Someter a la Unidad de Donativos Legislativos en la División de

Finanzas, lo siguiente: a. Copia del Certificado de Incorporación del Departamento de Estado con el número de registro, como una sin fines pecuniarios. b. Nombre, dirección y teléfono del Agente Fiscal del donativo. (Este no podrá ser el Presidente ni el Administrador de la Organización). La entidad designará un agente que será responsable de recibir, contabilizar y hacer los desembolsos de dinero, así como guardar los comprobantes y documentos fiscales relacionados. C. La entidad receptora se compromete en firmar un contrato con el / Departamento antes de comenzar el proyecto, dentro de los veinticinco 4 (25) días laborables a la fecha de envío de la notificación oficial de fondos aprobados. Se recomienda concertar cita con la Unidad de Donativos Legislativos para este propósito. d. Cuando los fondos se utilicen en su totalidad durante el primer semestre del año fiscal, se le requerirá un informe semestral el cual se considerará final. Este incluirá los aspectos programáticos del proyecto, así como el detalle del uso específico de todos los recursos utilizados para llevar a cabo la actividad. e. Cuando el uso de los fondos se extienda hasta el segundo semestre del año se entregará un segundo informe semestral, éste incluirá la información solicitada en el inciso anterior. Este se considerará como Informe Final del proyecto. f. Para el Departamento poder cumplir con la responsabilidad de supervisar que la entidad receptora utilice los fondos del donativo únicamente para sufragar los gastos necesarios de las actividades o funciones para los cuales se les asignó (Artículo 12 de la Ley 258 de 29 de diciembre de 1995) hará el desembolso del donativo de la siguiente forma: Un primer pago del ochenta por ciento (80%) del donativo y un segundo pago del veinte por ciento (20%) cuando la entidad someta los informes finales, que incluya los informes de gastos debidamente evidenciados con cheques cancelados o debidamente certificados por un Contador Público Autorizado. 5 g. La entidad receptora mantendrá en un banco una cuenta de cheques, separada de cualquier otra que tenga la entidad. Se requieren por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta, y deberán notificar al Departamento, a la Comisión de Hacienda de la Cámara de Representantes y a la Comisión de Hacienda del Senado de Puerto Rico, el nombre, dirección y la firma de estas personas. h. Los depósitos deberán ser enumerados correlativamente y deberán comenzar como prefijo el año fiscal (Ej. 96-97). i. Deberán llevar un sistema de contabilidad según las normas de contabilidad generalmente aceptadas. j. Todos los desembolsos se harán mediante cheques y para el pago de gastos directamente relacionados con los fines para los cuales se les asignó el donativo. k. No podrán girarse cheques al portador nit se efectuarán pagos en efectivo con cargo al donativo. 1. Mantendrán un expediente separado de todos los documentos de pagos realizados de las cuentas de donativos (facturas, cheques, comprobantes, ordenes de compra, pago de honorarios y servicios, nóminas, actas, cualquier otro documento relacionado con el donativo) durante un término de cinco (5) años. m. Petición de Fondos Toda entidad que se propone utilizar fondos asignados a través del Departamento, deberá someter a este Departamento 6 copia de la propuesta sometida por tal entidad a la Legislatura de Puerto Rico, la cual deberá contener entre otra información lo siguiente: 1. En los casos de entidades que lleven un año o más operando deberá incluirse una descripción de la labor realizada durante el año anterior, donde se incluyan los recursos humanos utilizados para el desarrollo de los objetivos de la entidad, los recursos fiscales que permitieron realizar la misma y la procedencia de éstos. 2. Estado Financiero En aquellos casos cuya asignación legislativa sea igual o mayor de veinticinco mil dólares ($25,000.00), deberá ser certificado por un Contador Público Autorizado. El estado financiero deberá reflejar el resultado de las operaciones fiscales por origen de recursos. n. Expedientes a mantenerse La División de Finanzas (o agente fiscal que se asigne) del Departamento deberá mantener un expediente de cada entidad que utilice fondos asignados por la Legislatura de Puerto Rico bajo la mencionada Resolución Conjunta. Dicho expediente deberá contener, entre otra información, lo siguiente: 1. Plan de Trabajo y Solicitud de Fondos para el año fiscal vigente. 2. Copia de la autorización de fondos. 3. Informe del funcionario del Departamento que efectuó el / examen o intervención, el cual deberá incluir: 7 a. Resultado de la labor realizada. b. Determinación respecto a si la entidad intervenida cumplió con sus objetivos y con la utilización de fondos descritos en la propuesta, a base del examen realizado. ñ. Autorización y Asignación del Donativo - No más tarde del 15 de marzo de cada año el Departamento deberá radicar en la Oficina de la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos, un informe sobre los Donativos Legislativos bajo su responsabilidad administrativa. Este informe especificará, entre otros aspectos, lo siguiente: 1. La fecha de entrega de cada Donativo Legislativo. 2. Si las entidades receptoras los han utilizado para cubrir gastos necesarios de las actividades o funciones públicas para las cuales se otorgaron. 3. Si han cumplido con los reglamentos de administración del donativo y cualquier otra información que la agencia designada estime necesaria o concurrente, o que le sea requerida por la Asamblea Legislativa. En caso de que cualquier entidad receptora haya renunciado en todo o en parte al Donativo, el Departamento señalará la forma, fecha y persona a la que se notificó que los fondos del Donativo Legislativo: 1. Estaban disponibles para entregarse al funcionario de la agencia designada que hizo tal notificación y las causas por 8 las cuales la entidad receptora renunció al Donativo Legislativo. En dicho informe el Departamento incluirá sus recomendaciones sobre los Donativos Legislativos que por razones de interés público deben otorgarse nuevamente por la misma cantidad. 2. Aumentarse, reducirse o no volverse a considerar, en caso de que las entidades incluidas en el informe sometan una nueva solicitud de donativo para el año fiscal siguiente al del informe.