Reglas Específicas de Adjudicación

Al evaluar las ofertas ante su consideración, la Junta podrá darse con una serie de ofertas que no se atienen a la directriz establecida, pero que podrían ser susceptibles de evaluación a unos controles. Las siguientes reglas se adoptan para ofrecerle a la Junta las guías que podrán seguir en las circunstancias previstas en ellas. 1. Competencia Adecuada Cuando en una subasta solamente se reciba la cotización de un solo licitador y se entienda que su precio es irrazonable dicha oferta será rechazada por entenderse que no hubo competencia adecuada. Cuando solamente se reciba una oferta, la Junta podrá adjudicar la subasta a favor de dicho licitador si su oferta cumple con las 82 especificaciones y condiciones de la subasta y el precio no es irrazonable. a. Rechazo de la Única Oferta Se podrá rechazar la única oferta recibida, aunque ésta reúna los requisitos de la subasta si el precio ofrecido es irrazonable, o si el licitador no es confiable de acuerdo a los criterios de la Junta. b. Qué procede En este caso el(la) Secretario(a) del Departamento podrá autorizar a la Junta a negociar con el único licitador. De no poder llegar a un acuerdo se puede hacer la gestión de adquirir el bien o servicio en mercado abierto con otros licitadores no registrados. C. Obligación de la Junta Es obligación de la Junta estar al día con los cambios en el mercado y con la información en el Registro de suerte que con anterioridad a convocar una subasta, se pueda confirmar si hay solamente una fuente disponible en el mercado. Si continuamente la Junta se encuentra con subastas para un mismo asunto, a la cual solamente comparezca un licitador, ésta viene obligada a informarlo al(a la) Secretario(a) del Departamento para que ordene una investigación encaminada a identificar las causas para la incidencia de dicha situación y tome las medidas correctivas que entienda procedan. 83 La Junta se mantendrá al día con la aprobación de las leyes, reglamentos y órdenes ejecutivas que se aprueben y que afecten los procedimientos de subastas. 2. Varias Ofertas por un mismo Licitador Cuando un licitador presente varias ofertas en sobres separados para un mismo renglón bajo su nombre o bajo otros nombres o seudónimos, éstas serán rechazadas automáticamente y a dicho licitador se le penalizará suspendiéndole del Registro o impidiéndole ingresar a éste a participar en futuras subastas por el período que disponga la Junta el cual no será menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años. La Junta notificará esta determinación al Secretario Auxiliar de Gerencia y Administración para que proceda conforme. El licitador así penalizado podrá recurrir ante la Junta de Reconsideración del Departamento dentro de los cinco (5) días de archivo en autos de la Resolución de la Junta de Subastas. a. Alternativa Cuando en las subastas de equipo, maquinaria o vehículos por razón de las especificaciones pudiera un licitador ofrecer varios modelos o estilos que todos cumplan con las especificaciones tendrá que escoger uno. Si el licitador los ofreciere aunque todas cumplan con las especificaciones la Junta tendrá que rechazarlas. 84 3. Conspiración Cuando se compruebe por lo irrazonable de las ofertas, o por investigación efectuada como resultado de declaración jurada presentada ante la Junta por otro licitador registrado o por cualquier otro fundamento razonable, que dos (2) o más licitadores se han puesto de acuerdo con la intención de defraudar o perjudicar los intereses del Gobierno, la Junta rechazará las ofertas de éstos y retirará a los licitadores del Registro por un término no menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años y no podrán participar por dicho término en subastas de agencias de la Rama Ejecutiva y se someterá el caso al Departamento de Justicia. a. Procedimiento La Junta establecerá el procedimiento a seguirse en la vista de estos casos. b. Querella Injustificada Si con posterioridad a la vista, la Junta comprobare que la declaración jurada por el licitador querellante ha sido arbitraria, infundada y maliciosamente prestada, referirá el asunto al Departamento de Justicia para la acción correspondiente, bajo