DISPOSICIONES GENERALES

Artículo A: Política y Procedimientos para Seleccionar, Coleccionar, Integrar, Preservar y Conservar los Documentos Anualmente cada división u oficina revisa la lista de sus documentos y los periodos de retención. La lista revisada de documentos se envía al 6 Administrador de Documentos de la Autoridad, quien coordina con el Departamento de Estudios y Procedimientos Corporativos, la revisión del Manual de Conservación y Retención de Documentos. Aquellos documentos con un periodo de retención permanente o de diez o más años pasan al programa de microfilmación e imágenes. El Administrador de Documentos establece el orden de prioridad para procesar estos documentos. El usuario, en coordinación con el Administrador de Documentos, evalúa y determina la necesidad de microfilmar los documentos con un periodo de retención menor de diez años. Artículo B: Reproducción de Documentos Originales La Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955 establece que: "Las reproducciones de documentos públicos en microfotografía, fotocopia o cualquier otro método de reproducción electrónica se aceptarán como evidencia y tendrán el mismo valor y efecto que los originales, siempre y cuando sean certificados por el Director Ejecutivo, en quien éste delegue o por el Administrador de Documentos de la Autoridad." Se cobra el costo justo y razonable para sufragar el costo de reproducción de los documentos. Cuando un funcionario del gobierno estatal solicite copia para uso oficial se le exime del pago. El Consultor Jurídico de la Autoridad evalúa las solicitudes de exención del pago del costo de reproducción para otros casos, de ser necesario.