Regl. 2538, art. 24-7
INTERPRETACION DE PALABRAS Y FRASES
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Cite as Reglamento Núm. 2538, Art. 24-7
1. En General
Las palabras y frases usadas en este reglamento
se interpretarán según su contexto y el significado
sancionado por el uso corriente y común.
Las voces usadas en este reglamento en el tiempo
presente incluyen también el futuro; las usadas en
el género masculino incluyen también femenino y el
neutro, salvo los casos en que tal interpretación
resultare absurda; el número singular incluye el
plural y el plural incluye el singular.
2. En Particular: Definiciones
Las palabras y frases en todo el reglamento
serán definidas en este inciso.
Las siguientes palabras y frases usadas en este
reglamento tienen el significado que a continuación
se expresa:
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a. Administrador de Documentos
Es la persona responsable del funcionamiento
y supervisión del Programa de Administración de
Documentos en su dependencia; entre sus actividades están la supervisión de archivos, su mantenimiento, el manejo de correspondencia, formularios,
directrices, informes, documentos legibles por
máquinas, microformas, recuperación de información, ficheros, correo, documentos vitales, equipo
y materiales de archivo y centros de documentos.
b. Administración de Documentos:
Es el área dentro de la gerencia administrativa que tiene como objetivo la planificación,
dirección, organización y control de actividades
dirigidas a lograr economÃa y eficiencia en la
creación, mantenimiento y uso, conservación y
disposición de documentos.
c. Dependencia
Incluye cualquier departamento, municipio, corporación pública, junta O comisión del Estado y sus
divisiones, negociados y oficinas y todo otro organismo gubernamental de la Rama Ejecutiva.
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d. Ley de Administración de Documentos Públicos
Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según
enmendada, la cual establece el Programa de
Administración de Documentos Públicos.
e. Administrador del Programa
El Administrador de la Administración de
Servicios Generales: Funcionario designado por
esta Ley a administrar y reglamentar en la Rama
Ejecutiva las Corporaciones Públicas y los
Municipios el Programa de Administración de
Documentos Públicos y facultado a evaluar los
candidatos a extendérsele nombramientos especiales
de Administradores de Documentos, previa consulta
con y recomendación de los jefes de dependencias.
f. Administración
La Administración de Servicios Generales.
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SECCION B:
FUNCIONES Y OBLIGACIONES DE LA
ADMINISTRACION Y DE LAS DEPENDENCIAS
ARTICULO 8: DE LA ADMINISTRACION
La Administración será responsable de coordinar con
el Administrador de Documentos las funciones relativas
a la Administración de Documentos de su dependencia. En
el desempeño de estas funciones, la administración efectuará las gestiones que se disponen en este ArtÃculo.
1. ADIESTRAMIENTO
La Administración viene obligada a ofrecer orientación a los Administradores de Documentos. Para
ello establecerá y mantendrá un programa de adiestramiento y asesoramiento continuo de acuerdo a las
necesidades de cada dependencia.
a. Adiestramiento Original
Este adiestramiento se ofrecerá a todos los
nuevos candidatos en coordinación con nuestro
Programa de Administración de Documentos Públicos.
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b. Adiestramiento ContÃnuo
En estos adiestramientos se explicarán
nuevas normas y procedimientos, de haber surgido; se refrescarán los conocimientos sobre
las existentes; se discutirán problemas y errores cometidos y el uso y tramitación de nuevos
procedimientos.
1. Término
Este adiestramiento se efectuará por
lo menos una vez al año.
2. INFORMACION
La Administración está obligada a mantener informados a los Administradores de Documentos de toda la
actividad de Administración de Documentos en la Rama
Ejecutiva.
Para asegurarse de cumplir fielmente esta obligación, la Administración someterá a los Administradores
de Documentos copia de aquella información o guÃas y
material informativo que considere necesario para que
ejecuten correctamente sus funciones.
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3. ASESORAMIENTO
La Administración ofrecerá asesoramiento constante
en casos de consultas verbales o escritas de los
Administradores de Documentos.
4. FISCALIZACION
La Administración se asegurará de que la operación
de Administración de Documentos se lleve a cabo correctamente. Para asegurar esto, el Programa de Administración de Documentos Públicos hará intervenciones en los
trabajos de los Administradores de Documentos.
a. Sitio donde llevarla a cabo
Esta fiscalización se llevara a cabo:
1. Mediante encuestas de evaluación con cuestionarios al respecto.
2. En la propia dependencia del Administrador
de Documentos.
b. Forma de efectuar la fiscalización
La fiscalización se. llevará a cabo de dos
formas, dependiendo del sitio:
1. Mediante evaluaciones con cuestionarios.
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2. Mediante intervenciones directas esporádicas
en los trabajos del Administrador de Documentos
en su dependencia observando si se cumple con las
disposiciones de la Ley 5 de 1955 y los reglamentos al respecto.
