Conservación y Disposición de los Expedientes y de otros

documentos relativos a la Administración de Recursos Humanos Recursos Humanos conservará y mantendrá archivados todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. A. La disposición de los expedientes de los empleados de la Compañía se hará conforme a las siguientes normas: 1) Cuando el empleado se separa del servicio, por cualquier razón, la Compañía retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de diez (10) años. 2) Cuando el empleado se haya separado del servicio y se reintegra a un puesto en la Compañía antes del período de diez (10) años, ésta reactivará e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si el empleado se reintegra al servicio en 124 otra agencia, la Compañía, a solicitud de ésta, deberá remitirle el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de solicitud, a fin de que todo historial del empleado en el servicio público esté completo. 3) Si el empleado separado solicitara una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del exempleado y la Compañía lo remitirá al sistema. En adelante, el sistema de retiro conservará el expediente. 4) En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo, que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico y de la Judicatura, la Compañía conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho sistema de retiro junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. 5) Siempre que se transfiera un expediente de un empleado 0 de un exempleado de la Compañía a una agencia comprendida en la Administración Central O a un Administrador Individual, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. 6) Luego que un expediente se mantenga inactivo diez (10) año, Recursos Humanos preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado, incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta constituirá la veracidad de la información, y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento para la Administración 125 del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 7) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. 8) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de diez (10) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. 9) Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes, hasta tanto se haya saldado la deuda 0 aprobado los cursos en el caso de becas, licencias O pago de matrícula. 10) La División de Recursos Humanos mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. B. Otros documentos relativos a la administración de recursos humanos, se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: 1) Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un (1) año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivos por otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 2) Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha de cancelación O vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 3) Las solicitudes de examen de personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrán de ambas de 126 conformidad a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 4) Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego que se elimine el puesto, se mantendrán inactivos por un año y se dispondrán a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.