Regl. 6397, art. 11
REGISTROS.
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Cite as Reglamento Núm. 6397, Art. 11
(A) Todo Fiduciario mantendrá un expediente individual de cada
Beneficiario desde la fecha de apertura de la Cuenta de Aportación
Educativa, hasta cinco (5) años luego del cierre O liquidación de la
misma. Dicho expediente individual contendrá el Contrato de
Adopción, la Divulgación y aquellos documentos que requiera el
Secretario de Hacienda en los casos contemplados en la Sección
1172 (a) (7) del Código para la devolución o transferencia de fondos
por las causas allí enumeradas. En el caso de los demás documentos
relativos a una Cuenta de Aportación Educativa, los mismos deberán
retenerse por un período no menor de cinco (5) años a partir de la
fecha de la transacción que se documenta.
(B) El Fiduciario será responsable ante la Oficina del Comisionado
cuando contrate a un tercero para realizar funciones del
Fideicomiso. Será responsabilidad del Fiduciario, salvo mediar
causa justificada, mantener disponibles para examen de la Oficina
del Comisionado todos los libros, registros, entradas contables,
documentos y todo lo relacionado con la labor realizada por el
tercero de manera tal que se demuestre a satisfacción del
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Comisionado que se ha cumplido con los requisitos de inversión y
otros aspectos del Fideicomiso establecidos a tenor con lo dispuesto
por el Código y este Reglamento.
(C) Además, el Fiduciario mantendrá, salvo mediar causa justificada,
información demostrativa de la prudencia de su juicio en la
selección de la inversión de los fondos del Fideicomiso o, en los
casos aplicables, de la selección y seguimiento del asesor de
inversiones ("investment advisor") y/o administrador de inversiones
("money manager"). Mantendrá, además, un análisis de la forma en
que se determinó el interés propietario de cada Beneficiario en los
activos del Fideicomiso.
(D) El Fiduciario mantendrá para inspección y examen de la Oficina del
Comisionado un duplicado, el cual podrá ser en cinta magnética u
otro medio similar, de las declaraciones informativas requeridas por
el Departamento de Hacienda a los Fideicomisos de Cuentas de
Aportación Educativa.
(E) El Fiduciario mantendrá para inspección y examen de la Oficina del
Comisionado toda información relacionada con los costos y gastos del
Fideicomiso.