RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

8.1 Principios La Administración desarrollará un programa para reclutar y seleccionar el personal más idóneo, basado en el principio de mérito de modo que todo empleado sea seleccionado a base de su educación, experiencia, aptitud, conocimientos y otros requisitos bonafide que a juicio de la Administración determinen la capacidad del candidato. Esto sin discrimen por razones de 25 raza, color, sexo, nacimiento, edad, origen, condición social, ideas políticas o religiosas, ni incapacidad física 0 mental. 8.2 - - Proceso de Empleo El proceso de empleo, orientado a garantizar igualdad de oportunidad para competir y trato justo a los solicitantes, comprenderá los siguientes aspectos: (a) Reclutamiento (b) Solicitud de Empleo (c) Examen, Competencia o Evaluación de Candidatos (d) Investigación de Datos Personales (e) Certificación de Candidatos (f) Entrevista de Selección (g) Nombramiento (h) Período Probatorio 8.2A Reclutamiento A fin de atraer el personal más capacitado para empleo, se preparará un programa de reclutamiento, tomando en consideración los cambios en el mercado de empleo, las necesidades de personal y el estudio de los recursos humanos disponibles. 26 8.2B Normas de Reclutamiento Se establecerán normas de reclutamiento para cada clase de puesto. Las mismas indicarán el tipo de reclutamiento, requisitos mínimos basados en las cualificaciones establecidas en las especificaciones de clases, naturaleza del examen a ofrecerse y tipo de competencia, clase de registro a establecerse, forma de certificación de elegibles y duración del período probatorio. 8.2 C Contratación de Familiares La contratación de familiares no está prohibida, según lo establece la Ley Núm. 116 del 26 de diciembre de 1991. Sin embargo, se seguirán las disposiciones de la Orden Ejecutiva Núm. OE-1997-01 del 3 de enero de 1997, que establece la política pública sobre nepotismo. Se han establecido ciertas restricciones para prevenir problemas de seguridad, supervisión y moral. Además, no se colocará a dichos familiares en puntos donde tengan que trabajar con o tener acceso a información importante sobre otro pariente cercano, sobre todo si existe o parece existir un conflicto de intereses. 8.2 D Divulgación Se utilizarán distintos medios para divulgar las oportunidades de empleo, tales como: (a) Anuncios en la prensa (b) Tablones de edicto 27 (c) Contactos con fuentes de reclutamiento (d) Otros medios apropiados, tales como: organizaciones profesionales y educativas. Los avisos de oportunidades de empleo deberán contener la siguiente información: título de la clase de puesto, naturaleza del trabajo, requisitos mínimos, escala de sueldos, tipo de examen y plazo para radicar solicitudes y beneficios marginales. 8.2E Buzón de Sugerencias Con el propósito de mejorar la calidad y la eficiencia en la Agencia, todo empleado puede hacer sus sugerencias por escrito a su supervisor o al Director de Personal mediante un buzón de sugerencias. Las sugerencias deberán ser detalladas para que el sistema o procedimiento pueda ser adecuadamente evaluado. 8.2F - Expediente de Personal Los acontecimientos más importantes en la historia de cada empleado que trabaje para la Administración se registrarán en su expediente, custodiado y mantenido por el Departamento de Personal. Evaluaciones periódicas de su trabajo, cambios de categoría laboral, menciones favorables, advertencias sobre acciones correctivas y un expediente educativo constituyen los datos que se archivan en su expediente personal. El empleado puede examinar su 28 expediente personal, siempre y cuando esté presente el custodio oficial de los expedientes de personal 0 el representante autorizado por el Director Ejecutivo de la Administración. El empleado es responsable de comunicar al Departamento de Personal los cambios de dirección, número de teléfono, y/o cambios de estado civil (nacimiento, casamientos, fallecimientos, divorcios, separaciones legales, etc.), dado que estos cambios pueden afectar su estado legal en cuestiones de impuestos y seguros colectivos. Esta responsabilidad es aplicable también a los empleados temporalmente despedidos o con licencias. 8.3 Solicitud de Empleo A todo candidato a empleo se le requerirá que radique una Solicitud de Empleo. Dicha solicitud será evaluada para determinar si el candidato reúne los requisitos mínimos establecidos para el puesto que solicita. 