Reglamento para la Administración del Fondo Especial para el Fomento y Desarrollo de las Artes Teatrales

RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL PROGRAMA DE TEATRO DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 1- Velar porque los fondos asignados al Fondo Especial sean utilizados para los propósitos de Ley. 2- Garantizar que se le dé participación y acceso a los dineros del Fondo Especial a toda entidad que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley y en el Reglamento. 3- Evaluación de Documentos e Información a) Examinar la información y la documentación que radican las Entidades Receptoras con fines a determinar que la misma cumpla con las exigencias de la Ley y de este Reglamento; así como, con las disposiciones establecidas por el Departamento de Hacienda en su Carta Circular Núm. 1300-25-98 del 29 de mayo de 1998. b) En caso de que el programa tenga dudas con relación a la información o documentación suministrada se deberá comunicar, vía teléfono, con la entidad para aclarar la situación. De detectar errores en la documentación sometida, el Programa llamará a la Entidad para que pase a recoger el documento. Si la Entidad no recoge el documento en un término de tres (3) días, a partir de la llamada, el Programa devolverá el mismo por correo certificado con acuse de recibo. c) El Programa no aceptará documentos con tachaduras ni borrones. Cuando se sometan documentos con estas inperfecciones se devolverán los mismos a la Entidad para que esta proceda a preparar y radicar un nuevo documento. 13 d) Se concederá a la Entidad un término de treinta (30) días, a partir de la fecha de notificación, para ofrecer la información solicitada o devolver el documento debidamente corregido. e) De transcurrir el término antes señalado sin que la Entidad responda a la petición del Programa, éste procederá a completar un "Aviso de Seguimiento" (formulario ICP-PT-02) recordando a la entidad de su obligación de cumplir con el requerimiento. Se le concederá a la Entidad un término adicional de quince (15) días para que corresponda con lo solicitado. ist f) Si transcurre el segundo término sin que la Entidad haya atendido el reclamo que se ha hecho, el programa dejará sin efecto la propuesta de esta y procederá a conceder la ayuda económica a otra entidad que reuna los requisitos estipulados en la sección 4.2 de este reglamento. En este caso, el Programa preparará comunicación, para la firma del Director Ejecutivo, para notificar a la Entidad la determinación que se tome con respecto al donativo. 4- Preparará la autorización para el desembolso del Donativo a) Si el Programa determina, efectuada la evaluación correspondiente, que la Entidad cumplió con todos los requisitos de la Ley y del Reglamento procederá a completar el contrato y lo someterá a la Unidad de Contratos para el trámite correspondiente; b) Posteriormente el Programa completará el documento "Autorización de Transferencia del Donativo" (Formulario ICP-PT-03) para solicitar a la Oficina de Finanzas y Contabilidad la transferencia de los fondos. 5- Fiscalización de la utilización de los fondos por parte de la Entidad 14 a) El Programa tiene la responsabilidad de evaluar la utilización de los fondos y determinar si el uso de los mismos esta de conformidad con las disposiciones de la Ley y del Reglamento. b) El Programa tendrá facultad para examinar cualquier documento justificativo del uso de los fondos, los estados de la cuenta bancaria y los libros que lleve la Entidad para la contabilización de los fondos. c) Cuando el Programa detecte cualquier irregularidad, en la utilización de los fondos, completará el documento "Solicitud de Intervención" (Formulario ICP-PT-04) para requerir a la Oficina de Auditoría Interna del Instituto que lleve a cabo una auditoría en la Entidad correspondiente. 6- Revisión de Informes a) El Programa revisará los informes que sometan las Entidades con fines a corroborar el buen uso de los fondos. b) El Programa se cerciorará de que los gastos que se señalen en los informes correspondan a actividades que guarden relación con los propósitos de la concesión del donativo; c) En caso de duda con relación al concepto del gasto el Programa se comunicará con la Entidad Receptora para clarificar la información. La Entidad tendrá un término de treinta (30) días a partir de la notificación, para cumplir con lo requerido; d) De transcurrir el término señalado en el apartado anterior, sin que la Entidad haya correspondido al reclamo, el Programa procederá a completar el documento "Aviso de Seguimiento" (Formulario ICP-PT-2) concediendo un término de quince (15) días adicionales a Entidad para que cumpla con el requerimiento; 15 e) En caso dado de que la Entidad no cumpla con lo requerido en el término adicional concedido el Programa procederá a completar el documento "Reclamo de Acción" (Formulario ICP-PT-5) solicitando la intervención de la Oficina de Asesoría Legal del Instituto; f) La Oficina de Asesoría Legal evaluará el caso y someterá recomendaciones al Director Ejecutivo; g) El Programa notificará a la Entidad la determinación que tome el Instituto. 7- Abrir y mantener un expediente para cada Entidad Receptora. En el mismo se archivará originales O copias de, entre otros, los siguientes documentos: a) Propuesta (original) b) Certificación de Incorporación (copia) c) Contrato (copia) d) Resolución conjunta donde se asignan los fondos (copia) e) Informes de gastos y de compromisos contraídos (originales) f) Formularios (copia) g) Peticiones del Programa a otras Unidades del Instituto relacionadas con el Fondo Especial (copia) h) Cualquier otro documento relacionado con el Fondo Especial 8- Custodiar los archivos relacionados con los donativos o ayudas otorgadas durante un término no menor de cinco (5) años O una auditoría de la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero. 9- Preparar un informe anual, para la firma del Director, para notificar a la Asamblea Legislativa sobre las compañías beneficiadas con el Fondo Especial y las actividades llevadas a cabo por estas. Además preparará cualquier informe que solicite el Director Ejecutivo o la Junta de Directores. 16