PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN

1. Subasta Informal A. Adquisición Mediante el Procedimiento de Menor Cuantía Cuando se Utilizan Fondos Estatales Se autoriza a la Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información del Departamento y a las agencias adscritas en que se deleguen los procesos de compra adquirir equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes y servicios no personales hasta la cantidad de dos mil dólares ($2,000.00) a 24 través de un procedimiento de solicitud de cotizaciones por teléfono, correo electrónico, facsímil, personalmente o cualquier otro método que se utilice comúnmente en el mercado. En este caso deberán procurar por lo menos tres (3) cotizaciones y que participen el mayor número posible de licitadores. Las cotizaciones u ofertas recibidas serán consignadas y resumidas por escrito e incluidas en el Registro de Cotizaciones correspondiente. Las compras que se realicen mediante el método de Fondo de Caja Menuda estarán reglamentadas por un documento emitido a tales efectos. B. Adquisición Mediante Subasta Informal Cuando se Utilizan Fondos Estatales Se autoriza a la Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información del Departamento y las agencias adscritas en que se deleguen los procesos de compra adquirir equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes y servicios no personales, cuyo costo sea mayor de dos mil dólares ($2,000.00) y no exceda de veinticinco mil dólares ($25,000.00), y servicios de construcción o modernización, adquisición de vehículos de motor, computadoras u otro equipo electrónico, cuyo costo no exceda de cien mil dólares ($100,000.00) mediante el procedimiento de subasta informal. Bajo este procedimiento, se obtendrán por lo menos tres (3) cotizaciones por escrito, incluyendo aquellas tramitadas vía facsímil, y se procurará que participe el mayor número posible de licitadores, sujeto a que existan suficientes firmas suplidoras para el artículo 0 servicio solicitado. Las compras se otorgarán al licitador que ofreció en la cotización el precio más bajo. En los casos apropiados, cuando los factores de la fecha de entrega y la calidad sean necesarios y formen parte de la licitación, la compra se otorgará al postor que ofreció 25 la cotización de mayor ventaja y beneficio para el Departamento y sus agencias adscritas, tomando en consideración, entre otras cosas, el precio, la fecha de entrega y la calidad del artículo o servicio. La adjudicación de subastas informales requerirá la aprobación del Secretario o el funcionario o empleado en quien éste delegue, previo a la emisión de la Orden de Compra por el Oficial Comprador. C. Método para Adquisición de Menor Cuantía (Small Purchase Method) Cuando se Utilizan Fondos Federales. Se utiliza para la adquisición de servicios, materiales, equipo y servicios de construcción o modernización, cuyo costo no exceda de cien mil dólares ($100,000.00). 1. Compras mediante el método de Caja Menuda. Las compras que se realicen mediante este método estarán reglamentadas con documento emitido a tales efectos. 2. Compras cuya cuantía sea hasta un máximo de dos mil dólares ($2,000.00). Para estas compras se podrá utilizar una (1) cotización siempre y cuando el precio sea razonable. a. La determinación de la razonabilidad del precio será a base de cotizaciones competitivas recibidas anteriormente, catálogos, precios de mercado y la comparación de compras efectuadas del mismo artículo. El expediente de la compra debe ser documentado sobre la base del precio aceptado. Se debe incluir en el expediente copia de la lista de precios comerciales que se utilicen en la determinación del precio razonable. b. Se puede solicitar el número de cotizaciones que se entienda necesario para obtener una determinación de un precio razonable. C. Se mantendrá un registro de las cotizaciones recibidas oralmente. 26 d. Las compras se otorgarán al licitador que ofreció en la cotización el precio más bajo. En los casos apropiados, cuando los factores de la fecha de entrega y la calidad sean necesarios y formen parte de la licitación, la compra se otorgará al postor que ofreció la cotización de mayor ventaja y beneficio para el Departamento y sus agencias adscritas, tomando en consideración, entre otras cosas, el precio, la fecha de entrega y la calidad del artículo o servicio. e. En los casos de compras a único suplidor, el Director de la Oficina de Compras procederá adjudicar y efectuar la orden de compra en cuestión, siempre y cuando se hayan cerciorado que sólo existe un único suplidor y así lo evidencie y certifique tanto por la entidad a prestar el servicio como por el funcionario que evaluó la oferta. 3. Compras cuyas cuantías excedan de dos mil dólares ($2,000.00) hasta un máximo de cien mil dólares ($100,000.00). a. Estas compras se considerarán como una subasta informal, para las cuales se solicitarán no menos de tres (3) cotizaciones de diferentes licitadores, las cuales deberán ser ofrecidas y recibidas por escrito. b. Se podrá rechazar cualquier licitación, aunque ésta sea la más baja en precio, siempre y cuando tal rechazo esté basado en criterios razonables y bien fundamentados. C. Se ofrecerá por escrito a todos los licitadores participantes en la compra en cuestión, las especificaciones, descripción y condiciones del artículo 0 servicio a adquirirse. 