Definiciones

1. Acto de Apertura Se llevará a cabo en cada subasta con el propósito que las partes interesadas puedan comprobar qué ofertas se recibieron, si cumplieron con los requisitos básicos de forma y conocer la cuantía y modelo de cada oferta cuando proceda. 2. Adquisición Se refiere a toda acción o gestión encaminada a la compra, arrendamiento, donación o cualquier otra forma legal de adquirir equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes y servicios no personales que sean necesarios para el funcionamiento y operación del Departamento y sus agencias adscritas y para los programas, actividades y servicios que estos deben realizar. 3. Agencias Adscritas Segrefiere a la Administración de Desarrollo y Mejoras de Viviendas (ADMV), Administración de Vivienda Pública (AVP), Administración para la Revitalización de las Comunidades (ARCo) y Banco y Agencia de Financiamiento de la Vivienda de Puerto Rico (BV). 4. Agente Comprador Funcionario o empleado del Departamento y sus agencias adscritas que labora en la División de Compras y quien tiene la responsabilidad de autorizar la adquisición de bienes y servicios. 2 5. ASG Administración de Servicios Generales. 6. Bienes Toda cosa que sea susceptible de moverse por sí o por otra fuerza o persona y que puede ser fungible 0 no. 7. Comité Consultor Organismo constituido por personas con conocimientos especializados que asesorará a la Junta de Subastas con relación a los aspectos técnicos envueltos en determinadas adquisiciones. 8. Compra Medio de adquisición de un servicio, artículo u obra a cambio de un pago en dinero. Los términos "compra" y "adquisición" podrán ser utilizados indistintamente en documentos fiscales. 9. Condiciones Términos o acuerdos bajo los cuales interesa se entregue el bien, se ejecute la obra o se preste el servicio. 10. Conferencia Pre-Subasta Reunión con los posibles licitadores con el propósito de evaluar las necesidades del Departamento y sus agencias adscritas, y aclarar los pormenores y especificaciones del proceso de adquisición de bienes y servicios no personales. 11. Contrato Documento legal mediante el cual las partes se obligan mutuamente a llevar a cabo sus respectivas prestaciones, a base de los términos, condiciones, cláusulas y anejos. 12. Criterios de Evaluación Criterios a ser utilizados por la Junta de Subastas y el Comité Consultor según establezca la solicitud de propuesta. 13. Departamento Departamento de la Vivienda. 14. Emergencia Aquella situación declarada por el Gobernador o por el Secretario que ocasione unas necesidades públicas inesperadas o imprevistas y que requieran una acción inmediata de parte del Departamento y sus agencias adscritas, por estar enepeligro la vida, salud o seguridad de personas o por suspenderse o afectarse el servicio público o la propiedad del Estado. 15. Especificaciones Conjunto de características fisicas, funcionales, estéticas y de calidad de los bienes o servicios no personales solicitados. 16. Fianza de Ejecución ("Performance Bond")- La garantía que se le requiere a un licitador para garantizar el cumplimiento del contrato. 3 17. Fianzas y Garantías Obligaciones en la cual una persona natural 0 jurídica asegura el fiel cumplimiento del compromiso contraído. 18. Fianza de Licitación ("Bid Bond") Respaldo provisional que presentará el licitador con el propósito de asegurarle al Departamento y sus agencias adscritas que habrá de sostener su oferta durante el procedimiento de subasta o solicitud de propuesta. Esto incluye desde la fecha de la apertura o entrega de propuestas hasta la emisión de la orden de compra o la firma del contrato, cuando éste sea el caso. 19. Fianza de Pago ("Payment Bond") Método de asegurar que los contratistas le paguen a los subcontratistas. 20. Junta de Subastas Organismo a cargo de la encomienda de evaluar, adjudicar o decidir, mediante procedimiento formal, las subastas o solicitudes de propuestas para la adquisición de bienes y servicios no personales que se realicen en el Departamento y sus agencias adscritas, a tenor con la reglamentación aplicable. 21. Junta Revisora de Subastas - Organismo integrado por personas designadas por el Secretario, según lo establece la ley, que tiene la jurisdicción y autoridad exclusiva para evaluar y resolver las apelaciones y mociones de reconsideración que insten las personas afectadas por las decisiones de la Junta de Subastas del Departamento y sus agencias adscritas y la revisión de decisiones en el área de compras y suministros que se deleguen por el Secretario. La Junta Revisora tendrá, además, la facultad de formular recomendaciones al Secretario en torno a los reglamentos en vigor respecto a compras y suministros. 22. Licitación Oferta sometida por un licitador en la subasta formal. 23. Licitador Persona natural o jurídica que tiene la capacidad técnica y financiera para asegurar los recursos necesarios para ofrecer los bienes o servicios. 