REGISTRO DE LICITADORES

A. Adopción del Registro El Departamento y las agencias adscritas en que se deleguen los procesos de compras podrán adoptar el Registro de Licitadores que mantiene la ASG. La AVP está exenta de ésta disposición cuando utilice fondos federales. B. Creación del Registro Se creará un Registro de Licitadores cuando el Departamento y sus agencias adscritas no adopten el Registro que mantiene la ASG, que estará clasificado de acuerdo al bien, obra o servicio que ofrezca cada licitador. La AVP está exenta de ésta disposición cuando utilice fondos federales. 1. La Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información y las agencias adscritas en que se, deleguen los procesos de compra, tendrán a su cargo la preparación de dicho Registro, de no adoptar el de la Administración de Servicios Generales. C. Uso y Propósito del Registro El Registro se adopta con varios propósitos a saber: 1. Abaratar los costos que una subasta o solicitud de propuesta conlleva, estableciendo en cuanto sea posible el sistema de 11 convocatoria por invitación en vez de la convocatoria por periódico garantizándose la publicidad mediante la convocatoria anual a licitadores para su inclusión en el Registro. 2. Evaluar al licitador que posiblemente contratará con el Departamento y sus agencias adscritas, a los efectos de asegurarse que se va a contratar con personas de solvencia moral y económica que en su día cumplirán cabalmente los términos de los contratos. 3. Asegurar que a todo licitador se le exijan los mismos requisitos para licitar, evitando así el discrimen y el favoritismo. 4. Velar porque cada licitador cumpla real y efectivamente con los requisitos necesarios para validar la contratación en el Departamento y sus agencias adscritas, de suerte que a un mismo licitador no se le exija en varias ocasiones durante un mismo período, el cumplimiento de los requisitos de forma. 5. Publicar y hacer que se cumpla con las formalidades, requisitos y obligaciones en cuanto a los licitadores, garantizando que en el Departamento y sus agencias adscritas solamente se contrate con aquellos licitadores que hayan cumplido con los requisitos establecidos. D. Convocatoria para Producir el Registro 1. La convocatoria se publicará una vez a la semana durante dos (2) semanas consecutivas en distintos periódicos de circulación general. Dicha convocatoria irá dirigida a todo posible licitador interesado en participar en las subastas o solicitud de propuestas del Departamento y sus agencias adscritas. Se publicará bajo la firma del Secretario del Departamento por lo menos una vez al año. 2. Además de la convocatoria, pero no en sustitución, el Secretario del Departamento ordenará utilizar otros medios de comunicación, si así lo entendiere necesario. a. Contenido de la Convocatoria 12 (1) La convocatoria deberá indicar a los interesados dónde estarán disponibles todos los documentos necesarios. E. Contenido del Registro El Registro contendrá la siguiente información: 1. Nombre comercial. 2. Nombre del dueño. 3. Número del seguro social. 4. Representantes autorizados a comparecer en su nombre, tanto en las subastas como en cualquier otra transacción con el Departamento y sus agencias adscritas. 5. Título que ostenta dicho representante. 6. Dirección postal y ubicación física del negocio, teléfono, correo electrónico y facsímil. 7. Bienes, obras o servicios que ofrece, ejecuta, presta o interesa. 8. Cualquier otra información que el Departamento o sus agencias adscritas estimen pertinente. F. Requisitos para ser Incluidos en el Registro Para ser incluido en el Registro el licitador interesado deberá demostrar su solvencia para hacer cumplir su oferta. Para ello suministrará, cuando proceda, la siguiente información: 1. Someter anualmente un informe financiero certificado por un Contador Público Autorizado. 2. Por lo menos una referencia bancaria y comercial que incluya término y tipo de relación con la entidad. 3. Si tiene exención contributiva, copia del Decreto. 4. Someter Certificado de Incorporación. 5. En los casos en que la corporación sea una foránea, deberá presentar además, certificación del Secretario de Estado a los efectos que dicha corporación está autorizada a efectuar negocios en Puerto Rico y que ha cumplido con todas las disposiciones legales al efecto; así como el nombre y dirección de su agente residente. 13 6. Independientemente que sea corporación foránea 0 doméstica, deberá notificar los nombres de los miembros de la Junta de Directores, sus direcciones y si han sido convictos de violar alguna disposición de ley o si la corporación ha incurrido en violación de alguna disposición legal. 7. Lista de los contratos o ventas que ha tenido en los últimos cinco (5) años con instrumentalidades de los Gobiernos federal, estatal o municipal. 8. Lista de los contratos o ventas que ha tenido en los últimos dos (2) años con la empresa privada. 9. Certificación bajo juramento que no ha tenido que responder por incumplimiento de contratos en los últimos cinco (5) años, bien sea mediante sentencia de un Tribunal o resolución administrativa. 10. Descripción detallada de los bienes, obras o servicios que ofrece o interesa. 11. Experiencia y años de servicios de establecida. 12. Copias de las patentes, permisos y autorizaciones que tienen para operar negocios y que sean necesarios para la venta de sus productos, la prestación de sus servicios o la ejecución de obras. 13. Pólizas y seguros que tiene vigentes y cubiertas de las mismas. 14. Certificados de los Departamentos de Salud Federal y Estatal, según sea el caso. 15. Se someterá la firma de la persona que esté autorizada a hacer negocios. 16. El Departamento O.SUS agencias adscritas podrán, a su discreción, solicitar información adicional que estimen necesaria. G. Ingreso al Registro El ingreso al Registro no opera automáticamente, sino que dependerá de la evaluación y determinación que realice la Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información o sus agencias adscritas. 