CONTROL DE LA BÓVEDA DE DOCUMENTOS

a- El encargado de la Bóveda de Documentos será la persona responsable de los expedientes guardados en el Area de Control 2 de Documentos. La persona encargada le responderá directamente al Director del Negociado O su representante. b- La puerta principal de entrada al Area de Control de Documentos permanecerá siempre cerrada, y ningún funcionario del Negociado tendrá acceso a la misma sin el consentimiento del encargado de la Bóveda. C- Las únicas personas autorizadas a tener la llave para entrar al Area de Control de Documentos serán el Director del Negociado y el funcionario encargado de la misma. d- El funcionario encargado del Area de Control de Documentos será responsable de cerrar las puertas de acceso al área al momento de abandonar la misma. e- Se mantendrá un libro para el registro del movimiento de expedientes del Area de Control de Documentos en el cual se hará constar la siguiente información. 1- Entrada: a- Descripción del expediente b- Fecha y hora C- Persona que entrega d- Persona que recibe e- Observaciones 2- Salida: a- Descripción del expediente b- Fecha y hora C- Persona que recibe d- Persona que entrega e- Observaciones 3 f- No se permitirá la entrada de ninguna persona al Area de Control de Documentos a entregar expedientes. La entrada y salida de expedientes será a través de la ventanilla, con excepción de expedientes que por su tamaño no se puedan pasar a través de la ventanilla. En dicha ocasión se autorizará a pasar a la oficina provista para el registro de casos y bajo la supervisión del funcionario a cargo de la Bóveda. La transacción se registrará en el libro que corresponda, de acuerdo con el movimiento que se le dé al expediente, firmando tanto la persona que lo entrega como quien lo recibe. g- La persona a cargo del Area de Control de Documentos pasará una línea a los espacios que no hayan sido utilizados al final del día. Si una persona firma por el retiro de un documento de la Bóveda y durante el día no lo devuelve, se registrará nuevamente en el libro correspondiente, estableciendo fecha y hora de la entrega. h- Bajo ninguna circunstancia deberán dejarse en O cerca de la ventanilla documentos O expedientes. i- Si el funcionario asignado al Area de Control de Documentos necesitara abandonar dicha área, cerrará la ventanilla completamente para evitar que el lugar quede al descubierto. j- Bajo ninguna circunstancia el funcionario asignado al Area de Control de Documentos archivará documentos en los expedientes. Dicha función será responsabilidad exclusiva del agente investigador del caso O su supervisor inmediato. La función de archivar deberá hacerse en presencia del encargado de la Bóveda. k- El acceso a la Bóveda de Documentos se limita a las siguientes circunstancias: 1- Para entregar y recibir expedientes. 4 2- Para examinar expedientes. 3- Para solicitar búsquedas (verificación de expedientes). I- El encargado de la Bóveda de Documentos será responsable de mantener actualizados los siguientes controles: 1- Solicitudes de verificación de expedientes 2- Tarjeteros de entrada y salida de expedientes 3- Tarjeteros de querellantes 4- Tarjeteros de acusados 5- Tarjeteros de investigaciones de antecedentes 6- Tarjeteros de evidencia documental