EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Los expedientes de empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La Administración de Terrenos será responsable de la custodia, conservación, mantenimiento y disposición de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en armonía con la Ley Número 5 del 8 de diciembre de 1955, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos O inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos, los expedientes de los empleados que se han desvinculado de la Agencia. 2. Contenido de los expedientes - A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente de personal. A los empleados regulares O de 185 confianza se le abrirá un expediente de acuerdo a las disposiciones de la Ley de Americanos con Impedimentos y otro exclusivamente con documentos para fines del Sistema de Retiro. Todo expediente de empleado se identificará con el nombre completo de éste y el número de su seguro social. En este expediente de Personal se archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos: a. Solicitud de Empleo b. Certificación del empleado de que no lleva a cabo ninguna actividad económica que esté en conflicto con las tareas del puesto en la Agencia. Así como certificación negativa de pensión alimentaria y contribución sobre ingreso o plan de pago C. Certificado de Nacimiento original O en su defecto copia autenticada O certificación sobre la existencia del mismo d. Notificación de Nombramiento y Juramento y de Toma de Posesión del Cargo o Empleo e. Hoja de Servicio f. Designación de Beneficiarios de la Administración de los Sistemas de Retiro g. Examen Médico 186 h. Certificado de Antecedentes Penales de la Policía de Puerto Rico i. Evidencia de estudios y/o Transcripción de créditos universitarios j. Formulario de Verificación de Requisitos para Empleo k. Informes de cambio en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. 1. Data Demográfica Sistemas de Retiro m. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado en período probatorio n. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo O cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. O. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, O mejoras administrativas p. Documentos que reflejen acciones disciplinarias impuestas por el Director Ejecutivo, así como resoluciones del Tribunal si alguna q. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno r. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente 187 S. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos y/o cualquier acción de personal t. Récords de adiestramientos u. Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus instrumentalidades V. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con O sin sueldo, tales como contratos, evidencias de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pago de matrícula W. Récord de Licencias X. Récord de accidentes por causas ocupacionales y. Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados, u otras autorizadas por ley En cada uno de los expedientes de los empleados figurará una relación de los documentos contenidos. 3. Examen de los expedientes a. El custodio de los expedientes de los empleados será el Director (a) de Recursos 188 Humanos y Relaciones Laborales, quien podrá delegar la custodia y responsabilidad en la Encargada de Expedientes de Personal. b. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para su uso personal. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso O divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. C. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del Director (a) de Recursos Humanos y Relaciones Laborales o del empleado en quien éste delegue. El empleado deberá radicar la solicitud para examinar el expediente con por lo menos tres (3) días de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en 189 un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. d. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días laborables de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. 4. Conservación y disposición de los expedientes Se conservará y mantendrá archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. Todos los documentos relativos a expedientes de personal de empleados y la disposición respecto a los mismos se regirá conforme a la Ley #5, aprobada el 8 de diciembre de 1955. 190