Inventario Corporativo Actualizado

La Autoridad mantiene un inventario de todas las series documentales existentes, según los procedimientos establecidos. Es responsabilidad de todos los directores mantener actualizado el inventario, además de solicitar a la Oficina de ADMI que se añada una serie documental nueva. En este inventario, el supervisor custodio del documento asigna el tiempo de retención de cada serie documental y justifica ese periodo. También indica la necesidad de que se microfilme o digitalice, según las normas vigentes. Artículo D: Plan de Protección Contra Pérdidas (desastres naturales o provocados por el hombre) Cada oficina es responsable de preparar un Plan de Contingencia para 7 Emergencias o Desastres (Disaster Recovery Plan) y considerar en éste la protección o recuperación de documentos. El supervisor identifica los documentos vitales en su área de trabajo y los protege contra pérdida de información mediante la combinación de los siguientes métodos: Dispersión Resguardo de copias en distintas áreas Uso de duplicados Realizar un resguardo (back up) mediante microfilmación, digitalización o cualquier otro medio de archivo electrónico Protección en bóvedas Uso de cajas fuertes o bóvedas Mejorando la calidad de protección de las Áreas no inundables, seguras y facilidades donde se conservan los resistentes al fuego documentos Artículo E: Capacitación del Personal a Cargo de la Preservación y Conservación de los Documentos La Oficina de ADMI ofrece asesoramiento al personal para profundizar en cada uno de los temas relacionados con la administración de documentos. Artículo F: Solicitud de Documentos a ADMI La Oficina de ADMI custodia documentos activos e inactivos de la Autoridad. Éstos se solicitan por escrito, por teléfono o personalmente y se requiere la fecha del documento, asunto, origen, nombre y número telefónico del solicitante. Para estos fines se utiliza el formulario Solicitud de Documentos. Estos documentos están disponibles al personal supervisor de la Autoridad o a funcionarios autorizados de otras instrumentalidades del Gobierno (Contralor, Oficina del Gobernador, Tribunales, entre otros) para revisión, bajo las siguientes normas: 1. Los supervisores que envían documentos a ADMI para archivar, solicitan acceso a éstos a través del supervisor de esta Oficina: personalmente, por escrito o por teléfono. 8 2. Cuando la solicitud para examinar documentos la hace un supervisor distinto al que refirió el documento, necesita la autorización escrita del supervisor de la dependencia que refiere el documento originalmente. 3. Los documentos originales no salen de ADMI, a menos que exista una orden judicial y se requieran como evidencia por el Tribunal. Si es un caso que está investigando la Autoridad, se entrega una copia certificada. En la Oficina de ADMI se microfilman o se digitalizan los documentos, cuyo periodo de retención es prolongado o que son convenientes mantenerlos para la Autoridad y luego pasan al Programa de Reciclaje. Por lo tanto, el documento microfilmado o digitalizado se convierte en documento original. 4. Documentos fiscales, como: cheques, carillas de cheques y nóminas, sólo pueden examinarse en ADMI. 5. Al personal que tiene acceso a los documentos, no se le permite divulgar su contenidos fuera de su uso oficial. Divulgar información contenida en los expedientes puede ser motivo de acción disciplinaria, según los procedimientos vigentes en la Autoridad. Artículo G: Documentos Difíciles o Imposibles de Copiar y Otros Documentos que se Excluyen de estas Normas El acceso a documentos difíciles o imposibles de copiar y otros se limita a visitar las facilidades donde encuentran los mismos y con la adecuada supervisión de personal autorizado de la Autoridad, se hagan disponibles dichos materiales para inspección. Si se trata de material voluminoso como libros, se evalúa si resulta oneroso proveer copia al solicitante mediante el pago del costo que ello conlleva, en términos del material y las horas-hombre necesarias para esa labor. Si resulta oneroso, aún cuando el solicitante pague por el servicio a proveerse, no se debe autorizar más allá del acceso al documento. 9