Funciones del Programa de Administración de Documentos (PAD)

1. Desarrollar un plan de trabajo sistemático para cumplir con los requisitos de la Ley Núm. 5, Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, del 8 de diciembre de 1955, según enmendada. 2. Recomendar al Director Ejecutivo la política administrativa del PAD para asegurar la integridad y accesibilidad de la información. 3. Asesorar en asuntos relacionados con el PAD y asegurar su cumplimiento. Artículo D: Inventario de Documentos y Plan de Conservación Recopilación de documentos con la descripción de todas las series documentales existentes en las oficinas de la Autoridad de Energía Eléctrica. Clasificación de los documentos de acuerdo con su naturaleza. Se asigna un periodo de retención y se desarrolla un plan adecuado para su conservación: 1. Evaluar la necesidad y uso de los documentos o información. 10 2. Revisión del Inventario y el Plan de Retención para proveer el traslado a archivos inactivos, la disposición de documentos por destrucción o por traslado a centros de documentos, archivos intermedios o al Archivo General del Gobierno de Puerto Rico. 3. Revisión de los procedimientos de recobro y distribución de documentos en papel. 4. Evaluación de métodos viables para crear microformas, como: a. Compra o arrendamiento de equipo. b. Compartir el equipo microfotográfico existente en el organismo. C. Utilizar otras facilidades microfotográficas. d. Evaluar la necesidad de contratar los servicios. 5. Análisis del volumen de trabajo y el personal adiestrado, necesario para operar y mantener el sistema de conservación de documentos. 6. Examen de las necesidades del usuario cuando se determine el grado de reducción, formato, procedimientos de control de calidad, calidad total, equipo lector y adiestramiento. 7. Revisión de la compatibilidad de las microformas utilizadas en la Autoridad y aquellas utilizadas para proveer información a otras dependencias y al público. Artículo E: Microfilmación y Digitalización Los documentos con valor legal, fiscal, administrativo, informativo o histórico, se pueden conservar mediante los procesos tecnológicos de microfilmación o digitalización. El Administrador del Programa de Administración de Documentos evalúa la necesidad de microfilmar aquellos documentos cuyo periodo de retención es mayor de diez años y digitalizar los que representen costo-beneficio para la Empresa. Además, verifica el proceso de conservación y disposición de los documentos, para asegurar que 11 la calidad de éstos permita que se acepten como evidencia y tengan el mismo valor y efecto que los originales. Los documentos, cuyo periodo de retención en archivo inactivo sea de cinco años o menos, se conservan en la división u oficina, hasta el momento de disponer de ellos. Cuando el volumen de documentos no permita conservarlos en los archivos, se consulta al Administrador de Documentos. Los administradores o supervisores de las distintas áreas son responsables de coordinar con el Administrador de Documentos la disposición de los documentos que cumplieron el periodo de retención. Artículo F: Almacenaje y Archivo de Documentos Los documentos están identificados y ordenados según la estructura organizacional de la Autoridad: asunto, año u orden numérico correlativo para la acción pertinente. Se ubican en un lugar seguro contra riesgos y en un ambiente adecuado para su protección y conservación. El ambiente en el cual se archivan y conservan los documentos puede acelerar su deterioro, por lo que la temperatura se controla entre 65 y 70 grados "F", con una humedad relativa de 40 por ciento. Esto evita el crecimiento de hongos y contracciones o estirones bruscos en el papel que pueden provocar arrugas y roturas. La luz ocasiona cambios químicos en la tinta y color de papel y el polvo daña el documento. Solamente se microfilman aquellos documentos que sus periodos de retención sean mayores de diez años. El sistema de archivo electrónico se implanta según las Guías Generales Corporativas para Implantar un Sistema de Archivo Electrónico de Documentos (Sistema de Imágenes), vigente. La Autoridad retiene aquellos documentos, que por disposiciones de ley se requiera, en depósitos y medios de almacenaje que cumplan con los requisitos ambientales y de seguridad establecidos. La Autoridad de Energía Eléctrica mantiene un sistema de archivo descentralizado por divisiones. Además, mantiene un archivo centralizado en la Oficina de Administración de Documentos, Microfilmación e Imágenes, en el cual se archivan documentos con periodos de retención prolongados o permanentes. Artículo G: Disposición de Documentos El Administrador de Documentos solicita autorización del Administrador del Programa de Administración de Documentos de la Autoridad, para la disposición y reciclaje de los documentos que han cumplido su periodo de 12 retención o han dejado de ser útiles. La disposición se realiza de acuerdo con el Manual de Conservación y Disposición de Documentos de la AEE. Actualmente contamos con los siguientes procedimientos para la disposición de documentos: Confección del Inventario y Plan de Retención Traslado de Documentos Inactivos al Centro de Documentos Microfilmación o Digitalización de Documentos que hayan cumplido su periodo de retención, que no tienen valor y se haya autorizado su disposición Conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 5, del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, se nombró un Administrador para el Programa y un Administrador de Documentos. Esta Ley establece un programa de administración de documentos mediante el cual se define la Política de Retención, Conservación (sistema de archivos), Preservación (documentos de valor histórico) y Disposición de Documentos de la Autoridad. Además, responsabiliza al Director Ejecutivo, o cualquier representante autorizado, y al Administrador de Documentos, por cualquier violación a la Ley, disponiendo que toda persona que la viole, está sujeta a las disposiciones de los Artículos 204, 205 y 206 del Código Penal de Puerto Rico (Ley Núm. 5 del 22 de julio de 1974, según enmendada). El Manual de Conservación y Disposición de Documentos contiene una recopilación de los documentos que requieren conservarse en la Autoridad, conforme al Programa de Administración de Documentos y las leyes que lo rigen. En el mismo se indica el periodo de retención del documento en el archivo activo e inactivo, el término de disposición y si se microfilma o se digitaliza. Los tiempos de retención son fijados por leyes estatales y federales, además de reglamentaciones. También indica qué documentos se conservan en los archivos por división, o en el centro de documentos de cada área. Artículo H: Periodos de Retención La Oficina de ADMI, con la aprobación del Administrador del Programa, elabora y mantiene actualizado un plan de retención de documentos en 13 términos de contenido, volumen, espacio y equipo. Se identifican y describen claramente las series documentales contenidas en el mismo. También se identifican los documentos que no son permanentes.