Creación del Registro

Se crea el Registro Único de Licitadores para el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, el cual será obligatorio para todo licitador que interese participar en los procesos de adquisiciones de las Agencias Ejecutivas y Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El Registro Único de Licitadores estará clasificado de acuerdo al bien, obra o servicio que ofrezca cada licitador. 1. Uso y Propósito del Registro El Registro se adopta con varios propósitos; a saber: a. Abaratar los costos que una subasta pública conlleva, optando por utilizar el sistema de convocatoria por invitación en vez de la convocatoria por periódico. b. Garantizar la publicidad mediante la convocatoria para registrarse cada dos años en el Registro Único de Licitadores a toda persona natural o 3 jurídica interesada en participar en los procesos de adquisición de bienes y servicios de las Agencias Ejecutivas y las Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. C. Evaluar, bajo criterios objetivos, a todo licitador que pretenda vincularse contractualmente con el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, mediante su constancia en el Registro, a los efectos de asegurarse de que las Agencias Ejecutivas y las Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico solamente contraten con personas naturales 0 jurídicas de probada solvencia moral y económica y que no hayan incurrido en actos de corrupción contra el Estado. d. Asegurar que a todo licitador se le exijan los mismos requisitos para constar en el Registro Único de Licitadores. e. Velar porque cada licitador cumpla real y efectivamente con los requisitos necesarios para validar la contratación con el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, a los fines de que a un licitador no se le exija, en varias ocasiones durante un mismo periodo, el cumplimiento de los requisitos por diversos organismos gubernamentales. f. Publicar los requerimientos que deberán satisfacer los interesados en constar en el Registro Único de Licitadores, tanto los requerimientos generales para licitar con el Estado Libre Asociado de Puerto Rico como 4 los específicos, según dispuesto por las Agencias Ejecutivas y las Corporaciones Públicas a base de sus necesidades particulares. g. Fiscalizar las gestiones contractuales de los licitadores para asegurarse que cumplan con las formalidades, requisitos y obligaciones que en derecho sean exigibles, garantizando que el Estado Libre Asociado de Puerto Rico solamente contrate con aquellos licitadores que hayan cumplido con los requisitos establecidos. h. Expedir "Certificados de Elegibilidad" para acreditar el cumplimiento de un licitador con los requisitos para participar en los procesos de adquisición. Solo se podrá certificar la elegibilidad de los licitadores registrados a solicitud de Agencia Ejecutiva o Corporación Pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o del propio licitador sobre su caso en particular, para participar en los procesos de adquisición. 2. Convocatoria para ingresar al Registro Único de Licitadores Se publicará, por lo menos dos (2) veces al año, avisos en la prensa escrita, radial y por internet, para convocar a registrarse una vez cada dos (2) años en el Registro Único de Licitadores en la Administración a toda persona natural o jurídica interesada en participar en los procesos de adquisición de bienes y servicios no profesionales de las Agencias Ejecutivas y las Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 5 1. Contenido de la Convocatoria La convocatoria tendrá que indicar a los interesados dónde estarán disponibles todos los documentos necesarios para el ingreso al Registro Único de Licitadores, se les advertirá de la opción de procurar los documentos que se señalan en el inciso 4 de este reglamento o autorizar a la Administración a diligenciar la producción de algunos de ellos. 3. Contenido del Registro El Registro contendrá la siguiente información: 1. Personas jurídicas: a. Nombre comercial; b. Nombre del dueño 0 presidente; C. Nombre de los miembros de la Junta de Directores y sus direcciones; d. Número del seguro social patronal; e. Representantes autorizados a comparecer a nombre del negocio tanto en las subastas, como en cualquier otra transacción con las agencias y titulo que ostenta dicho representante; f. Dirección postal y ubicación física del negocio g. Números de teléfonos, número de facsímil y dirección de correo electrónico; h. Bienes, obras 0 servicios que ofrece, ejecuta y presta; 6 i. Si goza del beneficio de la "Ley de Política Preferencial para las Compras del Gobierno de Puerto Rico" j. Cualquier otra información que la Administración estime pertinente. 2. Personas Naturales a. Nombre completo b. Número del seguro social C. Dirección postal y ubicación física del negocio d. Números de teléfonos, número de facsímil y dirección de correo electrónico; e. Bienes, obras o servicios que ofrece, ejecuta y presta f. Cualquier otra información que la Administración estime pertinente. 