24. Licitador No Confiable Aquel que de acuerdo a la determinación de la Junta de Subastas no es responsable. Se usará como base para clasificar el licitador como no confiable, pero no limitado a éstos lo siguiente: la infraestructura, viabilidad económica del licitador, capacidad de producción, previas experiencias de pobre desempeño o factores similares que pudieran afectar la ejecución del contrato. 4 25. Método de Propuesta No Competitiva Procedimiento de adquisición donde se solicita propuesta de un solo lugar o un número limitado de lugares, justificando por escrito una de las siguientes razones: a) el artículo está disponible en un solo lugar, b) la emergencia no provee el tiempo para el método de competencia, c) se ha recibido respuesta inadecuada en una solicitud de competencia, d) en el caso de uso de fondos federales, se regirá por la reglamentación federal aplicable. 26. Método de Propuesta Competitiva Procedimiento a utilizarse en el Departamento y sus agencias adscritas para adquirir todo bien y servicio, excepto servicios personales, cuyo costo sea mayor del límite establecido. 27. Método para Adquisición de Menor Cuantía Procedimiento a utilizarse en el Departamento y sus agencias adscritas para adquirir todo bien y servicio, excepto servicios personales, cuyo costo no exceda el límite establecido. 28. Oficial Contratante Funcionario del Departamento y sus agencias adscritas a quien se le ha delegado la preparación de especificaciones de las propuestas a ser sometidas por los licitadores. 29. Orden de Compra Formulario utilizado para formalizar una compra de bienes y servicios cuya aceptación por parte del licitador o suplidor constituye una obligación contractual. 30. Partida Desglose de cada uno de los bienes, obras o servicios que se soliciten en una subasta o solicitud de propuesta. 31. Pliego Documento que se entregará a los licitadores interesados en cotizar, en el cual se detalle todo lo necesario para facilitarle a éstos preparar sus ofertas. 32. Propuesta Oferta sometida por un contratista potencial que se utiliza en el método competitivo o no competitivo de adquisición. 33. Registro de Licitadores Lista de licitadores o suplidores donde constan las personas naturales o jurídicas aceptadas por el Departamento y sus agencias adscritas como posibles contratistas. 34. Renglón Agrupación de partidas por razón de características o descripciones generales. Cada renglón puede desglosarse por partidas a base de especificaciones. 5 35. Secretario - El Secretario del Departamento de la Vivienda. 36. Servicios No Personales - Aquellos servicios donde no es necesaria la intervención de una persona natural o jurídica para su ejecución y realización, tales como: franqueo, teléfono, seguros, anuncios, impresos, fianzas y otros. 37. Servicios Personales - Servicios técnicos, profesionales y consultivos donde se requiere y es necesaria la intervención directa de una persona natural o jurídica. 38. Solicitud de Propuestas - Procedimiento de Método de Propuesta Competitiva a utilizarse por el Departamento y sus agencias adscritas para adquirir todo bien o servicio de acuerdo a unos criterios de evaluación establecidos. En éstas se solicitan cualificaciones para determinar la capacidad del individuo o firma para realizar determinado trabajo, donde el precio propuesto del individuo o firma no será el factor de mayor peso necesariamente. 39. Subasta - Procedimiento de Método de Propuesta Competitiva a utilizarse por el Departamento y sus agencias adscritas mediante el cual se solicita al mayor número de licitadores, que reúnan los requisitos establecidos en el pliego, que ofrezcan precios y términos conforme a las especificaciones y condiciones solicitadas, estimulándose así la competencia comercial como consecuencia de la cual el Departamento y sus agencias adscritas podrán adquirir los mejores bienes, obras y servicios a los mejores precios y condiciones posibles o disponer de su propiedad excedente a los precios que mejor beneficien los intereses del Departamento y sus agencias adscritas. 40. Subasta Formal - Procedimiento a utilizarse en el Departamento y sus agencias adscritas para adquirir todo bien o servicio, excepto personales, cuyo costo sea mayor de veinticinco mil dólares ($25,000.00) y servicios de construcción o modernización, adquisición de vehículos de motor, computadoras u otro equipo electrónico cuyo costo sea mayor de cien mil dólares ($100,000.00). 41. Subasta Informal - Procedimiento a utilizarse en el Departamento y sus agencias adscritas para adquirir todo bien o servicio, excepto personales, hasta la cantidad de $2,000.00 a través de un procedimiento de solicitud de cotizaciones. Tambien se considera subasta informal la adquisición de bienes y servicios no personales, cuyo costo sea mayor de dos mil dólares ($2,000.00) y no exceda de veinticinco 6 mil dólares ($25,000.00) y servicios de construcción o modernización, adquisición de vehículos de motor, computadoras u otro equipo electrónico, cuyo costo no exceda de cien mil dólares ($100,000.00).