Creación del Registro

Se crea un Registro de Licitadores que estará clasificado de acuerdo al bien, obra o servicio que ofrezca cada licitador. El Secretario Auxiliar en Gerencia y Administración del Departamento de Corrección y Rehabilitación tendrá a su cargo la preparación de dicho Registro. 1. Convocatoria para Producir el Registro La convocatoria se publicará una vez a la semana durante dos (2) semanas consecutivas; en distintos periódicos de circulación general 9 en español. Dicha convocatoria irá dirigida a todo posible licitador interesado en participar en las subastas del Departamento de Corrección y Rehabilitación y las agencias componentes y se publicará bajo la firma del(de la) Secretario(a) una vez establecido el registro se publicará una convocatoria por lo menos una vez al año. Además, de la convocatoria, pero no en sustitución, el(la) Secretario(a) ordenará utilizar otros medios de comunicación si así lo entendiere necesario. a. Contenido de la Convocatoria La convocatoria tendrá que indicar a los interesados dónde estarán disponibles todos los documentos necesarios y el término establecido para radicarlo en la agencia correspondiente. 2. Uso y Propósito del Registro El Registro se adopta con varios propósitos; a saber: a. Una vez establecido el registro, el propósito es abaratar los costos que una subasta pública conlleva, estableciendo en tanto y en cuanto sea posible, el sistema de convocatoria por invitación, en vez de la convocatoria por periódico; garantizándose la publicidad mediante la convocatoria anual a licitadores para su inclusión en el Registro. b. Evaluar al licitador que posiblemente contratará con el Gobierno a los efectos de asegurarse que se va a contratar con personas de solvencia moral y económica que en su día cumplirán cabalmente los términos de los contratos. 10 C. Asegurar que a todo licitador se le exijan los mismos requisitos para licitar, evitando así el discrimen y el favoritismo. d. Velar porque cada licitador cumpla real y efectivamente con los requisitos necesarios para validar la contratación en el Gobierno, de suerte que a un mismo licitador no se le exija en varias ocasiones durante un mismo período, el cumplimiento de los requisitos de forma. e. Publicar, y hacer que se cumpla con las formalidades, requisitos y obligaciones que establece el(la) Secretario(a) en cuanto a los licitadores, garantizando que en el Departamento solamente se contrate con aquellos licitadores que hayan cumplido con los requisitos establecidos. 3. Contenido del Registro El Registro contendrá la siguiente información: a. Nombre comercial; b. Nombre del dueño; C. Número del seguro social; d. Representantes autorizados a comparecer en su nombre tanto en las subastas como en cualquier otra transacción con el Departamento de Corrección y Rehabilitación y las agencias componentes; e. Título que ostenta dicho representante; f. Dirección postal y ubicación física del negocio y teléfonos; 11 g. Bienes, obras o servicios que ofrece, ejecuta, presta 0 interesa; y h. cualquier otra información que el Gobierno estime pertinente. 4. Requisitos para ser incluidos en el Registro Para ser incluido en el Registro, el licitador interesado deberá demostrar su solvencia para hacer cumplir su oferta. Para ello, suministrará cuando proceda, la siguiente información: a. Anualmente someter un informe financiero certificado por un Contador Público Autorizado; b. Por lo menos una referencia bancaria y comercial que incluya el término y tipo de relación con la entidad; C. Certificación Negativa de Deuda del Departamento de Hacienda y si tiene exención contributiva, copia del decreto; d. Someter Certificado de Incorporación; En los casos en que la corporación sea una extranjera deberá presentar además una certificación del Secretario de Estado a los efectos de que dicha corporación está autorizada a efectuar negocios en Puerto Rico y que ha cumplido con todas las disposiciones legales al efecto; así como el nombre y dirección de su agente residente. Independientemente de que sea extranjera o no, deberá notificar los nombres de los miembros de la Junta de Directores y sus direcciones y si ha sido convicta o no de violar alguna disposición de ley. 12 e. Lista de los contratos o ventas que ha tenido en los últimos cinco (5) años con instrumentalidades del Gobierno estatal o municipales como referencia; f. Lista de los contratos o ventas que ha tenido en los últimos dos (2) años con la empresa privada; g. Certificación bajo juramento que no ha tenido que responder por incumplimiento de contratos por parte suya en los últimos cinco (5) años, bien sea mediante sentencia de un Tribunal, resolución administrativa; o