Reglamento para la Administración del Fondo Especial de la Productora Nacional de Teatro, Inc.

RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LA PRODUCTORA NACIONAL Y SUS COMPAÑIAS 1- Mantener un estricto sistema de contabilidad para los fondos recibidos, sus usos y sobrantes de acuerdo a este reglamento y conforme a las normas aceptadas de contabilidad pública. 2- Depositar los fondos otorgados en una cuenta bancaria especial separada de cualquiera otra, no más tarde del tercer día laborable siguiente a su recibo y remitir al Programa copia del hoja de depósito dentro del término de cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito. 3- Requerir por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta y notificar al Programa el nombre, dirección y firma de esas personas. 4- Designar un agente fiscal, quien tendrá la responsabilidad de contabilizar los fondos, así como, de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. Esta persona tendrá la obligación legal de velar que los fondos se usen únicamente para cubrir los gastos para los cuales se otorguen y la de conservar los récords y documentos, correspondientes a los desembolsos efectuados, para preparar y someter los informes fiscales que se requieren en este reglamento. El director o administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta; 6 5- El Director de la entidad tendrá la responsabilidad de firmar todos los documentos de desembolsos de fondos. Por consiguiente no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal. 6- Hacer desembolsos, solamente mediante cheque, para el pago de órdenes de compra, facturas, nóminas, servicios u otros gastos necesarios directamente relacionados con la actividad para la cual se otorguen los fondos. 7- No girar cheques al portador, ni efectuar pagos en efectivo con cargo a los fondos otorgados; 8- Ser responsables de cualquier reclamación de salarios y otros beneficios marginales adeudados a las personas contratadas o empleadas por ésta o que fueran subcontratadas para prestar algún servicio relacionado con la actividad para la cual se asignó el donativo; 9- Presentar, cuando así lo requiera el Programa de Teatro, informes de progreso del proyecto, y de uso dado a la ayuda económica. 10- Conservar actualizados debidamente archivados en un lugar seguro, los cheques, facturas, récords, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualesquiera otros documentos relacioados con el donativo, durante un término no menor de seis (6) años o una auditoría de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero. 11- Completar y entregar los documentos y los formularios que les requiera el Programa para poder tener derecho al donativo. 12- Someter copia de la Certificación de Incorporación otorgada por el Departamento de Estado indicando el número de registro asignado e indentificando a la organización como una sin fines pecuniarios. 7 13- Indicar el número de seguro social patronal de la entidad. Si aún no lo ha gestionado debe incluir, en su lugar el número de seguro social del director de la entidad o el que le sea requerido en el contrato. 14- Someter al Programa de Teatro el informe: a) Informe de gastos de los fondos, recibidos el cual se someterá con no menos de treinta (30) días de anticipación al comienzo del año fiscal. El informe se deberá radicar acompañado de los documentos que evidencien los gastos, como por ejemplo: cheques cancelados, certificaciones y facturas, entre otros. 15- Devolver o reembolsar los fondos asignados si el Instituto comprueba mal uso de los mismos o incumplimiento de las disposiciones de este reglamento o de las cláusulas o condiciones del contrato. 16- Cumplir con las disposiciones establecidas por el Departamento de Hacienda en su Carta Circular Núm. 1300-25-98 del 29 de mayo de 1998, sobre "cláusulas relacionadas con aspectos contributivos de las personas actuales y jurîdicas a ser contratadas por los organismos gubernamentales."