también firman el Registro de Asistencia y procede a identificar a los representantes de los licitadores conforme con el Registro de Proveedores. 5. Cualesquiera otras que el Secretario haya determinado en su autorización de un procedimiento de propuesta sellada, que sea conveniente requerirlas. D. Procedimiento Al iniciar la reunión pre-subasta o pre-propuesta, el Secretario de la Junta se identifica con nombre y apellidos, posición que ocupa y propósito de la reunión. Este señala el comportamiento a seguir durante el desarrollo de la reunión. 44 El Secretario de la Junta, el Usuario o sus representantes autorizados pueden permitir el que los licitadores o sus representantes examinen, de existir, aquellos detalles de la compra o disposición que interese la Autoridad tales como: planos, mensuras, estudios y cualquier información pertinente que no haya sido incluida en el pliego. Una vez los asistentes a la reunión tengan la oportunidad, cuando proceda, de examinar dichos documentos, el Secretario de la Junta, el usuario 0 sus representantes autorizados podrán requerir la asistencia de los licitadores al lugar donde se proyecta la entrega, prestación o construcción de los bienes, servicios u obras de que se trate la compra. La Autoridad, en su discreción, podrá proveer la transportación a dicho lugar, previa firma de un relevo de responsabilidad por cada asistente que no sea empleado de la Autoridad. E. Obligaciones del Secretario y la Junta con Posterioridad a Reunión Pre-subasta 0 Pre-propuesta Con posterioridad a la reunión pre-subasta o pre-propuesta, el Secretario de la Junta viene obligado a hacer lo siguiente: 1. Acta de Pre-subasta 0 Pre-propuesta Será obligación del Secretario de la Junta grabar en cinta magnetofónica o cualquier medio similar y llevar récord de toda incidencia en la pre-subasta o pre-propuesta, donde incluirá la siguiente información: a) Número y asunto de la compra o venta b) Fecha, hora y lugar donde se celebró 0 se asistió c) Asistentes a la Reunión 45 d) Cualquier incidente durante la reunión, o peculiaridad señalada en relación a cualquier otro asunto que la persona que tuvo a su cargo la pre-subasta crea pertinente dar a conocer a la Junta. e) Las personas que hayan tenido a su cargo la pre-subasta anotarán sus iniciales en el acta y la misma formará parte del expediente, junto a la grabación. 2. Enmiendas y Aclaraciones a los Pliegos En aquellos casos que se celebre una reunión pre-subasta obligatoria para poder ser considerado para la compra o venta de que se trate, no será necesario notificar las enmiendas o aclaraciones que surjan de la pre-subasta de la misma forma ni a las mismas personas que cuando se notificó la invitación original. Será suficiente que la Junta y el Director Ejecutivo autoricen su notificación únicamente a las personas que asistieron a la reunión pre-subasta 0 pre-propuesta y aquellas que recogieron los pliegos.