Solicitud

1. Definición La solicitud es el documento en el cual se hace la descripción exacta de lo que se interesa, sea éste un bien, una obra o un servicio, las 34 especificaciones recomendadas del mismo y cualquier otra condición que el Departamento de Corrección y Rehabilitación o las agencias componentes interese sobre la transacción en su día. 2. Redacción La solicitud final tendrá que ser preparada por el Área de Administración de la agencia que solicita la subasta o del Departamento de Corrección y Rehabilitación, si corresponde al mismo. 3. Contenido La solicitud contendrá lo siguiente: a. Descripción exacta de lo que interesa; b. Especificaciones recomendadas; C. Especificaciones modelo; d. Las condiciones particulares de lo solicitado; e. La justificación sobre necesidad del programa o unidad dentro de la Agencia para el cual se solicita; f. Uso que se le dará; g. Certificación de fondos; h. Certificación del Administrador Auxiliar en Gerencia y Administración o del Área Administrativa de las agencias componentes, que establezca que las especificaciones responden a las necesidades del organismo y que cumplen con todas las normas aplicables al mismo; y 35 i. Cualquier otra información que a juicio de la agencia peticionaria entienda sea de utilidad. 4. Obligación del Área de Gerencia y Administración a. El Área de Gerencia y Administración del Departamento o de la agencia componente que corresponda tendrá que revisar las solicitudes recibidas para asegurarse que cumplen con los requisitos establecidos por las leyes, reglamentos del Departamento de Corrección y Rehabilitación y del Departamento de Hacienda, y con cualquier otra norma aplicable al tipo de transacción de que se trate. b. El Área de Gerencia y Administración devolverá la solicitud: 1) por falta de información; 2) por no incluir especificaciones; 3) por no señalar cantidades; 4) por no estar firmada; 5) por falta de fondos; y 6) por cualquier otra cosa que estime pertinente que sea necesaria para la compra. 5. Términos El Área de Gerencia y Administración de la agencia componente o del Departamento tendrá que tener los pliegos listos para la convocatoria dentro de un período de tiempo razonable, que no excederá de diez (10) días laborables a partir de la fecha en que le fue sometida la 36 solicitud de la oficina que requirió el servicio de estos organismos. Del Área de Gerencia y Administración no someter los pliegos dentro de este término, devolverá la solicitud a la oficina de origen para que se inicien nuevamente los procedimientos, salvo justa causa. 6. Expediente y Numeración de Subasta Cuando el pliego de la subasta esté listo, la Junta le asignará el número correspondiente.