8.3A Rechazo de Solicitud de Empleo 0 de Examen 1. El Director de Recursos Humanos podrá rechazar solicitudes de empleo y denegar o cancelar el examen a cualquier solicitante por cualquiera de las siguientes razones: (a) Que el solicitante no reúna los requisitos mínimos que se establecen para el puesto para el cual se ofrece el examen. (b) Que el solicitante esté impedido física o mentalmente para ejercer las funciones del puesto. Se deberá documentar las 29 funciones específicas que el solicitante no puede realizar, la manera en que la incapacidad le hace imposible realizar las tareas, el porqué se le hace imposible realizar las tareas y porqué el acomodo razonable es imposible o si le causará al patrono una opresión desmedida "undue hardship" (c) Que se determine que el solicitante presentó testimonio falso en la solicitud de empleo o cometió o intentó cometer fraude con su solicitud o en el examen. (d) Que el solicitante haya incurrido en conducta deshonrosa. (e) Que se verifique que el solicitante fue destituído de algún cargo público o separado de algún empleo por negligencia en el desempeño de sus deberes o por conducta inmoral. (f) Que el solicitante tenga récord criminal de un delito grave o menos grave que conlleve depravación moral. (g) Que se determine que el solicitante es adicto a drogas o al uso habitual o excesivo de bebidas alcohólicas. Los últimos cuatro (4) incisos no aplicarán cuando el candidato haya sido rehabilitado o esté en un programa de rehabilitación, según las disposiciones legales existentes en Puerto Rico. 30 2. En caso de que se rechace una solicitud o se niegue 0 cancele un examen por cualquiera de las razones antes mencionadas, la persona afectada será notificada por escrito de la decisión tomada y la razón que la motivó. 8.4- Examen, Competencia 0 Evaluación de Candidatos Se implantará un programa de exámenes de libre competencia o evaluación para establecer registros de elegibles, de conformidad con las necesidades de la Administración. Se incluirán pruebas escritas, de ejecución, orales, sin comparecencia, físicas, una combinación de éstas u otras. 8.4A Preparación de Exámenes En la preparación de exámenes se podrá solicitar la colaboración del personal de la Administración y cuando se considere conveniente, la cooperación de otras agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y entidades particulares. 8.4B Administración de Exámenes Todo solicitante que reúna los requisitos mínimos establecidos podrá tomar los exámenes y se le garantizará igualdad de condiciones. 8.4C Corrección de Exámenes Para cada examen se establecerá una nota de pase flexible tomando en consideración factores tales como la validez de la prueba y la dificultad de 31 reclutamiento. En ningún momento la nota de pase será menos del mínimo que se requiere en conocimientos, habilidades, destrezas para desempeñar el puesto. 8.4D - Notificación a los Examinados Se notificará por escrito la nota obtenida a todo concurrente al examen indicándole si lo aprobó 0 no. 8.4E Verificación de la Nota Se concederá al examinado un período máximo de treinta (30) días a partir de la fecha de correo en que se envió la notificación, para que verifique la nota obtenida, si así lo desea. Si como resultado de la revisión del examen se alterara la puntuación y/o turno del candidato, se hará el ajuste correspondiente, pero no se afectará ningún nombramiento efectuado. 8.4F Período de Espera para Tomar Exámenes Nuevamente Todo aspirante a un puesto a ser cubierto mediante certificación de un registro y que resulte inelegible en un examen, podrá volver a tomar el mismo cuando éste sea ofrecido por la Administración, siempre y cuando haya transcurrido un período mayor de seis (6) meses desde la última fecha en que lo tomó. 32 8.5 Establecimiento de Registros de Elegibles Se establecerá un registro de elegibles en orden descendente de notas con el nombre de las personas que hayan aprobado el examen. 8.5A Preferencia de Veteranos Aquellos veteranos que resulten elegibles en un examen se les acreditará en dicho examen cinco (5) puntos adicionales sobre la calificación final, de acuerdo con la Carta de Derechos del Veterano Puertorriqueño (Ley 13 del 2 de octubre de 1980). 8.5B Registro de Elegibles (1) Se establecerán los siguientes tipos de registro. (a) Registro de Ingreso Significará una lista de candidatos que mediante libre competencia han demostrado idoneidad y capacidad para nombramiento a puestos de una clase determinada. (b) Registro de Ascenso- Significará el registro que se establezca mediante exámenes en los que participarán empleados regulares de la Administración con el propósito de ascenso, si cualifican para ocupar puestos en un nivel superior al que ocupan. (c) Registro Combinado - Significará aquel registro que se establezca como resultado de una competencia en que participen empleados de la Administración y otros candidatos. 