4. Requisitos para ingresar en el Registro Para ingresar en el Registro, el licitador interesado deberá demostrar su solvencia económica y moral para hacer negocios con las agencias de la Rama Ejecutiva y las Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Para ello, suministrará lo siguiente: 1. Personas Jurídicas: a. Someter un estado financiero, si la compañía tiene un ingreso de un millón 0 más anual, el estado financiero deberá estar certificado por un Contador Público Autorizado; 7 b. Una referencia bancaria y comercial que incluyan término y tipo de relación con la entidad; C. Certificado de Incorporación y copia de los artículos de incorporación; d. Certificado de Vigencia Corporativa ("Good Standing"); e. Copia de la Patente Municipal; f. Certificación de radicación de planillas por concepto de contribución sobre propiedad mueble; g. Certificación de no deuda por concepto de contribución sobre propiedad mueble e inmueble; h. Certificación de radicación de planillas por los últimos cinco (5) años; i. Certificación de no deuda por concepto de contribución sobre ingresos; j. Certificación de no deuda por concepto de incapacidad y desempleo; k. Certificado de no deuda por concepto de seguro social choferil; I. Certificación de póliza del año corriente del Fondo del Seguro del Estado; m. Certificación de no deuda del Fondo del Seguro del Estado; n. En los casos en que el licitador disfrute de los beneficios de la Ley de Preferencia, deberá suministrar copia de la Resolución de la Junta de Preferencia conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 42 de 5 de agosto de 1989, según enmendada, conocida como "Ley de Política 8 Preferencial para las Compras del Gobierno de Puerto Rico" y los reglamentos adoptados al amparo de ésta; O. Descripción detallada de los bienes, obras 0 servicios que ofrece; p. Copia certificada de toda licencia requerida por las leyes estatales o federales para operar su negocio y que sean necesarios para la venta de sus productos, la prestación de sus servicios o la ejecución de obras en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico; q. Se someterá la firma de la persona o personas que están autorizadas a presentar oferta, mediante Resolución Corporativa con sello de la corporación; Γ. Declaración jurada a tenor con la Ley Núm. 458 de 29 de diciembre de 2000, según enmendada, conocida como "Ley que Prohibe Adjudicar Subastas Gubernamentales a Convictos de Fraude, Malversación 0 Apropiación ilegal de Fondos Públicos"; S. Pago de la cuota por la inscripción al Registro Único de Licitadores; t. Las Sociedades Especiales, en lugar de presentar el certificado de incorporación y los artículos de incorporación, deberán presentar copia del Documento Certificado por el Departamento de Hacienda que lo certifica como Sociedad Especial y copia de la escritura de la Sociedad Especial; 9 u. El Administrador podrá, a su discreción, solicitar cualquier información adicional que estime necesaria. 2. Personas Naturales: a. Someter un estado financiero; si tiene un ingreso de un millón 0 más anual, el estado financiero deberá estar certificado por un Contador Público Autorizado; b. Una referencia bancaria y comercial que incluyan término y tipo de relación con la entidad; C. Copia de la Patente Municipal; d. Certificación de radicación de planillas por concepto de contribución sobre propiedad mueble; e. Certificación de no deuda por concepto de contribución sobre propiedad mueble e inmueble; f. Certificación de radicación de planillas por los últimos cinco (5) años; g. Certificación de no deuda por concepto de contribución sobre ingresos; h. Certificación de no deuda por concepto de incapacidad y desempleo; i. Certificado de no deuda por concepto de seguro social choferil; j. Certificación de la póliza del año corriente del Fondo del Seguro del Estado; k. Certificación de no deuda del Fondo del Seguro del Estado; 10 I. Descripción detallada de los bienes, obras 0 servicios que ofrece; m. Copia certificada de toda licencia requerida por las leyes estatales o federales para operar su negocio y que sean necesarios para la venta de sus productos, la prestación de sus servicios 0 la ejecución de obras en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico; n. Se someterá la firma de la persona que está autorizada a hacer negocios; O. Declaración jurada a tenor con la Ley Núm. 458 de 29 de diciembre de 2000, según enmendada, conocida como "Ley que Prohibe Adjudicar Subastas Gubernamentales a Convictos de Fraude, Malversación o Apropiación ilegal de Fondos Públicos"; p. Certificación de no deuda de la Administración para el Sustento de Menores (ASUME); q. Pago de la cuota por la inscripción al Registro Único de licitadores; Γ. El Administrador podrá, a su discreción, solicitar cualquier información adicional que estime necesaria. 