RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LA

ENTIDAD RECEPOTORA Toda Entidad Receptora deberá cumplir con las siguientes normas y disposiciones: 1- Mantener un estricto sistema de contabilidad sobre los dineros recibidos, sus usos y sobrantes de acuerdo a este reglamento y Ray conforme a las normas aceptadas de contabilidad pública; 2- Depositar los fondos otorgados en una cuenta bancaria especial separada de cualquiera otra, no más tarde del tercer día laborable siguiente a su recibo y remitir al Instituto copia de la hoja de depósito dentro del término de cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito; 3- Requerir por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta y notificar al Instituto el nombre, dirección y firma de esas personas; 4- Designar un agente fiscal, quien tendrá la responsabilidad de contabilizar los fondos, así como, de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. Esta persona tendrá la obligación legal de velar que los fondos se usen unicamente para cubrir los gastos para los cuales se otorguen y la de conservar los récords y documentos, correspondientes a los desembolsos efectuados, para preparar y someter los informes fiscales que se requieren en este reglamento. 5. El director o administrador de la entidad tendrá la responsabilidad de firmar todos los documentos de desembolsos de fondos. Por consiguiente, no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal. 10 6- Hacer desembolsos solamente mediante cheque y para el pago de órdenes de compra, facturas, nóminas, servicios u otros gastos necesarios directamente relacionados con la actividad para la cual se otorguen los fondos; 7- No se girarán cheques al portador, ni se efectuarán pagos en efectivo con cargo a los fondos otorgados; 8- La Entidad será responsable de cualquier reclamación de salarios y otros beneficios marginales adeudados a las personas contratadas o empleadas por ésta o que fueran subcontratadas para prestar algún servicio relacionado con la actividad para la cual se asignó el donativo; 9- Presentar, cuando así lo requiera el Programa de Teatro, informes de progreso del proyecto, y de uso dado. a la ayuda económica. Cuando el proyecto tenga una duración mayor de tres (3) meses los informes deben presentarse desde sus inicios; 10- Conservar actualizados debidamente archivados en un lugar seguro, los cheques, facturas, órdenes de compra y de pago de servicios, nóminas, récords, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualesquiera otros documentos relacionados con el donativo, durante un término no menor de seis (6) años O una auditoría de la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero; 11- Toda Entidad que reciba un donativo para una actividad a cumplirse, desarrollarse, realizarse, celebrarse o completarse en una fecha cierta O específica, viene obligada a entregar al Instituto copia de todos los documentos relacionados con el donativo, tales como desembolsos, comprobantes y cualesquiera otros de naturaleza fiscal O relacionados en el uso de donativo, en término de treinta (30) días siguientes a la fecha en que se concluya, cumpla o realice la actividad objeto del donativo; 12- La Entidad completará en su totalidad y entregará, los documentos y los formularios que se les requiera para tener 11 derecho al donativo. Los formularios forman parte de éste reglamento. No se aceptarán ni se tramitarán documentos y formularios ni documentos que se sometan incompletos; 13- Indicar el número de seguro social patronal de la entidad. Si aun no lo ha gestionado debe incluir, en su lugar el número de seguro social del Director de la entidad o el que le sea requerido en el contrato; 14- Someter todos los documentos requeridos por la Unidad de Contratos del Instituto de Cultura Puertorriqueña. Ningún proyecto comenzará sin la firma del contrato. Debe coordinar una cita con el Programa de Teatro para este propósito. 15- Someter al Programa de Teatro los siguientes informes: a) Informe, con evidencia de los compromisos contraídos a sufragar con los fondos del donativo. Este informe se someterá treinta (30) días antes de la petición de los fondos. b) Informe de gastos correspondiente a la totalidad de los fondos asignados Este se debe someter, no mas tarde sesenta (60) días a partir de la fecha del recibo de los fondos. Los informes se deberán radicar acompañados de los documentos que evidencien los gastos, como por ejemplo; cheques cancelados, certificaciones y facturas; 16- Devolver O reembolsar los fondos asignados si el Instituto comprueba mal uso de los mismos o incumplimiento de las disposiciones de este reglamento o de las claúsulas o condiciones del contrato. 12 17- Cumplir con todos las disposiciones establecidas por el Departamento de Hacienda en su carta Circular Núm. 1300-25- 98 del 29 de mayo de 1998, sobre "cláusulas relacionadas con aspectos contributivos de las personas actuales y jurídicas a ser contratadas por los organismos gubernamentales.