aplicación de las "Condiciones Generales de contratación de Obras Públicas"; h. En los casos en que la persona interesada quiera acogerse a los beneficios de la "Ley de Preferencia", deberá suministrar copia de la certificación de la Junta de Preferencia conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 103 de 24 de junio de 1977, según enmendada, y los Reglamentos adoptados al amparo de ésta; i. Descripción detallada de los bienes, obras O servicios que ofrece, O interesa; j. Experiencia y años de servicios de establecida; k. Copias de las patentes, permisos y autorizaciones que tienen para operar negocios y que sean necesarios para la venta de sus productos, la prestación de sus servicios o la ejecución; I. Pólizas y seguros que tiene vigente y cubiertas de las mismas; 13 m. Certificados de los Departamentos de Salud Federal y Estatal, según sea el caso; n. Se someterá la firma de la persona que esté autorizada a hacer negocios; y O. El Secretario Auxiliar en Gerencia y Administración podrá a su discreción, solicitar información adicional que estime necesaria. 5. Ingreso al Registro El ingreso al Registro no opera automáticamente, sino que, dependerá de la evaluación y determinación que haga el Secretario Auxiliar de Gerencia y Administración o su representante autorizado. a. Procedimiento 1) Solicitud: Despacho y Recibo Las solicitudes se distribuirán en la agencia personalmente O enviándolas por correo a los que la soliciten. AI momento de recibirse la solicitud, se verificará que la misma esté cumplimentada totalmente y que venga acompañada de los documentos adicionales que se requieren. En el supuesto que no se hayan incluido se le comunicará a la persona interesada por el medio más rápido disponible y se le solicitará la información o documentación que falte. 14 2) Envío al(a la) Secretario(a) Cuando la solicitud que el licitador interesado presente, esté debidamente cumplimentada y acompañada de los correspondientes documentos complementarios, se referirá el expediente de ésta al jefe de la agencia, quien a su vez lo enviará al Secretario Auxiliar de Gerencia y Administración y éste lo referirá al(a la) Secretario(a) del Departamento con sus recomendaciones. 3) Decisión (a) El(la) Secretario(a) del Departamento determinará el sistema que habrá de utilizar al evaluar las solicitudes ante su consideración, pero el sistema que establezca aplicará a todos las solicitudes. (b) Término El(la) Secretario(a) resolverá la inclusión del licitador en el Registro dentro de los próximos quince (15) días de recibir el expediente. (c) Notificación al Licitador Se notificará al licitador interesado la decisión del(de la) Secretario(a) dentro de los cinco (5) días posteriores a la decisión de inclusión. 15 (d) Inclusión La notificación de inclusión tendrá que incluir la siguiente información: (1) Fecha en que se ha hecho efectiva su inclusión en el Registro. (2) Responsabilidades que conlleva ser registrado. (3) Derechos a los que se es acreedor por estar registrado. (e) Rechazo La notificación de rechazo tendrá que citar directamente las razones que haya señalado el(la) Secretario(a) para su determinación. 6. Recurso en el caso de Rechazo Cuando el(la) Secretario(a) del Departamento deniegue el ingreso de un licitador al Registro, éste podrá solicitar reconsideración ante el mismo dentro de los próximos quince (15) días de recibir la notificación, mediante correo certificado. 7. Obligación de las Personas Incluidas en el Registro Los licitadores incluidos en el Registro tendrán que cumplir con las siguientes obligaciones: a. Mantener al día la información suministrada para la consideración de su inclusión en el Registro. 16 b. Mantener al día una fianza de licitación de acuerdo al asunto de las subastas en las que interesa participar por el monto que el Secretario del Departamento fije, excepto cuanto se trate de obras de construcción o servicios anexos a éstas, cuyas cuantías serán las establecidas por las "Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas y Otros Documentos Relacionados". Esta póliza puede ser obviada si en su lugar la persona opta por prestar una fianza de licitación individual por cada subasta en la que participe. C. Mantener vigente una póliza de responsabilidad pública por el monto que fije el Secretario del departamento, excepto en las obras de construcción o servicios anexos a éstas que regirán los montos señalados en las "Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas y Otros Documentos Relacionados". 