27 2. Subasta Formal A. Adquisición Mediante Subasta Formal Cuando se Utilizan Fondos Estatales Toda adquisición de equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes y servicios no personales, cuyo costo sea mayor de veinticinco mil dólares ($25,000.00) y servicios de construcción o modernización, adquisición de vehículos de motor, computadoras u otro equipo electrónico, cuyo costo sea mayor de cien mil dólares ($100,000.00), se realizará a través de un procedimiento de subasta formal. El Secretario o el funcionario o empleado en quien éste delegue coordinará con la Junta de Subastas, quien adjudicará la compra al mejor postor. Se faculta a la Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información y las agencias adscritas en que se deleguen los procesos de compra a mantener un Registro de Licitadores que hayan demostrado habilidad y eficiencia en sus gestiones con el Departamento y sus agencias adscritas y cuyos productos o servicios hayan sido ofrecidos de la manera más económica y conveniente al interés público. Este Registro será revisado periódicamente (cada seis (6) meses) a los fines de eliminar o añadir licitadores y estimular la competencia entre éstos. Cuando el Secretario o la persona en quien éste delegue lo entienda prudente, ordenará que un licitador que haya incumplido con cualquiera de las condiciones impuestas en una subasta formal que se le haya otorgado, sea excluido del Registro de Licitadores. Igualmente, el Secretario o la persona en quien éste delegue podrá imponer las penalidades que procedan conforme a las disposiciones establecidas en el Reglamento de Subastas del Departamento de la Vivienda y sus Agencias Adscritas y la reglamentación aplicable. 28 B. Método de Propuesta Competitiva (Competitive Proposal Method) Cuando se Utilizan Fondos Federales Condiciones para Adjudicar las Subastas Competitivas 1. Se realizarán subastas competitivas para la adquisición de bienes y servicios, cuyo costo exceda los cien mil dólares ($100,000.00), a menos que dicha compra esté expresamente autorizada a realizarse mediante el Método de Subasta No Competitiva, según definido en la reglamentación federal aplicable. 2. El procedimiento para estas subastas se llevará a cabo de acuerdo al Reglamento de Subastas del Departamento y sus Agencias Adscritas, y las reglamentaciones estatales y federales pertinentes. 3. Las subastas competitivas se procesarán siguiendo lo establecido en la reglamentación federal aplicable. C. Subastas No Competitivas cuando se utilizan Fondos Federales. Las subastas no competitivas se llevarán a cabo de acuerdo a las disposiciones y reglamentos federales aplicables. 3. Adquisiciones Bajo Circunstancias Especiales con Fondos Federales y Estatales A. Adquisiciones de Emergencia En adquisiciones de emergencia se podrán obviar las condiciones O requisitos descritos en el Artículo IX, siempre que la división 0 unidad que solicita el equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes y servicios no personales justifique por escrito y a manera de informe explicativo la causa de la emergencia y la necesidad imperiosa de adquirir lo solicitado. Así mismo, se deberá especificar la fecha en que se deben recibir los suministros, las características o cualidades necesarias y consignar que dicha solicitud o requisición cumple con las disposiciones de emergencia que rigen al Departamento y sus agencias adscritas. 29 Estas adquisiciones de emergencia requerirán la aprobación previa del Secretario, o el funcionario o empleado en quien éste delegue dicha función. Cuando se trate de una situación de emergencia extrema o de una emergencia suscitada en horas no laborables, que afecte 0 pueda afectar en forma adversa los servicios que presta el Departamento y sus agencias adscritas, la seguridad o la propiedad pública, se procederá adquirir sin tener que cumplir con lo dispuesto anteriormente. Posteriormente, el funcionario o empleado facultado para realizar dicha adquisición someterá por escrito un informe en el cual detallará toda la información requerida en el párrafo anterior para las adquisiciones de emergencia. B. Adquisiciones a Única Fuente de Abasto o Suplidor Disponible Cuando sólo exista una fuente de abasto de lo que se solicita, la adquisición podrá hacerse directamente a la firma que representa o distribuya el producto o servicio con carácter de exclusividad, indicándose en el expediente correspondiente la razón de la acción tomada y una certificación donde el suplidor y el funcionario que evaluó la oferta indiquen que es la única fuente de abasto disponible. C. Adquisiciones Bajo Contratación con la Administración de Servicios Generales Las adquisiciones realizadas basadas en los precios estipulados en contratos suscritos por el Departamento de la Vivienda y las agencias adscritas en que se deleguen los procesos de compra con el Área de Compras y Suministros de la Administración de Servicios Generales estarán exentas de la aplicación de las disposiciones de este Reglamento. D. Otras Adquisiciones Las adquisiciones caracterizadas por los siguientes supuestos se realizarán siguiendo el procedimiento establecido para las compras de emergencia en el inciso (A) anterior: 30 1. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por estatuto, reglamentación 0 autoridad gubernamental; 2. Cuando lo que se pretende adquirir sea de naturaleza especializada, por no existir opción razonable alguna o se requiera comprar cierto tipo de marca en particular, por el buen servicio probado que otras unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples o superiores, el tipo y calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual deberá justificarse por escrito en la requisición; 3. Cuando la adquisición tenga que realizarse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local que puedan suplir lo deseado o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. Para poder llevar a cabo este tipo de adquisición mediante el procedimiento aquí establecido deberá justificarse mediante certificación del funcionario autorizado. 4. Cuando la adquisición se realice con el Gobierno de los Estados Unidos o un organismo del Gobierno de Puerto Rico.