ADIESTRAMIENTO

ADIESTRAMIENTO DE CORTA DURACIÓN Y PAGO DE MATRICULA I. PROPÓSITO Fijar las normas que regirán las actividades relacionadas con el programa de adiestramiento de la Administración para mejoramiento de sus funcionarios y empleados. II. NORMA GENERAL La responsabilidad para reclutar y retener el personal más idóneo en la Administración requiere el desarrollo de un programa de adiestramiento que permita el desarrollo máximo de los recursos humanos para mantener en los empleados los niveles de desarrollo profesional, educacional y tecnológico. III. APLICACIÓN Las reglas establecidas en este procedimiento, salvo donde se disponga lo contrario, se aplicarán a todos los empleados regulares, de confianza y probatorios de la Administración. 43 IV. ADMINISTRACIÓN El Director de Personal y Administración, por delegación del Director Ejecutivo, será responsable de la administración de este procedimiento y asesorará al Director Ejecutivo y demás supervisores en relación al alcance del mismo. V. PAGO DE MATRICULA A. Normas para otorgar los pagos de matrícula 1. Que permita el desarrollo máximo de los recursos humanos para mantener en los empleados los niveles de desarrollo profesional, educación y tecnológico. 2. Que la materia a estudiarse esté estrechamente relacionada con los deberes y responsabilidades del puesto que ocupa el empleado. 3. La necesidad de capacitación y desarrollo del empleado, que redunde en beneficio del logro de los objetivos del servicio que brinda a la Administración. 4. El empleado debe estar admitido en la universidad, colegio, 0 institución que envuelva un grado académico. 5. El estatus del empleado debe ser probatorio, de confianza o regular (incluidos en el servicio de carrera). 44 6. El centro de estudios (universidad, colegio, escuela 0 institución) debe estar oficialmente reconocido por el Estado Libre Asociado de Puerto Rico. B. Procedimiento para procesar la solicitud para el pago de matrícula Conforme a las disposiciones de la reglamentación vigente se requiere que el empleado envíe la Solicitud de Pago de Matrícula, según las normas y necesidades de la Administración. El procedimiento que se realiza en la Administración para que un empleado pueda participar del servicio de pago de matrícula, conlleva los siguientes procesos: (1) El empleado dirige un memorando al Director de Recursos Humanos, por conducto del Director de su área, indicando el interés en acogerse al beneficio de pago de matrícula. Debe indicar el nombre de la institución en la cual se propone realizar sus estudios y el programa en el que está matriculado. (2) Entregar al Director de su área lo siguiente: a. Memorando redactado por el empleado. b. Solicitud de pago de matrícula completada. C. Copia de la pre-matrícula o matrícula oficial. d. Documento que indique costo por crédito. 45 e. Copia del programa de estudios o currículo que indique número de créditos para graduarse. f. Transcripción de Créditos (Grado más alto) (3) Cada solicitud debe estar acompañada por una carta explicativa, a través del Director, justificando la necesidad de otorgar el pago de matrícula. a. El Director del empleado podrá, si el memorando del solicitante cumple con lo requerido en este procedimiento, iniciarla o recomendar el mismo. (4) El Director del área donde trabaja el empleado envía a la Directoría de Recursos Humanos su endoso al memorando del empleado junto con los demás anejos. (5) Una vez se cumpla con todos los requisitos anteriores y la Administración este provista de fondos para el Programa, el Director de Recursos Humanos, podrá considerarla meritoria y recomendar la solicitud de pago de matrícula. Recomendada la solicitud por la Directoría de Recursos Humanos, estos procederán a confirmar con la institución universitaria la fecha de comienzo y demás detalles relacionados, como certificar los créditos y los cursos con sus respectivos costos. Simultáneamente la Directoría de Recursos 46 Humanos cumplementará la autorización de matrícula, con copia para la firma del Director Ejecutivo. (6) La Directoría de Recursos Humanos envía copia de la autorización de matrícula a la Directoría de Presupuesto y Planificación para que certifique y registre la obligación de fondos por este concepto en sus archivos. (7) Se le notificará al empleado la aprobación de la solicitud de pago de matrícula y se le indicará que, al finalizar el período de estudios deberá presentar evidencia del pago efectuado y las notas obtenidas. La Directoría de Finanzas tramitará al empleado el reembolso de la cantidad invertida por concepto de costo por créditos aprobados en la solicitud. El reembolso se hará según la nota, veamos: A o B: el reembolso será de 100% C : el reembolso será de 50% D o F : no habrá reembolso (8) La Directoría de Recursos Humanos será responsable de mantener un expediente completo para cada empleado que se le otorgue el pago de matrícula, que incluya copia de todos los documentos reglamentarios y necesarios para este programa. 47 C. Disposiciones generales a seguir al otorgar el pago de matrícula I. El pago de matrícula se utilizará como un recurso para el mejoramiento de conocimientos y destrezas requeridas a los empleados para el desempeño de sus funciones, así como para su crecimiento en el servicio público. II. El pago de matrícula se aplicará a estudios académicos de nivel universitario que se llevan a cabo en Puerto Rico, en instituciones oficialmente reconocidas por el Estado Libre Asociado. III. Se podrá autorizar hasta un máximo de seis (6) créditos a un empleado durante un semestre escolar o sesión de verano en un año académico. En casos meritorios el Director Ejecutivo podrá autorizar un número mayor de créditos, cuando así lo soliciten y cumplan con las normas de otorgación de pago de matrícula. IV. La Directoría de Recursos Humanos, establecerá las prioridades de la Adminstración con respecto a los pagos de matrícula. Al establecer las prioridades se tomarán en consideración, entre otros, uno o más de los siguientes