33 8.5C Vigencia de los Registros (1) La duración de los registros de elegibles dependerá de su utilidad y adecuación para satisfacer las necesidades del servicio. Los registros podrán cancelarse en circunstancias como las siguientes: (a) Cuando se considere que se debe atraer nuevos candidatos introduciendo nueva competencia o requisitos diferentes; (b) Cuando se ha eliminado la clase de puesto para la cual se estableció el registro; (c) Cuando se haya determinado la existencia de algún tipo de fraude general antes 0 durante la administración de los exámenes. (2) Se notificará a los elegibles cuando los registros se cancelen 0 cumplan su vigencia. (3) El nombramiento de una persona para ocupar un puesto temporero no eliminará su nombre de los registros de elegibles en los que figurase. 8.5D Cancelación de Registros El Director de Recursos Humanos podrá cancelar registros cuando considere que éstos no responden a las necesidades del servicio de la Administración. Las personas afectadas serán notificadas por escrito y podrán tomar exámenes para otras clases de puestos, si reúnen los requisitos mínimos. 34 8.5E Eliminación de Nombres de los Registros Un elegible podrá ser eliminado del registro por cualquiera de las siguientes causas: (a) Nombramiento del elegible para un puesto permanente mediante certificación del registro. (b) Declinación de nombramiento bajo las condiciones previamente estipuladas y aceptadas por el elegible. (c) Petición del candidato para que se elimine su nombre del registro hasta que solicite reingreso. (d) Conducta deshonrosa e inmoral. (e) Uso habitual de drogas y/o intoxicantes. (f) Testimonio falso en la solicitud de empleo o fraude en el examen. (g) Destitución del servicio público (h) Notificación del correo de que el candidato no ha sido localizado. (i) Falla en contestar dentro del tiempo especificado el aviso de certificación de la Administración o que no concurra al trabajo dentro de los próximos cinco (5) días de su nombramiento sin haber causa justificada. 35 (j) Cualquier otra causa justificada. Los incisos g, h, i y j no se aplicarán en los casos en que el candidato haya sido habilitado de acuerdo con la legislación vigente. 8.5F Notificación A todo candidato cuyo nombre se elimine de un registro de elegibles se le enviará notificación escrita al efecto. 8.5G Reposición en Registros Cualquier candidato que fuese eliminado de un registro de elegibles podrá solicitar su reposición siempre y cuando presente evidencia y causa justificada por escrito. 8.5H - Reingreso a los Registros de Elegibles Las personas que hubiesen trabajado un mínimo de dos (2) años con la Administración como empleados regulares podrán reingresar al registro de la clase de puestos que desempeñaban con carácter permanente con anterioridad a su separación o a registros equivalentes. El reingreso estará sujeto a lo siguiente: (a) Que no haya transcurrido más de un año desde la fecha de su separación hasta la fecha en que solicita reingreso. 36 (b) Que la separación no haya sido por destitución, conducta inapropiada o por violación de las normas establecidas por las leyes, reglamentos y reglas que gobiernan el funcionamiento de la Administración. (c) Una vez que la persona es incorporada al Registro de Reingreso su elegibilidad durará hasta que el registro caduque. (d) El orden de los nombres en el Registro de Reingreso se establecerá a base de la fecha en que se reciba la solicitud de reingreso por escrito. Aquellas personas que fueron separadas de sus puestos por cesantías tendrán prioridad sobre las demás. 8.6 Investigación de Datos Personales Antes de certificarse un candidato, se verificarán todos los datos personales para asegurar que esté física, mental y moralmente capacitado para el empleo. La investigación cubrirá además, referencia de empleos anteriores y el récord de buena conducta. 8.7 Certificación de Candidatos (a) Todos los puestos vacantes serán cubiertos por certificaciones de candidatos de los registros de elegibles, excepto los puestos de confianza. 37 (b) Se certificarán diez (10) candidatos, que serán los primeros diez (10) que al momento de la necesidad / solicitud aparezcan en el registro. (c) Se podrán certificar de los registros de elegibles candidatos para puestos temporeros y los nombres de éstos permanecerán activos en los registros. 8.7A Adiciones a la Certificación de Elegibles El supervisor podrá solicitar adiciones de candidatos a la Certificación de Elegibles (a) cuando uno o más de los candidatos no comparezcan a entrevista o declinen o, (b) cuando no se recomiende a ninguno de los candidatos certificados o han comparecido los 10, debe existir una amplia justificación para adicionar otros candidatos. En este último caso, deberá presentar razones justificadas para tal acción. 