14 H. Procedimiento 1. Solicitud: Despacho y Recibo a. Las solicitudes se distribuirán en la agencia personalmente. b. AI momento de recibirse la solicitud se verificará que la misma esté cumplimentada totalmente y que venga acompañada de los documentos adicionales que se requieren. En el supuesto que no se hayan incluido, se le comunicará a la persona interesada por el medio más rápido disponible (vía facsímil, teléfono 0 correo electrónico) y se le solicitará la información o documentación que falte. 2. Decisión La Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información o sus agencias adscritas determinarán el sistema a utilizar al evaluar las solicitudes ante su consideración, pero el sistema que establezcan aplicará a todas las solicitudes. 3. Término Se resolverá la inclusión del licitador en el Registro dentro de los próximos quince (15) días de recibir el expediente. 4. Notificación al Licitador Se notificará al licitador interesado la decisión dentro de los cinco (5) días. 5. Inclusión La notificación de inclusión tendrá que incluir la siguiente información: a. Fecha en que se ha hecho efectiva su inclusión en el Registro. b. Responsabilidades que conlleva estar registrado. C. Derechos a los que se es acreedor por estar registrado. 6. Rechazo La notificación de rechazo tendrá que citar directamente las razones señaladas para su determinación. 15 I. Recurso en el Caso de Rechazo Cuando el Departamento o sus agencias adscritas denieguen el ingreso de un licitador al Registro, éste podrá solicitar reconsideración ante la Junta Revisora de Subastas dentro de los próximos diez (10) días de recibir la notificación. J. Obligación de las Personas Incluidas en el Registro Los licitadores incluidos en el Registro tendrán que cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Mantener al día la información suministrada para la consideración de su inclusión en el Registro. 2. Mantener al día una fianza de licitación (Bid Bond). Esta póliza puede ser obviada si en su lugar la persona opta por prestar una fianza de licitación individual por cada subasta o solicitud de propuesta en la que participe, cuando aplique. 3. Mantener vigente una póliza de responsabilidad pública por el monto que se fije, cuando aplique. K. Derechos de las Personas Incluidas en el Registro Todo licitador registrado tendrá derecho a lo siguiente: 1. Que se le invite a toda subasta o solicitud de propuesta que se convoque sobre el renglón o renglones para el cual se haya registrado. 2. Que se incluya su nombre en el Registro Oficial de Licitadores que se circulará entre los Delegados Compradores. 3. Que se le invite a todo seminario, conferencia o adiestramiento especial que ofrezca la agencia relacionado con compras y subastas cuando ello proceda, siempre y cuando el licitador cubra los costos relacionados a esta actividad. L. Historial del Licitador Se llevará un historial de cada licitador. Dicho historial constará de lo siguiente: 1. Cantidad de subastas o solicitud de propuestas a las que se le ha invitado durante cada año o período, incluyendo: 16 a) Número de la subasta o solicitud de propuesta. b) Asunto de la subasta o solicitud de propuesta. c) Fecha de la subasta o solicitud de propuesta. d) Cantidad de subastas o solicitud de propuestas a las que ha comparecido, indicando el número asignado de éstas. e) Cantidad de contratos vigentes cada año, si cumplió o no cumplió con estos y penalidades impuestas en caso de incumplimiento. f) El Departamento o la agencia adscrita podrán ordenar que se incluya otra información en dicho historial. M. Sistemas de Uso y Control La Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información y las agencias adscritas establecerán el sistema de uso y control del Registro. N. Evaluación Periódica del Registro Se evaluará cada seis (6) meses el Registro para determinar qué aspectos del mismo tienen que actualizarse y revisarse. O. Obligación de la Agencia Publicación de Listas Al inicio de cada año fiscal y luego de establecerse el Registro, se mantendrán las listas de licitadores registrados por renglones disponibles para aquellos que las soliciten. P. Obligación de las Agencias Adscritas Toda agencia adscrita en quien el Secretario haya delegado el tramitar y efectuar subastas o solicitud de propuestas viene obligada a invitar a todos los licitadores correspondientes incluidos en las listas oficiales. Q. Obligación de los Delegados Compradores Todo delegado comprador que emita órdenes de compra como consecuencia de subasta informal, mercado abierto, compras de emergencia o cualquier otro procedimiento de adquisición solamente podrá expedir éstas a los licitadores registrados en las listas oficiales. 17 Excepto en aquellas áreas geográficas donde el licitador registrado no puede hacer sus entregas, la compra se podrá realizar entre aquellos licitadores responsables en dichas áreas. R. Ausencia de Licitador Registrado Cuando se convocare una subasta o solicitud de propuesta para cuyos renglones no hubiere licitador alguno registrado, se procederá mediante convocatoria por periódico. En las instrucciones del pliego de dicha subasta o solicitud de propuesta se advertirá a los licitadores el requisito de someter todos los documentos requeridos para ser incluidos en el Registro. S. Licitadores No Registrados Cuando un licitador que no esté registrado comparezca con una cotización, tendrá que someter todos los documentos requeridos para ser incluido en el Registro. T. Licitadores Actuales Revalidación y Registro Automático Aquellos licitadores que estén registrados en el Registro de Licitadores de la ASG a la fecha en que se inicie el Registro, si demuestran su responsabilidad cumpliendo con los contratos en vigor, podrán ser incluidos automáticamente en el Registro sin necesidad de someterse al trámite de evaluación formal si cumplen con los requisitos establecidos en este Reglamento.