3. Corporación Foránea: a. En los casos en que la corporación sea foránea deberá, presentar, un Certificado de Autorización del Secretario de Estado a los efectos de que dicha corporación está autorizada a efectuar negocios en Puerto 11 Rico y que ha cumplido con todas las disposiciones legales al efecto y copia de los artículos de incorporación; b. Certificación de no deuda por concepto de contribución sobre ingreso; C. Certificado de Vigencia Corporativa ("Good Standing") d. Declaración jurada a tenor con la Ley Núm. 458 de 29 de diciembre de 2000, según enmendada, conocida como "Ley que Prohíbe Adjudicar Subastas Gubernamentales a Convictos de Fraude, Malversación o Apropiación ilegal de Fondos Públicos"; e. Si es contratista de Obra Pública, declaración jurada de que no ha tenido que responder por incumplimiento de contratos en los últimos cinco (5) años, bien sea mediante sentencia de un Tribunal, resolución administrativa o aplicación de las "Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas"; f. Pago de la Cuota por la inscripción al Registro Único de Licitadores. 4. Subastas de Obra Pública: En específico, los licitadores interesados en ingresar para participar en subastas de Obra Pública tendrán que presentar además: a. Lista de los contratos 0 ventas que ha tenido en los últimos cinco (5) años con instrumentalidades del Estado Libre Asociado de Puerto Rico; 12 b. Lista de los contratos o ventas que ha tenido en los últimos dos (2) años con la empresa privada; C. Declaración Jurada de que no ha tenido que responder por incumplimiento de contratos en los últimos cinco (5) años, bien sea mediante sentencia de un Tribunal, resolución administrativa 0 aplicación de las "Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas"; 5. Suministro de Documentos: Todos los documentos antes mencionados tendrán que ser suministrados por el licitador al momento de renovar su registro, salvo aquellos documentos que venzan antes de la fecha de renovación de su registro. 6. Autorización a la Administración para Procurar Documentos: El licitador tendrá la opción de procurar y producir todos los documentos antes indicados para el ingreso al Registro o autorizar a la Administración a procurar los siguientes documentos; Certificado de Incorporación, Certificado de Cumplimiento ("Good Standing"), Certificación de radicación de planillas por los últimos cinco (5) años, Certificación de no deuda por concepto de contribución sobre ingresos, Certificación de no deuda por concepto de incapacidad y desempleo, Certificado de no deuda por concepto de seguro social choferil, Certificación de no deuda por concepto de contribución sobre propiedad mueble e inmueble y Certificación de no deuda por concepto de pensión alimentaría para personas naturales. La Administración solo podrá diligenciar estos 13 documentos con autorización del licitador interesado en el servicio y luego del pago adelantado por el importe de los derechos 0 costos que las diversas agencias requerirían por la expedición de tales documentos y el pago para cubrir los gastos incurridos por la Administración en la prestación de este servicio. 5. Ingreso al Registro El ingreso al Registro dependerá de la evaluación de la Oficina del Registro Único de Licitadores y la determinación que haga el Administrador. a. Procedimiento 1) Solicitud: Despacho y Recibo Las solicitudes se podrán accesar por medio electrónico 0 en las oficinas del Registro Único de Licitadores y se entregarán personalmente en la Administración. Al momento de recibirse la solicitud, se verificará, que esté cumplimentada totalmente y que se acompañen todos los documentos que se requieren. En el supuesto de que faltara información y/o no se hayan incluido los documentos requeridos se le comunicará al licitador y se le solicitará la información o documentos que falten. 2) Envío al Administrador 14 Cuando la solicitud que el licitador interesado presente, esté debidamente cumplimentada y acompañada de los correspondientes documentos complementarios, se referirá el expediente para su evaluación. a) Término El Registro Único de Licitadores emitirá su recomendación de ingreso 0 exclusión, al Administrador dentro de los próximos treinta (30) días de aceptado el expediente completo para evaluación. b) Notificación al Licitador El Administrador le notificará al licitador la decisión dentro de los próximos cinco (5) días laborables de recibida la recomendación de la oficina del Registro Único de Licitadores. (1) Ingreso La notificación de ingreso tendrá que incluir la siguiente información: (a) Fecha en que se ha hecho efectivo su inclusión en el Registro. (b) Responsabilidades que conlleva estar registrado. (c) Derechos a los que se es acreedor por estar registrado. 6. Rechazo La notificación de rechazo tendrá que citar directamente las razones que haya señalado el Administrador o su representante autorizado para su determinación. a. Recurso en el caso de rechazo 15 Cuando el Administrador deniegue el ingreso de un licitador al Registro, éste podrá solicitar reconsideración dentro del término de veinte (20) días a partir de la fecha de la determinación. La reconsideración tendrá que presentarse ante la Junta de Reconsideración de la Administración de Servicios Generales a tenor con los procedimientos establecidos por ésta en su reglamentación vigente. 