8.7B- Examen Médico Todo candidato o empleado regular deberá hacerse un examen médico antes de ser nombrado. El médico debe certificar que el empleado está física y mentalmente capacitado para realizar las tareas esenciales del puesto. Dicha certificación tiene que contener los elementos esenciales de las disposiciones de la Ley Pública 101336, "Americans with Disability Act" (ADA) del 26 de julio de 1990. La Administración puede condicionar la oferta de empleo basado en los resultados del examen médico. 38 Se administrarán pruebas para la detección de sustancias controladas a todos los candidatos a puestos de confianza y regulares que sean preseleccionados para ocupar puestos en la Administración, como parte de una evaluación médica general, a fin de determinar que están física y mentalmente capacitados para desempeñar las funciones de dichos puestos. 8.7C Juramento de Fidelidad Toda persona a quien se extienda nombramiento para ingreso al servicio público en la Administración, deberá presentar como requisito de empleo el Juramento de Fidelidad y Toma de Posesión, requerido por la Ley Núm. 14 del 24 de julio de 1952. 8.8 Período de Trabajo Probatorio (1) Los empleados nombrados estarán sujetos a un período de prueba. Este es el último y más importante paso en el proceso de empleo. (2) Durante este período el supervisor adiestrará, observará y orientará al empleado y hará informes periódicos de su progreso; además de una evaluación final que certifique que el empleado aprobó dicho período. (3) Hasta donde sea posible el período de trabajo probatorio abarcará un ciclo completo de los deberes y responsabilidades del puesto. 39 (4) La duración del período probatorio para cada clase de puesto no será menor de tres (3) meses ni mayor de un (1) año, según establecido en las especificaciones de clase. (5) Si durante este período probatorio se determinase que el empleado no realiza trabajo satisfactorio o no se ajusta a las condiciones del empleo, se podrá separar del puesto. (6) A los empleados que completen el período probatorio satisfactoriamente se les extenderá un nombramiento como empleado regular. (7) La duración del período probatorio de cualquier empleado no será prorrogable. (8) Si el empleado se destituye en el período probatorio se le garantizará el derecho a una vista administrativa. 8.9 Sistema de Evaluación El Reglamento de Personal de la Administración está basado en el principio de mérito. A tales fines, la Administración desarrolla y establece, a través del Manual de Procedimiento de Evaluación de Ejecución, el sistema de evaluación. 40 La evaluación de ejecución de los empleados de la Administración de Seguros de Salud de Puerto Rico, está encaminada hacia los siguientes objetivos principales: 1. Promover el desarrollo del personal hacia el nivel de excelencia más alto en el desempeño de sus funciones a tenor con las metas y objetivos de la institución. 2. Proveer a la Administración información periódica y confiable acerca de la ejecución del personal que puede servir como uno de los criterios a utilizarse en la toma de decisiones para las diferentes transacciones de personal. El sistema de evaluación podrá contribuir al logro de una serie de objetivos secundarios que también son importantes para la gerencia y los empleados de la Administración. 1. Fomentar en los empleados el deseo de superación y el orgullo se ser servidores públicos, encaminando y guiando sus esfuerzos hacia el logro de su potencial profesional. 2. Identificar el potencial de desarrollo en los empleados y las áreas de su ejecución que pueden mejorarse. 41 3. Orientar a los empleados mediante planes de acción individuales, para que superen sus debilidades y canalicen efectivamente sus fortalezas. 4. Proveer oportunidades de comunicación positiva y productiva entre supervisor y empleado. 5. Contribuir al desarrollo de técnicas de supervisión para aumentar los niveles de productividad, eficiencia y calidad en el trabajo. El sistema de evaluación estará contenido en un manual actualizado, el cual se utilizará como instrumento guía para el logro de los objetivos antes indicados. 8.10 Nombramientos Transitorios En todo puesto creado por término fijo, el nombramiento será de carácter transitorio. Serán igualmente transitorios los nombramientos en puestos permanentes en las siguientes circunstancias: 1. Cuando el incumbente del puesto se encuentre disfrutando de licencia sin sueldo. 2. Cuando exista una necesidad en la prestación de servicios que haga imposible o inconveniente la certificación de candidatos de un registro de elegibles, en cuyo caso el nombramiento no excederá de doce (12) meses. 42 3. Cuando el incumbente del puesto haya sido suspendido de empleo y sueldo por determinado tiempo. 4. Cuando el incumbente del puesto pase a ocupar otro puesto mediante nombramiento transitorio, y con derecho a regresar a su anterior puesto.