Obligaciones del(de la) Secretario(a) con Posterioridad al Acto

Con posterioridad al acto de apertura, el(la) Secretario(a) de la Junta viene obligado a hacer lo siguiente: 1. Acta de Apertura Será obligación del(de la) Secretario(a) de la Junta llevar récord de toda incidencia en el acta de apertura. 72 a. Término El acta deberá estar redactada no más tarde de veinticuatro (24) horas después del acto de apertura. b. Contenido El acta contendrá la siguiente información: 1) Número y asunto de la subasta; 2) Fecha, hora y lugar de apertura; 3) Número de ofertas recibidas; 4) Cuántos cotizaron para una o más partidas, 0 cuántos no cotizaron; 5) Asistentes al Acto; (a) Copia de la Hoja de Asistencia firmada por los asistentes al acto, se podrá hacer formar parte del acta. 6) Certificación de la persona que tuvo a su cargo el acto a los efectos de que la información leída públicamente fue aquella requerida por el Reglamento; 7) La persona que haya tenido a su cargo el acta de apertura anotará sus iniciales en todas las ofertas. El acta formará parte del expediente; y 8) Cualquier incidente durante el acto, o peculiaridad señalada con relación a cualquier especificación, condición O licitador o cualquier otro asunto que la persona que tuvo a su cargo el acto crea pertinente dar a conocer a la Oficina y a la Junta. 73 C. Firma y Certificación El acta de la apertura será firmada por la persona que tuvo a su cargo el acto. d. Grabación Si se hubieren grabado las incidencias del acto, se conservará la grabación intacta e identificada bajo la custodia del(de la) Secretario(a) de la Junta hasta que se emita el acta correspondiente por un período no menor de seis (6) meses a menos que la subasta en cuestión se encontrase bajo revisión de la Junta de Reconsideración o ante el tribunal en cuyo caso se conservará hasta que se emita la decisión final y firme. 2. Recaudación Inmediatamente después del acto, y dentro de las veinticuatro (24) horas de celebrarse éste, el Recaudador Oficial, procederá a recibir formalmente las garantías. a. Citación El(La) Secretario(a), se comunicará con el Recaudador Oficial y lo citará a comparecer a su oficina el mismo día de la apertura. 1) Acto de Recaudación En la hora señalada en presencia del(de la) Secretario(a) y estando bajo la custodia de éste el expediente de la subasta, el Recaudador procederá a verificar y recibir formalmente las garantías. 74 (a) Verificación de las Garantías El Recaudador viene obligado a verificar diligentemente las garantías sometidas y anotarlas en el formulario provisto para ello. (b) Recibo de Garantías Las garantías sometidas serán recibidas por el Recaudador y serán depositadas en la cuenta especial de finanzas y garantías o en su caja fuerte, según la clase de garantía sometida por el licitador. En aquellos casos en que no se haya acompañado garantía a la oferta, el Recaudador Oficial, así lo señalará para que se verifique si el licitador está exento de ello por haber prestado una fianza anual global. 2) Informe El Recaudador Oficial viene obligado a someter cuantos informes sean necesarios para facilitar la evaluación y adjudicación de la subasta y específicamente el siguiente: (a) El Informe de Garantías Recibidas formará parte del expediente de la subasta, y contendrá la siguiente información: (1) Número de la subasta; (2) Asunto de la subasta; (3) Por ciento o cuantía fija de garantía solicitada; 75 (4) Fecha del informe; (5) Tipo de garantía presentada por cada licitador; (6) Cuantía cubierta por dicha garantía; y (7) Certificación sobre fecha y hora del envío de los recibos. (a) El Recaudador Oficial enviará por correo los recibos a la dirección que aparece en la oferta inmediatamente después de recibir las garantías. 3) Envío a la Oficina Una vez se haya incluido en el expediente de la subasta el acta certificada y el Informe del Recaudador Oficial, el(la) Secretario(a) de la Junta citará a los miembros de la Junta para la evaluación de las ofertas. Dicha citación tendrá que efectuarse, a la mayor brevedad posible, a partir de la fecha del acto de apertura.