7. Suspensión a. Cuando el Administrador suspenda a un licitador del Registro, éste podrá solicitar reconsideración dentro del término de veinte (20) días a partir de la fecha de la determinación. La reconsideración tendrá que presentarse ante la Junta de Reconsideración de la Administración de Servicios Generales a tenor con los procedimientos establecidos por ésta en su reglamentación vigente. b. Entre las razones para suspender a licitadores del Registro Único de Licitadores, se encuentra el incumplimiento de contrato de acuerdo al Artículo 77 de este reglamento, lo dispuesto en la Ley Núm. 458 de 29 de diciembre de 2000, según enmendada, conocida como "Ley que prohibe adjudicar subastas gubernamentales a convictos de fraude, malversación 0 apropiación ilegal de fondos públicos" y cualquier otra razón que en derecho proceda. 16 8. Obligación de las Personas Incluidas en el Registro Los licitadores incluidos en el Registro tendrán que cumplir con las siguientes obligaciones: a. Actualizar la información suministrada para la consideración de su ingreso y así mantenerse activo en el Registro. b. Tener una fianza de licitación de acuerdo al asunto de las subastas en las que interesa participar por el monto que fije la agencia peticionaria y la póliza de responsabilidad pública que aplique. 9. Derechos de las Personas Incluidas en el Registro Todo licitador registrado tendrá derecho a lo siguiente: a. Que se le invite a las subastas que se convoquen sobre el renglón o renglones para el cual se haya registrado. b. Que se incluya su nombre en el Registro Único de Licitadores clasificado de acuerdo al bien 0 servicio no profesional que venda, ejecute o preste. C. Que se le invite a todo seminario, conferencia o adiestramiento especial que ofrezca la Administración relacionado con compras y subastas, siempre y cuando el licitador cubra el costo de la actividad. 10. Historial del Licitador Se llevará un historial de cada licitador. Dicho historial constará de lo siguiente: 17 a. Información que sometan las agencias y corporaciones públicas en cuanto a si cumplió o no cumplió con los contratos y las penalidades impuestas en caso de incumplimiento; b. El Administrador podrá ordenar que se incluya otra información en dicho historial. 11. Obligación de la Administración a. Divulgación de Información La Administración deberá suplir a toda Agencia Ejecutiva o Corporación Pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico información sobre el historial contractual de cualquier licitador y contratista, cuando así le sea requerido. C. Mantener actualizadas las constancias del Registro Único de Licitadores. 12. Obligación de las Agencias Ejecutivas o Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico a. Estarán obligadas a utilizar el Registro Único de Licitadores como paso previo a la adquisición de bienes y servicios no profesionales, invitando a los licitadores en el renglón correspondiente. b. Tendrán la obligación de informar sobre todo asunto referente a alegados incumplimientos por parte de los contratistas o licitadores, que contratan con ellos. 18 13. Obligación de los Compradores Todo Comprador tiene que invitar a presentar ofertas o cotizaciones a aquellos licitadores registrados en el Registro Único de Licitadores. Las órdenes de compra a ser emitidas como consecuencia de subasta informal, mercado abierto, compras de emergencia o cualquier otro procedimiento de adquisición solamente podrán expedirse a los licitadores registrados en el Registro Único. 14. Ausencia de Licitador Registrado Cuando se convocare una subasta para cuyos renglones no hubiere licitador alguno registrado, se procederá mediante convocatoria por periódico. En las instrucciones del pliego de dicha subasta, se advertirá a los licitadores los requisitos que tienen que cumplir para ser susceptibles de evaluárseles sus ofertas. Estos tendrán que cumplir con los requisitos establecidos como obligatorios e ingresar al Registro Único de Licitadores. En caso de emergencias las agencias de la Rama Ejecutiva y las Corporaciones Públicas procederán conformen al Procedimiento Especial de Compras de Emergencias. 15. Licitadores No Registrados a. Cuando un licitador no registrado presente oferta en subasta formal o cotización en mercado abierto, no se deberá rechazar por este motivo y se le dará diez (10) días para que someta todos los documentos 19 requeridos para ser incluido en el Registro Único de Licitadores. El término de diez (10) días le aplicará también a los licitadores registrados que comparezcan a los procesos de adquisición y tengan algún documento vencido. b. Si se le adjudica una subasta 0 mercado abierto a un licitador y posterior a la adjudicación le vencen documentos, éste tendrá la obligación de presentar los documentos vigentes al Registro Único de Licitadores para poder proceder con la otorgación del contrato u orden de compra que proceda.