8. Derechos de las Personas Incluidas en el Registro Todo licitador registrado tendrá derecho a lo siguiente: a. Que se le invite a toda subasta que se convoque sobre el renglón o renglones para el(los) cual(es) se haya registrado. b. Que se incluya su nombre en el Registro Oficial de Licitadores que el(la) Secretario(a) circulará entre los Delegados Compradores. 17 C. Que se le invite a todo seminario, conferencia O adiestramiento especial que ofrezca el Departamento de Corrección y Rehabilitación y las agencias componentes relacionado con compras y subastas, cuando ello proceda, siempre y cuando el licitador cubra el costo proporcional de la impresión y el franqueo de la invitación a la actividad. 9. Historial del Licitador Se llevará un historial de cada licitador. Dicho historial constará de lo siguiente: a. Cantidad de subastas a las que se le ha invitado durante cada año o período, incluyendo: 1) Número de la subasta; 2) Asunto de la subasta; y 3) Fecha de la subasta. b. Cantidad de subastas a las que ha comparecido, indicando el número asignado de éstas. C. Cantidad de contratos vigentes cada año, si cumplió o no cumplió con éstos y penalidades impuestas en caso de incumplimiento. d. El(la) Secretario(a) del Departamento podrá ordenar que se incluya otra información en dicho historial. 10. Sistemas de Uso y Control El(la) Secretario(a) establecerá el sistema de uso y control del Registro. 18 11. Evaluación Periódica del Registro Por lo menos una vez al año, el Secretario Auxiliar en Gerencia y Administración evaluará el Registro para determinar qué aspectos del mismo tienen que actualizarse. 12. Obligación de la Agencia a. Publicación de Listas AI inicio de cada año fiscal, y luego de establecerse el Registro, el Secretario Auxiliar de Gerencia y Administración publicará las listas de Licitadores Registrados por renglones, O actualizará éstas y las distribuirá entre las Agencias componentes del Departamento de Corrección y Rehabilitación. 13. Obligación de los Compradores Todo Delegado Comprador que emita órdenes de compra como consecuencia de subasta informal, mercado abierto, compras de emergencia o cualquier otro procedimiento de adquisición solamente podrá expedir éstas a los licitadores registrados en las listas oficiales. Excepto en aquellas áreas geográficas donde el licitador registrado no puede hacer sus entregas, la compra se podrá hacer entre aquellos licitadores responsables en dichas áreas. En estos casos también hay que cumplir con los procedimientos de compra en lo que respecta a la cuantía de dinero. 19 14. Ausencia de Licitador Registrado Cuando se convocare una subasta para cuyos renglones no hubiere licitador alguno registrado, se procederá mediante convocatoria por periódico. En las instrucciones del pliego de dicha subasta, se advertirá a los licitadores los requisitos que tienen que cumplir para ser susceptibles de evaluárseles sus ofertas. Estos tendrán que cumplir con los requisitos que el(la) Secretario(a) establezca como obligatorios para todo licitador del Gobierno. 15. Licitadores no Registrados Cuando un licitador que no esté registrado comparezca con una cotización, la Junta no deberá rechazarlo por este motivo y le dará cinco (5) días calendarios desde la apertura de la subasta para que someta todos los documentos requeridos para ser incluido en el Registro de Licitadores. 16. Licitadores Actuales a. Reevaluación y Registro Automático Aquellos licitadores que estén registrados en las agencias componentes y en el Departamento a la fecha en que se inicie el Registro, si demuestran su responsabilidad cumpliendo con los contratos en vigor, podrán ser incluidos automáticamente en el Registro sin necesidad de someterse al trámite de evaluación formal si cumple con los requisitos establecidos en este Reglamento. 20 b. Notificación de Inclusión Automática Por el medio que crea más conveniente, el Secretario Auxiliar de Gerencia y Administración notificará a los licitadores que se van a incluir automáticamente en el Registro. Dicha notificación contendrá la siguiente información: 1) Adopción de la nueva reglamentación; 2) Adopción del nuevo Registro de Licitadores; 3) Enviarle copia de la solicitud e instrucciones de cómo cumplimentarlas; y 4) Advertencia a los efectos de que no se le considera registrado bajo la nueva reglamentación por lo que tendrá que someter la solicitud debidamente cumplimentada para reevaluársele de acuerdo a las nuevas normas. 17. Registro Transitorio Se podrá seguir operando con los licitadores que aparecen en los registros de las agencias componentes del Departamento o con el de la Administración de Servicios Generales hasta que se confeccione el nuevo registro. La primera lista de licitadores registrados deberá publicarse y circularse no más tarde de seis (6) meses después de haber entrado en vigor este Reglamento.