Reglamento para la Administración del Fondo Especial de la Productora Nacional de Teatro, Inc.

REPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL PROGRAMA DE TEATRO DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 1- Velar porque los fondos asignados del Fondo Especial sean utilizados para los propósitos de ley; 2- Cerciorarse que Productora Nacional cumpla con los requisitos de la Ley y del Reglamento. 3- Evaluar los documentos y la información que provea Productora para cerciorarse que cumpla con las especificaciones de la ley y del reglamento. 4- Preparar la autorización para los desembolsos de los fondos. a) La transferencia de los fondos se efectuará cuando el programa determine que Productora cumplió con las disposiciiones del reglamento y de la Ley. 8 5- Fiscalización de la utilización de los fondos por parte de la Productora y sus compañías. a) El Programa tiene la responsabilidad de evaluar la utilización de los fondos y determinar si el uso de los mismos está de conformidad con las disposiciones de la Ley y del Reglamento. b) El Programa tendrá facultad para examinar cualquier documento justificativo del uso de los fondos, los estados de la cuenta bancaria y los libros que lleve Productora para la contabilización de los fondos. c) Cuando el Programa detecte cualquier irregularidad, en la utilización de los fondos, enviará comunicación a la Oficina de Auditoría Interna del Instituto para que ésta lleve a cabo la auditoría correspondiente. 6- Revisión de Informes a) El Programa revisará los informes que someta la Productora con fines a corroborar el buen uso de los fondos. b) El Programa se cerciorará de que los gastos que se señalen en los informes correspondan a actividades que guarden relación con los propósitos de la concesión del donativo. c) En caso de duda, con relación al concepto del gasto, el Programa enviará notificación a Productora requiriéndole aclarar la información. Productora tendrá un término de treinta (30) días, a partir de la notificación, para cumplir con lo requerido. d) De transcurrir el término señalado en el apartado anterior, sin que Productora haya correspondido al reclamo, el Programa enviará un "Aviso de Seguimiento" concediendo un término de quince (15) días adicionales a Productora para que cumpla con el requerimiento. 9 e) En caso dado de que Productora no cumpla con lo requerido en el término adicional concedido el Programa procederá a solicitar la intervención de la Oficina de Asesoría Legal del Instituto. f) La Oficina de Asesoría Legal evaluará el caso y someterá recomendaciones al Director Ejecutivo. g) El Programa notificará a Productora la determinación que tome el Instituto. 7- Abrir y mantener un expediente en el cual se debe archivar originales o copias de, entre otros, los siguientes documentos: a) Certificación de Incorporación (copia) b) Contrato (copia) c) Resolución conjunta donde se asignan los fondos (copia) d) Informes de gastos y de compromisos contraídos (originales) e) Formularios (copia) f) Peticiones del Programa a otras Unidades del Instituto relacionadas con el Fondo Especial (copia) g) Cualquier otro documento relacionado con el Fondo Especial 8- Custodiar el expediente mencionado en el apartado anterior durante un término no menor de seis (6) años o una auditoría de la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero. 9- Preparar un informe anualmente para la firma del Director para notificar a la Asamblea Legislativa sobre las compañías beneficiadas con el Fondo Especial y las actividades llevadas a cabo por estas. Además preparará cualquier otro informe que solicite el Director Ejecutivo o la Junta de Directores.