PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR COPIAS DE

DOCUMENTOS A. El solicitante deberá presentar una solicitud formal al Secretario del Departamento, donde identifique de una manera razonable, los documentos o expedientes que se deseen inspeccionar y/o adquirir. A-1. La Oficina de Secretaría se encargará de enviar la solicitud de copias de documentos a la División de Educación, Publicaciones y Biblioteca. 7 A-2. Un funcionario designado de la División de Educación, Publicaciones y Biblioteca completará la Solicitud Formal para Reproducción y Publicaciones. A-3. Dicho funcionario obtendrá los expedientes o documentos de las oficinas custodias y orientará al solicitante sobre los procedimientos a seguir en la obtención de copias solicitadas y procederá a referir al solicitante a la Sección de Recaudaciones para el trámite de pago de las mismas antes de entregarlas. A-4. Si el solicitante necesita que el documento 0 copia del plano se certifique, el funcionario de la División de Educación, Publicaciones y Biblioteca verificará que tengan los sellos de rentas internas (en el caso de planos) y procederá a llevar personalmente los originales y las copias a la Oficina de Secretaría. A-5. La Oficina de Secretaría verificará que sean copia fiel y exacta del original para que el(la) Director(a) de esa Oficina proceda con la certificación. A-6 Luego de estar certificada la copia, la Oficina de Secretaría informará al personal de la División de Educación, Publicaciones y Biblioteca para que recojan el documento o los documentos certificados. 8 A-7 La División de Educación, Publicaciones y Biblioteca procederá a informar al solicitante sobre la cantidad a pagar por la reproducción de copias. A-8 El solicitante procederá a efectuar su pago en la Sección de Recaudaciones de la División de Finanzas. A-9 Una vez efectuado el pago, el solicitante pasará con el recibo a la División de Educación, Publicaciones y Biblioteca para recoger las copias de los documentos. La Agencia, en cualquier solicitud de copias de documentos o expedientes deberá: 1. Responder en veinte (20) días laborables luego de recibirse dicha solicitud. 2. En caso de que la determinación sea adversa, advertir al solicitante de su derecho a reconsideración ante el Departamento dentro de los veinte (20) días del envío de la respuesta a su petición. El peticionario deberá hacer la solicitud de reconsideración por escrito ante el Secretario y ser presentada en la Oficina de Secretaría dentro del término aquí estipulado. 3. Se tomará una determinación con respecto a cualquier reconsideración por escrito dentro de los veinte (20) días laborables de haber recibido la misma. Si en la reconsideración, la denegatoria 9 a entregar los documentos o expedientes es sostenida en parte o en todo, el Departamento deberá notificar a la persona que hizo dicha solicitud e indicarle de su derecho a revisión judicial. 4. El tiempo límite dentro del cual el Departamento debe actuar, puede ser extendido siempre y cuando que estén presentes circunstancias poco usuales, de acuerdo a los siguientes criterios. a. la necesidad de buscar y reunir los documentos o expedientes solicitados en facilidades ubicadas en el campo u otros establecimientos que estén separados de la oficina donde se procesa la solicitud. b. la necesidad de buscar para reunir y apropiadamente examinar una cantidad voluminosa de documentos o expedientes distintos y separados, que son pedidos en una sola solicitud.