Liquidación de Fondos Confidenciales

7.1. La liquidación de fondos confidenciales estará sujeta a ser auditada por la Oficina del Contralor de Puerto Rico y por auditores internos y externos. Deberá prepararse de forma clara y precisa, sin que se afecte la confidencialidad de la investigación. En todo momento los gastos podrán justificarse a través de la información suministrada en los formularios. Los documentos se cumplimentarán conforme las disposiciones de la Ley Núm. 38 del 13 de julio de 1978, según enmendada y este Reglamento. 7.2. Todo agente que haya solicitado y recibido fondos confidenciales, estará obligado a preparar la correspondiente liquidación en o antes de los cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que recibió el dinero. De surgir una situación extraordinaria en el curso de la investigación que no le permita cumplir con este término, el agente, por conducto de su supervisor inmediato, Director Auxiliar o representante autorizado someterá por escrito el 12 asunto ante el Director del Negociado y el Oficial Pagador Especial para su evaluación y determinación. De no cumplir el agente con el término reglamentario o determinación del Director y Oficial Pagador Especial, se enviará un memorando requiriendo la liquidación total. Copia de este memorando será enviado al expediente que se mantiene en el área de trabajo del agente. 7.3 El agente cumplimentará en todas sus partes y firmará la Liquidación de Fondos Confidenciales (FNIE-010). Acompañará todos los documentos que justifiquen los gastos, incluyendo las facturas pagadas y los recibos. Cuando no pueda presentar dichos documentos el agente preparará la Certificación de Gastos (FNIE-009), en la cual explicará el concepto y la razón por la cual no pudieron obtenerse dichos documentos. Todos y cada uno de los documentos para la liquidación de fondos deberán ser en original, claros y legibles y deberán hacer constar la cantidad exacta de dinero, el concepto, la fecha, el nombre del comerciante, entidad o recipiente de los fondos y cualquier otro dato acreditativo del gasto. No se aceptarán documentos alterados. 13 El Negociado podrá en cualquier momento corroborar la veracidad y legitimidad de todos los documentos presentados para la liquidación de fondos confidenciales. 7.4 El dinero no utilizado deberá devolverse junto con la liquidación en el término dispuesto en el Artículo 7.2 de este Reglamento. De persistir la necesidad que dio origen a la solicitud, aún así, el dinero no utilizado deberá ser devuelto y solicitado nuevamente, bajo las mismas reglas. 7.5 Cuando se devuelva la cantidad íntegra del dinero solicitado, el procedimiento y el término para la liquidación será el mismo que establece este artículo. En estos casos el agente deberá someter al Oficial Pagador Especial, a través de su supervisor inmediato, Director Auxiliar o representante autorizado, un memorando explicando los motivos por los cuales el dinero no fue utilizado. Este documento deberá ser incluido m con la liquidación. 7.6 Antes de firmar la Liquidación de Fondos Confidenciales (FNIE- 010) será responsabilidad de los supervisores inmediatos, Directores Auxiliares y representantes autorizados, examinar 14 todos y cada uno de los documentos que acreditan la liquidación y cerciorarse de que los mismos cumplen con lo dispuesto en este Reglamento. 7.7 Una vez se haya completado la liquidación, conforme las reglas que se establecen en este artículo, será entregada personalmente a la División de Administración. Bajo ningún concepto se aceptarán liquidaciones entregadas por terceras personas. El procedimiento interno de la División de Administración relacionado con la liquidación de fondos será el siguiente: a) La División de Administración asignará un número de control a la Liquidación de Fondos Confidenciales. b) El Director Auxiliar de Administración verificará y autorizará la liquidación. c) La División de Administración dará de baja el documento en el registro de la correspondencia y lo entregará al Oficial Pagador Especial. d) El Oficial Pagador Especial tendrá la responsabilidad de examinar los documentos cuidadosamente y asegurarse de que cumplen 15 con las reglas establecidas en este Reglamento. De no ser ello así, tendrá autoridad para cuestionar la liquidación y rechazarla. En este caso deberá informar al Director Auxiliar de Administración y pedir su asesoramiento.