Proceso de Evaluación de Propuestas

1. Los licitadores podrán enmendar sus propuestas, o buscar aclaración o interpretación de la solicitud de propuestas, sólo de acuerdo a lo siguiente: a. Antes de la fecha límite para la propuesta, los licitadores podrán pedir por escrito al Departamento, una aclaración o interpretación sobre cualquier aspecto, o excepción de cualquier requisito de la solicitud de propuesta. El Departamento no responderá a pedidos verbales, excepto aquellos que se hagan en una conferencia sobre la propuesta. Las respuestas verbales que se den en las conferencias sobre la propuesta se considerarán no oficiales. El Departamento preparará un resumen de cada conferencia que contendrá las respuestas del Departamento, si algunas. Cualquier respuesta verbal en una conferencia sobre la Propuesta que no se confirme en el resumen de dicha conferencia, o en cualquier "addéndum" subsiguiente a la solicitud de propuesta, no se 97 considerará como parte de dicha solicitud de propuesta. Cualquier respuesta a pedido por escrito, el Departamento las proveerá en forma de "addéndum" a la solicitud de propuesta y se enviará a todos los licitadores. Sólo respuestas por escrito provistas como "addéndum" serán oficiales; todo otro tipo de comunicación con cualquier oficial, empleado O agente del Departamento no se considerará como parte de la solicitud de propuesta. b. El Departamento sólo aceptará una modificación a una propuesta ya recibida si la modificación se recibe antes de la fecha límite para las propuestas. Todas las modificaciones se harán por escrito y se ejecutarán y someterán en la misma forma y manera que la Propuesta original. 2. Las propuestas se entregarán al Departamento en 0 antes de la fecha límite para las propuestas de acuerdo a las instrucciones en la solicitud de propuesta. AI recibir las propuestas, el Departamento cumplirá con el siguiente procedimiento: a. Luego de la fecha límite para las propuestas, la Junta entrará cada propuesta en las actas de la Junta y las abrirá todas. b. Las propuestas no se leerán en público. Sólo la identidad de los licitadores se anunciará cuando se abran las propuestas. Se mantendrá en forma confidencial todas las propuestas, evaluaciones, discusiones y negociaciones a través de toda la evaluación y negociación y hasta la firma del contrato. Sólo los 98 miembros de la Junta y del Comité de Evaluación y cualquier otra persona designada por el(la) Secretario(a) del Departamento, tendrán acceso a las propuestas y los resultados de las evaluaciones durante este período. C. Información sobre la que se tenga un derecho propietario y cualquier otra información que se identifique como confidencial por parte de los licitadores, O que de otra forma se deba proteger de su publicación de acuerdo a la Ley, no será hecha pública por el Departamento en ningún momento. d. Las propuestas se evaluarán de acuerdo a los criterios de evaluación. La Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá seleccionar una propuesta o varias propuestas que determine sea, o sean, la o las que mejor sirvan los intereses del Departamento. En el caso de que se reciba O se seleccione una sola propuesta, la Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, seguirá el proceso descrito en esta Sección. En todos los otros casos, la Junta y el Comité de Evaluación evaluarán las propuestas basados en los criterios de evaluación para determinar qué propuestas están dentro de los límites competitivos. Luego de dicha determinación, a opción del(de la) Secretario(a) la Junta o el Comité de Evaluación, podrán proceder a completar sus evaluaciones y hacer sus recomendaciones basados en las propuestas según fueron sometidas, según se dispone en este 99 artículo, 0 la Junta o el Comité de Evaluación podrá llevar a cabo discusiones y negociaciones con los licitadores cuyas propuestas cayeron dentro de los límites competitivos, según se dispone en el Inciso "3" que sigue, antes de completar sus evaluaciones. e. Los licitadores cuyas propuestas no cayeron dentro de los límites competitivos, según la decisión de la Junta, recibirán un aviso por escrito. 3. Si el(la) Secretario(a) del Departamento ha decidido llevar a cabo discusiones y negociaciones, las mismas se llevarán a cabo según las disposiciones de este Inciso "3". a. Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Junta, el Comité de Evaluación o empleado u oficial del Departamento durante dichas discusiones y negociaciones, se considerará como que obliga al Departamento en nada. b. Cada licitador dentro de los límites competitivos será invitado a que asista a una o varias reuniones en privado con la Junta O el Comité de Evaluación para discutir cualquier faceta de su propuesta y contestar cualquier pregunta especifica provista en dicha invitación. El contenido y la extensión de las discusiones entre la Junta o el Comité de Evaluación basada en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. El propósito de cada reunión será aclarar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato; mejorar los aspectos técnicos de la 100 propuesta en un esfuerzo para cumplir con las especificaciones y requisitos de rendimiento O reducir el precio; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada propuesta que pueda mejorar ésta. C. A los licitadores que estén dentro de los límites competitivos se les otorgará un trato justo e igual con relación a cualquier oportunidad para discutir y revisar las propuestas. Sin embargo, toda vez que las revisiones O discusiones están basadas en hechos y circunstancias particulares a cada propuesta, según se especifica en el Inciso "3", Apartado "b" anterior, la información que se trata en dichas reuniones podrá variar con relación a cada proponente. d. La Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá: (1) Establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas; (2) Aconsejar al licitador sobre deficiencias en su propuesta para que al mismo se le brinde una oportunidad para que satisfaga mejor los requisitos del Departamento; (3) Intentar resolver cualquier incertidumbre relacionada con la propuesta, y de otra forma aclarar los términos y condiciones de las mismas; (4) Resolver cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolas a la atención del licitador tan específicamente 101 como sea posible sin publicar información relacionada con otras propuestas, o con el proceso de evaluación; (5) Proveerle al licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio o costo, técnica o de cualquier otra índole a su propuesta que pueda resultar de las discusiones; y (6) Mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. e. Luego de cada entrevista o reunión con cualquier licitador, el Comité de Evaluación redactará un memorando que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista o reunión. El informe formará parte del expediente del proceso. f. El licitador pondrá por escrito cualquier aclaración verbal sustantiva a una propuesta. g. Las discusiones escritas o verbales no se tienen que llevar a cabo en los casos en que se pueda demostrar claramente la existencia de una competencia abierta y completa, O de experiencias pasadas sobre precios con el producto o servicio que demuestren que la aceptación de la propuesta inicial más favorable sin discusión resultaría en el costo total más bajo para el Departamento a un precio justo y razonable; disponiéndose que la solicitud de propuesta notificará a todos los licitadores sobre la posibilidad de que se pueda otorgar sin llevar a cabo ninguna 102 discusión y que la adjudicación se hace de hecho sin ninguna discusión escrita ni verbal con ningún licitador. 4. Luego de dichas discusiones y negociaciones, el Departamento podrá solicitar a los licitadores que resulten dentro de los límites competitivos que sometan enmiendas a las propuestas que respondan a las discusiones y negociaciones habidas. Si las propuestas iniciales no incluyeron las propuestas de precio, el Departamento puede pedir que se sometan propuestas de precio en cualquier momento, ya sea con las propuestas enmendadas de los licitadores o en una entrega por separado. Sujeto al derecho del Departamento a rechazar cualquier propuesta, se seleccionará la que se determine como la más ventajosa para el Departamento, considerando el precio y otros criterios de evaluación, discusiones o negociaciones adicionales luego de que el Departamento reciba las propuestas enmendadas y determine que dichas discusiones adicionales o negociaciones son en el mejor interés del Departamento y en dicho caso éste podrá requerir que se sometan las propuestas de nuevo. 5. El Departamento mantendrá confidencial todas las discusiones y negociaciones. Ninguna información que tenga que ver con las propuestas o sus evaluaciones se discutirá con nadie que no sea el licitador que las sometió antes del otorgamiento del contrato. 6. En caso de que se reciba una sola propuesta y la Junta encuentre la misma aceptable, la Junta o el Comité de Evaluación llevará a cabo un 103 análisis del precio ofrecido, o de costo, O ambos. Se considerará que todo licitador o proponente dé su consentimiento al someter su propuesta para que el Departamento realice el análisis mencionado. El análisis del precio ofrecido se basará en una comparación de precios establecidos en adquisiciones similares. La comparación se debe hacer con proyecto de naturaleza similar, que envuelva especificaciones similares y en un período de tiempo similar. Si no puede obtener una comparación de precio similar, la Junta O el Comité de Evaluación podrá llevar a cabo un análisis de costo del precio propuesto. Cualquiera de estos análisis y sus resultados no obligarán al Departamento a aceptar dicha propuesta; y éste podrá rechazar la misma a su sola discreción. En el caso de que dicho análisis de precio o costo se lleve a cabo, el(la) Presidente(a) tendrá el derecho de extender la fecha límite para las propuestas por un período adicional de hasta noventa (90) días. 7. Cuando se trate de proyectos con participación federal, se necesitará la concurrencia de la agencia federal correspondiente.