Talleres

El Secretario o su representante autorizado podrá autorizar la contratación de talleres privados para los servicios de mantenimiento y reparación de los vehículos del Departamento que no puedan ser atendidos por sus propios talleres 0 por el Área de Transporte de la Administración de Servicios Generales. Estas contrataciones deberán efectuarse con la participación de la División de Compras y Suministros y la Unidad de Contratos y Subastas del Departamento, mediante el procedimiento de negociación múltiple o procedimiento extraordinario solicitando propuestas al mayor número posible de competidores. En los casos que se estime conveniente, en común acuerdo con el Administrador Auxiliar del Área de Transporte de la Administración de Servicios Generales, se podrá autorizar el uso de los contratos que esa Área emite de los talleres privados. La Unidad de Transportación Central establecerá las cláusulas y condiciones necesarias para estas contrataciones y de las especificaciones de servicio a 54 solicitarse y demás parámetros que sirvan a esos fines adecuadamente y que sean de entendimiento común entre todas las partes. Igualmente, esa Unidad de Transportación Central, establecerá todo el procedimiento de orden del servicio, recibo e inspección del mismo y procedimiento de pago. Se recomienda que los posibles contratistas privados cumplan con los requisitos que establece la Unidad de Contratos y Subastas del Departamento para el Registro de Licitadores. 30.1 Controles La eficacia y la economía en el mantenimiento de los vehículos, depende de que ejerza los controles adecuados a todos los niveles a fin, de que se logren los objetivos primordiales del sistema de mantenimiento. Es esencial que cada conductor y Gerente Auxiliar de Transportación cumpla con las guías de mantenimiento de los vehículos. Controles de Mantenimiento Los controles de Mantenimiento estarán basados en lo siguiente: a. Vida útil de los servicios b. Itinerario balanceado de los trabajos enviados a los talleres de mantenimiento. c. Cumplir con las normas que el Departamento establezca en el Control de Calidad. d. Record adecuado de información necesaria 55 30.2 Talleres Privados En caso que el Departamento no pueda efectuar los servicios de mantenimiento en su propio taller, se otorgarán contratos con talleres privados que presten los servicios requeridos. 30.3 Contratos El Departamento otorgará los Servicios de Mantenimiento con talleres privados, conforme a lo establecido en el Reglamento para la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Profesionales del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales. 30.4 Cláusula de Contratos Los contratos otorgados con los talleres privados tendrán que contener entre otras las siguientes cláusulas: a- Los contratos se otorgarán por el período de un año fiscal. b- Cada servicio deberá estar debidamente identificado con un número de codificación c- El contrato deberá incluir una cláusula de relevo de responsabilidad a favor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. d- El taller deberá tener un seguro contra daños sufridos a los vehículos, cuando se encuentre en talleres o en cualquier gestión que dio motivo su reparación. e- Cuando el servicio incluya piezas, tendrá que incluir un desglose de las piezas y el costo de las piezas. 56 f- Las facturas deberán ser certificadas en original por la casa comercial o taller y el Gerente de Transportación Central 0 el Gerente Auxiliar, según aplique, y deberán incluir en la misma la garantía de labor y pieza. g- Cualesquiera otra cláusula necesaria para la perfección del mismo. 30.5 Cuándo Podrán ser Utilizados los Talleres Los servicios de los Talleres Privados podrán ser utilizados cuando las reparaciones no puedan efectuarse en el área de los talleres del Departamento. 30.6 Envío Ordenes Servicio al Taller Privado El Gerente Auxiliar de Transportación hará los arreglos con la Unidad Central de Transportación del Departamento para enviar el vehículo directamente al taller más cercano de su unidad de trabajo, asegurándose de que el vehículo enviado al taller no esté más del tiempo razonable, según lo estipule el Contrato de Servicios. El Gerente Auxiliar anotará en la bitácora del vehículo la fecha en la cual fue entregado y el mismo le dará seguimiento hasta que sea reparado. Todo vehículo que se lleve a reparar tendrá la debida Orden de Servicio para dicha reparación. 30.7 Formas de Pago de los Servicio Los talleres privados facturarán sus servicios y estos serán pagados conforme al Procedimiento de Contabilidad que establece el Departamento de Hacienda. a- No se emitirá pago alguno sobre una factura que no esté autorizada y certificada por ambas partes. Compañías que no tengan un contrato foramalizado, o facturas que excedan las cantidades pautadas según el contrato original. 57 30.8 Contenido de las facturas Las facturas que utilicen para efectuar los pagos de los servicios prestados, tendrán que incluir la siguiente información: a- Nombre de la Servidor público que utilizó el servicio b- Nombre del taller que efectuó el servicio c- Número de la licencia de mecánico, cuando proceda d- Fecha en que solicitó el servicio e- Fecha en que entregó el vehículo para el servicio f- Fecha en que se realizó el mismo g- Fecha en que se devolvió el mismo al área h- Fecha en que se acepto el servicio por el área i- Servidor público que transporta el vehículo del Departamento y vice-versa j- Desglose específico de los servicios prestados k- Costo desglosado de cada servicio por vehículo, mano de obra, tiempo y piezas 1- Costo de piezas usadas, suministradas por el taller privado y copia de la factura de las piezas m- Costo total de la factura n- Certificación por los Gerentes Auxiliares o Conductores a los efectos que el servicio era necesario y que el mismo se prestó a satisfacción. o- Informe sobre el tipo de servicio prestado: 1. Preventivo 2. Imprevisto 58 CAPITULO XIV - GERENTE DE TRANSPORTACIÓN