CONVOCATORIA

A. Cuándo se Hace La convocatoria se realizará luego que el pliego esté debidamente preparado. B. Quién realizará la Convocatoria La Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información y las agencias adscritas en que se deleguen los procesos de compra, según sea el caso, se encargará de tramitar la convocatoria en coordinación con la Secretaría de la Junta de Subastas, siguiendo el siguiente trámite: 18 1. Informe Diariamente, cuando tenga los Pliegos listos, la Secretaría de Finanzas y Sistemas de Información o la agencia adscrita, según sea el caso, le comunicará por escrito, facsímil o correo electrónico, según urgencia, a la Secretaría de la Junta de Subastas la siguiente información: a) Número de Subasta o Solicitud de Propuesta. b) Asunto de la Subasta o Solicitud de Propuesta. c) Prioridad para la adjudicación. d) Fecha de convocatoria. e) Fecha de entrega. f) Fecha y hora de apertura. g) Fecha necesaria de la adquisición o servicios. C. Modo de Convocar La convocatoria se realizará mediante publicación en periódico o por invitación cuando se utilice el Registro de Licitadores. En general todo tipo de convocatoria cumplirá con lo siguiente: 1. Firma La convocatoria se realizará bajo la firma del Secretario del Departamento y el Jefe de la agencia adscrita. 2. Término Se proveerá un término razonable para el estudio de los pliegos, el cual deberá ser no menor de cinco (5) días, desde que se recibe la invitación a subasta o solicitud de propuesta y la fecha límite para entregar las ofertas. En aquellos casos donde.el Departamento y las agencias adscritas en que se deleguen los procesos de compra entiendan que hay necesidad de adquirir el artículo(s) o servicio(s) en corto plazo por la necesidad de la agencia o cualquier estado de emergencia donde el Departamento deba prestar sus servicios, se podrá conceder para el estudio del pliego no menos de veinticuatro (24) horas. 3. Contenido 19 La convocatoria constará, por lo menos, de lo siguiente: a. Fecha en que se hace la convocatoria. b. Número de la subasta o solicitud de propuesta C. Propósito de la subasta o solicitud de propuesta. En las subastas de construcción: a. Nombre del proyecto. b. Ubicación del proyecto. C. Descripción del proyecto. d. Estimado de costo del proyecto. En las subastas de construcción y solicitud de propuesta: 1. Plazo dentro del cual la obra deberá ejecutarse o el servicio prestarse. 2. Condiciones o requisitos que tienen que reunir los licitadores. En las subastas o solicitudes de propuestas convocadas por periódicos, o cuando no sea viable ni económico para el Departamento o sus agencias adscritas enviar el pliego por correo: a. Instrucciones específicas de dónde localizar o cómo procurarse los pliegos incluyendo, dirección física y lugar específico donde se entregarán los pliegos y teléfono. b. Fecha y hora del último día para recoger los pliegos. C. Fecha de conferencia pre-subasta, si aplica. d. Fecha y hora límite para el licitador presentar su oferta. e. Fecha y hora de apertura de la subasta o entrega de solicitud de propuestas, según sea el caso. f. Gastos, si, algunos que se han de satisfacer. g. Advertencia a los efectos de que el Departamento y las agencias adscritas en que se deleguen los procesos de compra se reservan el derecho de rechazar cualquiera o todas las proposiciones o licitaciones y adjudicar las mismas bajo las condiciones más favorables para la administración. En las subastas o solicitud de propuestas convocadas por invitación se incluirá todo el pliego, así como la convocatoria, la 20 cual contendrá la información aquí señalada siempre y cuando ello no resulte oneroso para el Departamento de la Vivienda en cuyo caso se entregarán personalmente en el Departamento 0 agencia adscrita, según sea el caso. Convocatoria por Periódicos 1. La convocatoria se efectuará por periódico cuando no haya registro disponible; cuando los intereses del Departamento o sus agencias adscritas estén mejor protegidos o cuando lo requiera una ley especial federal o estatal. Esta se efectuará como a continuación se dispone: A. Publicación a. La convocatoria se realizará publicando un aviso en un periódico de circulación general, por lo menos una vez. Convocatoria por Invitación La convocatoria por invitación se podrá hacer de una de las siguientes formas: 1. Enviando el pliego completo por correo; 2. Entregando los pliegos a la mano; 3. Llamando por teléfono al licitador para que recoja los pliegos; 4. Vía facsímil; 5. Vía correo electrónico (e - mail)