Análisis de Subasta e Informe de Evaluación

A. El Usuario, Comité Evaluador o Servicios Generales según sea el caso, tendrá que incluir en su informe un análisis de la subasta sobre cada una de las ofertas recibidas. Estos analizan y evalúan dichas ofertas detenidamente para corroborar si las mismas son respondientes a las especificaciones, términos y condiciones requeridas. A continuación algunas guías para la preparación de dicho informe por el Usuario, Comité Evaluador o Servicios Generales: (1) Si las cotizaciones recibidas cumplen con las especificaciones, términos y tiempo de entrega, condiciones y estimados de precios para cada una de las ofertas. (2) Señalan desviaciones y verifican si las propuestas alternativas están consideradas en las especificaciones. (3) Verifican renglones fuera de especificación. (4) Indican por cuáles renglones el Proveedor cotizó cuando se trata de fases o etapas de un trabajo y Proveedor no cotiza para todos los renglones. (5) Indican las objeciones a las especificaciones técnicas. (6) Indican la calidad y adaptabilidad de los bienes y servicios. (7) Analiza minuciosamente la diferencia entre costo estimado y precio cotizado del licitador más bajo evaluado para determinar si el mismo está dentro de veinte por ciento (20%) más o menos. De no ser así, justifica dicha diferencia en memorando de recomendación de adjudicación. 67 (8) Indican cualquier otra información que pueda facilitar la evaluación de las cotizaciones, por ejemplo y el historial de cumplimiento del Proveedor cuando proceda. El Comité Evaluador, el Jefe de Servicios Generales 0 el Usuario pueden recomendar a la Junta que se rechacen las cotizaciones recibidas y se cancele la subasta, exponiendo los fundamentos, tales como los enumerados en las reglas generales y específicas de adjudicación que contiene este Reglamento. Estas recomendaciones son de carácter confidencial y no deben trascender al público mientras no se ha notificado la decisión del Director. B. Recomendación de la Junta 1. La recomendación que haga la Junta tendrá que atenerse a indicar las razones específicas por las cuales entiende que se debe adjudicar a ese licitador y no a los demás. El Informe que tendrá que rendir la Junta con sus recomendaciones pertinentes será por escrito. Si luego de estudiar el informe del Usuario, Comité Evaluador o Servicios Generales sobre las ofertas, la Junta determina que es menester profundizar dicho estudio, tendrá la facultad de ampliar éste, ya sea por escrito o verbalmente, lo cual se hará constar en las minutas y recomendaciones correspondientes. 2. Además de los miembros y el Secretario de la Junta, podrá asistir a la reunión sobre decisión de subasta cualquier representante autorizado del Usuario, Comité Evaluador o Servicios Generales que haya participado en la evaluación y recomendación, o a quien la Junta le solicite asesoramiento para ilustrarle en sus deliberaciones 3. La Junta podrá determinar en primera instancia qué ofertas son susceptibles de ser consideradas para adjudicación tomando como guía las normas establecidas en este Reglamento, la 68 información contenida en el Acta de Apertura y el informe del Usuario, Comité Evaluador 0 Servicios Generales. 4. Una vez se haya determinado cuáles son las ofertas que, cumpliendo con los requisitos del Reglamento, han ofrecido lo solicitado en la subasta, la Junta seleccionará aquella que cumpla satisfactoriamente con los términos, condiciones, especificaciones, esté respaldado por un buen historial de cumplimiento y, evaluado en conjunto con los criterios mencionados, represente el precio más competitivo posible. C. Normas y Procedimientos Generales de Adjudicación Antes de tomar una decisión sobre una compra, la Junta, el Usuario, Comité Evaluador 0 Servicios Generales prestan la debida consideración a los siguientes factores: 1) Los principios básicos que rigen el procedimiento de subasta requieren que las ofertas cumplan con o que respondan sustancialmente a los términos, condiciones y especificaciones de la invitación a subasta. 2) La desviación de los términos de pago, entregas o garantías, o cuando se impone condiciones que modifican sustancialmente los requerimientos que se establecen en la invitación a subastas, son una variación sustancial que conlleva la descalificación del licitador. 3) No se debe adjudicar una subasta cuando ocurra una de las siguientes condiciones: a. Se determine que los precios son irrazonables. b. Las propuestas son sometidas por los licitadores no calificados. C. Las garantías ofrecidas se apartan sustancialmente de los requisitos. 69 d. Las cotizaciones son ambiguas. e. Las cotizaciones están incompletas. f. Los licitadores no cumplen con las especificaciones. g. Cuando las propuestas recibidas no demuestran indicios de competencia. h. Las especificaciones son ambiguas o confusas. i. Los bienes o servicios ya no son necesarios. j. El historial de cumplimiento del Proveedor no es satisfactorio. Se pueden rechazar todas y cada una de las cotizaciones recibidas cuando fuere necesario para proteger los mejores intereses de la Autoridad. Debe constar evidencia de las razones por las cuales se rechazan las ofertas. La Junta informará de antemano al Director sobre las subastas declaradas desiertas o canceladas con el propósito de que éste re-evalúe la misma y considere la alternativa que proceda en cada caso.