criterios: a. La necesidad que la Administración tenga de preparar personal en determinadas materias para poder prestar un mejor 48 servicio, 0 mejorar la eficiencia del personal en nuevas destrezas. b. Que sean cursos o asignaturas conducentes al grado de bachillerato en campos relacionados con los deberes y responsabilidades del puesto que ocupa el empleado. C. Que sean cursos o asignaturas conducentes al grado de bachillerato en campos relacionados con su área de trabajo. d. Que sean cursos o asignaturas a nivel postgraduado en campos relacionados con su área de trabajo. e. Que sean cursos preparatorios para permitir al personal asumir nuevos deberes y responsabilidades. D. Reembolso de pago de matrícula Los empleados acogidos a los beneficios del pago de matrícula que cancelen, se den de baja o fracasen en sus estudios, se verán obligados a reembolsar a la Administración la cantidad invertida. Deberán presentar una carta explicativa acompañada de un giro o cheque certificado a favor de la Administración. No obstante, el Director Ejecutivo podrá eximir a un empleado de cumplir con dicha disposición cuando medien razones justificadas; las cuales el empleado deberá someterla por escrito. 49 Los empleados estarán obligados a trabajar por cada mil dólares ($1,000) pagados por la Administración un término no menor de cuatro (4) meses. En caso de que el empleado decida irse antes de los cuatro (4) meses tendrá que devolver a la Administración un cincuenta porciento (50%) del costo pagado por la Administración. El mínimo que deberá trabajar un empleado luego de pagado estudios en exceso de mil dólares ($1,000.00) es de un período de seis (6) meses. El empleado que no complete este término tendrá que devolver el cincuenta porciento (50%) del costo pagado. E. Denegación de solicitudes 1. No se autorizará el pago de matrícula a empleados: a. Cuyo índice académico general en cursos anteriores bajo el Programa Matrícula, sea inferior a 2.0 en estudios a nivel de bachillerato, o de 3.0 en estudios postgraduados. b. Que soliciten cursos sin créditos académicos. C. Que se hayan dado de baja anteriormente, bajo ese programa, sin debida justificación y sin reembolsar el costo de la matrícula a la Administración. Exceptuando las siguientes situaciones: empleados llamados al servicio, funcionarios requeridos a viajar en asuntos oficiales, 0 ausentes de su trabajo y estudios por motivo de enfermedad, o por desastres naturales o accidentales. 50 F. Pagos que se Autorizan La autorización de pagos de matrícula sólo incluye los costos por crédito académico. Las cuotas y los gastos incidentales correrán por cuenta de los empleados. G. Informe de progreso académico Será responsabilidad de cada empleado a quien se le conceda el pago de matrícula, someter a la Administración evidencia de las calificaciones obtenidas inmediatamente después de recibir las mismas. De no ser así, el empleado quedará excluido de optar nuevamente para este beneficio. En casos que lo ameriten, la Administración solicitará de los centros de estudios una relación de las calificaciones obtenidas por los empleados cuya matrícula haya sido sufragada mediante este programa. H. Otras disposiciones importantes a considerar 1. Al momento de evaluar la solicitud de pago de matrícula se tomará en consideración además: el expediente de personal del empleado considerando las medidas disciplinarias que se hayan tomado, el ausentismo, los mejoramientos económicos concedidos y reconocimientos, entre otros. 51 2. Las personas que soliciten este beneficio, optarán por seis (6) créditos académicos por semestre o doce (12) créditos al año para nivel de bachillerato. 3. Las personas que soliciten a nivel de estudios postgraduados se podrán autorizar hasta nueve (9) créditos al año. 4. Igualmente, se tomará en consideración que el solicitante no esté recibiendo otros incentivos económicos para estudios. 5. Las solicitudes para obtener este beneficio deberán recibirse con un mínimo de quince (15) días laborables de anticipación. J. Serán inelegibles para obtener los beneficios del programa los siguientes empleados: 1. Los empleados transitorios, temporeros o por contrato. 2. Los que no cumplan con la presentación de las calificaciones inmediatamente después que las reciban. 3. Aquellos que cancelen cursos previamente aprobados bajo este programa sin la debida justificación de acuerdo al procedimiento establecido. 4. Las personas que no cumplan con las disposiciones de reembolso luego de darse de baja o por obtener calificaciones deficientes. 52 VI. ADIESTRAMIENTO DE CORTA DURACION Los adiestramientos de corta duración dirigidos a satisfacer necesidades generales especificas. La Administración, efectuará actividades de adiestramiento y desarrollo que respondan a estas necesidades. A- Duración y Propósito Los adiestramientos de corta duración se concederán a los empleados por un término no mayor de tres (3) meses con el propósito de recibir adiestramiento general, técnico y especializado que les preparen para mejor desempeño de las funciones correspondientes a sus puestos. B- Cubierta de los adiestramientos de corta duración Cuando a un empleado se le autorice un adiestramiento de corta duración se le concederá licencia con sueldo. Además, se le podrá autorizar el pago de dietas, gastos de viaje, y cuando fuere necesario, cualquier otro gasto. C- Viajes al exterior El Director Ejecutivo tendrá la facultad para autorizar a los empleados a realizar viajes al exterior con el fin de participar en actividades de adiestramiento, con sujeción a las normas y trámites que rigen los viajes de empleados públicos al exterior, y a lo siguiente: Dentro del término de quince 53 (15) días a partir de su regreso del centro de adiestramiento, el empleado someterá a la Directoría de Finanzas, por conducto de su Director, un informe completo sobre los gastos en que incurrió. Además, someterá un informe narrativo sobre sus actividades de adiestramiento conforme a las normas y procedimiento de Administración.