las disposiciones del Código Penal de 1974, según enmendado y retirará a dicho licitador del Registro de Licitadores por un período no menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años y no podrá 85 participar en dicho término en subastas de agencias de la Rama Ejecutiva. C. Colusión Cuando en una subasta se probare que todos los licitadores se pusieron de acuerdo con la intención de defraudar o perjudicar los mejores intereses del Gobierno se rechazarán todas las ofertas. La Junta de Subastas podrá ordenar la compra con otro licitador. De encontrarse incursos estos licitadores de lo que se le imputa anteriormente, los mismos serán suspendidos del Registro de Licitadores por un término no menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años y no podrán participar en dicho término en subastas de agencias de la Rama Ejecutiva. d. Ninguna Oferta (Subasta Desierta) Cuando no se reciba ninguna oferta, la Oficina de la Junta referirá el expediente a la agencia peticionada para que ésta efectúe la investigación correspondiente y someta un Informe a la Junta mediante el cual ésta pueda determinar la acción a seguir. En este caso podrá ordenar la compra en mercado abierto siguiendo los procedimientos aplicables. e. Rechazo Global Se podrán rechazar todas las ofertas recibidas para una subasta en los siguientes casos: 86 1) Se considerarán rechazadas las ofertas cuando: a) no cumplan con las especificaciones; b) no cumplan con las condiciones; c) ofrezcan precios irrazonables; y d) exista colusión entre todos los licitadores. 2) Acción a Tomar En caso de que todas las ofertas sean rechazadas se procederá en el siguiente orden: (a) En los casos de obras de construcción o servicios que presta la agencia se podrá proceder por administración. (b) En los demás casos se convocará a una nueva subasta. (1) Si al convocarse una nueva subasta surgiere la situación original por la cual se rechazaron todas las ofertas, se procederá de la siguiente manera: (a) Si el rechazo fue por lo irrazonable del precio o por no cumplir con las condiciones se podrá autorizar a la oficina a proceder a adquirir el bien, la obra de construcción O el servicio de que se trate negociando el precio o las condiciones o ambas con los licitadores rechazados que cumplieron con las especificaciones. 87 (b) Si el rechazo fue por no cumplir con las especificaciones, la Junta devolverá el caso a la agencia peticionaria para enmendar las especificaciones en armonía a lo existente en el mercado y convocará una nueva subasta bajo las especificaciones enmendadas. No se celebrará una nueva subasta si se justifica en forma razonable que el tiempo que tome la preparación y adjudicación de la misma afectará adversamente el comienzo, desarrollo y uso de la obra, bien 0 servicio según se haya determinado conforme a la necesidad o planificación de la misma. En este caso se procederá a la adquisición de la obra, el bien o servicio en mercado abierto. De no existir la justificación indicada se seguirá el procedimiento que indica el Inciso "4" de esta Sección en todas sus partes. 4. Cancelación por el Estado Se podrán rechazar todas las posiciones para una subasta durante cualquier etapa del procedimiento antes de la emisión de la orden de compra siempre y cuando la agencia peticionaria fundamente razonablemente su petición en los siguientes casos: 88 a. Cuando los fondos disponibles no sean suficientes para cubrir el precio de la oferta más baja. b. Cuando la agencia peticionaria desista de la compra. 1) En estos casos no se podrá efectuar compra similar por igual u otros medios durante el año fiscal en curso. C. En beneficio de los mejores intereses del Gobierno. 5. Otros Criterios AI evaluar las ofertas recibidas en las subastas de equipo en general, la Junta viene obligada a tomar en consideración las condiciones generales siguientes: a. Economía en el consumo de combustible o fuerza eléctrica de un equipo, de acuerdo a los estándares establecidos por el "LCC Criteria"; b. Frecuencia en reparación de un equipo; C. Facilidades de locales para el mantenimiento del equipo; d. Costo de las piezas de repuesto; y e. Factores que afectan al servicio como disponibilidad de piezas.