ARTICULO 9: DE LAS DEPENDENCIAS
Las dependencias vienen obligadas a facilitar, colaborar y coordinar toda la función de administración de documentos con el
Programa de Administración de Documentos Públicos de la Administración de Servicios Generales.
A tales efectos, tendrán que cumplir con lo siguiente:
1. FACILITAR FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES DE DOCUMENTOS
Los jefes de dependencias establecerán los mecanismos necesarios para facilitar las funciones de todos los Administradores
de Documentos. El jefe de dependencia será responsable de que
la función de administración de documentos en su dependencia
esté en armonÃa con el Reglamento del Programa de Administración
de Documentos Públicos.
Los jefes de dependencias tendrán que proveer los
mecanismos adecuados para que internamente se coordine la
producción de la información necesaria para intervenir a
los Administradores de Documentos en cuanto a la aplicación
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por éstos de las normas establecidas por la Administración
de Servicios Generales.
2. FUNCIONES
Los Administradores de Documentos llevarán a cabo las
siguientes funciones para cumplir con las normas del Programa de Administración de Documentos Públicos:
a. Implementar las normas que van a regir la Administración de Documentos de la agencia de acuerdo a las
disposiciones de la Ley Núm. 5 de 1955, según enmendada y los reglamentos al respecto.
b. Coordinar la labor de la Administración de Docunentos
en todas sus fases en la agencia con el Programa de
Administración de Documentos Públicos de la Administración de Servicios Generales.
c. Orientar a todas los funcionarios y ejecutivos de la
agencia respecto al Programa de Administración de
Documentos Públicos.
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d. Colaborar con los funcionarios y ejecutivos de
su agencia en la implantación a seguir en relación a la administración de documentos.
e. Es el custodio inmediato de la documentación de
su agencia y como tal es responsable de su creación, conservación, mantenimiento y uso, disposición y localización.
f. Recibir adiestramiento que lo capaciten y mantengan al dÃa en todas las fases de la administración
de documentos.
g. Promover los adiestramientos que sean necesarios
para aumentar la eficiencia del persomal del Programa de documentos de su dependencia.
h. Promover la económica utilización de espacio,
equipo y materiales necesarios para el propósito
de conservación de los documentos públicos.
i. Implementar procedimientos de trabajo para unidades de correspondencia, correo, archivo activo e
inactivo en los diferentes departamentos de su
dependencia.
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j. Colaborar con el Especialista de Administración
de Documentos de la Administración de Servicios
Generales en las intervenciones o auditorÃas del
Programa de Documentos de su dependencia.
k. Supervisar al personal a su cargo.
1. Supervisar y dirigir la preparación de listas
de disposición e inventario de documentos de su
agencia.
m. Dirigir la confección de los planes de conservación y disposición de documentos de su agencia y
mantenerlos al dÃa una vez aprobados por la
Administración de Servicios Generales.
n. Realizar auditorÃas de archivos en su agencia para
lograr uniformidad en los sistemas implementados y
servicios de referencia.
O. Velar por el sistemático control de los documentos
desde su creación hasta su disposición final.
P. Analizar los manuales de procedimientos en uso y
actualizar éstos de acuerdo a los cambios que sea
necesario implementar en consulta con el Programa
de Administración de Documentos Públicos.
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q. Velar por la conservación adecuada de los documentos
de retención permanente de su dependencia.
r. Revisar y analizar el diseño y uso de los formularios
de su dependencia anualmente para reducir la proliferación innecesaria de éstos o mejorar su calidad.
S. Coordinar y someter para aprobación de la Administración de Servicios Generales cualquier proyecto de
microfilmación que su dependencia lleve a cabo.
t. Realizar tareas afines que le sean asignadas.
U. Coordinar la labor de preparar listas de los documentos especializados de su dependencia y el alcance
de éstas, y listas de documentos, que por razón de
su contenido, se considerarán confidenciales, los
cuales no estarán sujetos a ser inspeccionados por
cualquier ciudadano, y otros. Al considerar estas
clases los jefes de dependencias serán especÃficos
y limitativos.
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PARTE SEGUNDA: SOBRE ADMINISTRADORES DE DOCUMENTOS
SECCION A: NORMAS GENERALES