REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD Y CRITERIOS

PARA LA ORTORGACIÓN DE FONDOS A. Los donativos a instituciones privadas provienen de fondos generales no comprometidos del Tesorero Tesoro Estatal. Las instituciones, asociaciones, organizaciones, grupos o personas que por primera vez soliciten un donativo, deberán operar con fines educativos y sin fines de lucro y someterán su propuesta o solicitud de fondos a la Asamblea Legislativa. Simultáneemente someterán una copia al Departamento de Educación de interesar nuevamente los fondos en les años 5 subsiguientes, deben acompañar con la propuesta o solicitud un -informe de logros. y utilización de fondos.. Las entidades, asociaciones, organizaciones, grupos 0 personas que requieran participar de las Resoluciones de la Asamblea Legislativa deberán someter una propuesta o solicitud de fondos todos los años como si fuese la primera vez que solicitan dichos fondos a la legislatura y a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos. Simultáneamente, someterá copia al Departamento de Educación y de tener interés nuevamente en los fondos antes mencionados deberán acompañarlo con un informe detallado. Las organizaciones 0 personas someterán a la Comisión Especial sobre Donativos Legislativos y al Departamento de Educación un informe trimestral detallado de los gastos incurridos con cargo al donativo y la clientela beneficiada. Copia de dicho informe deberá someterlo a la Secretaria Auxiliar de Servicios Educativos a la Comunidad del Departamento de Educación. Cualquier otra información 0 documento que la Secretaria Auxiliar de Servicios Educativos a la Comunidad del Departamento de Educación estime necesarias y adecuadas para la evaluación del donativo legislativo. B. Las recomendaciones para otorgación y eliminación de donativos en años subsiguientes figuran en el Proyecto de Petición Presupuestaria, bajo la Sección de Donativos a Organizaciones Particulares. La recomendación final de otorgación dependerá de la acción legislativa. 6 C. La aprobación legislativa le será notificada a la institución o persona beneficiada mediante comunicación escrita por la Secretaria Auxiliar de Finanzas Servicios Educativos a la Comunidad del Departamento de Educación, donde se le indicará que deberán cumplir con los siguientes requisitos dentro de los 30 días posteriores al comienzo del año fiscal: 1. Someterá un informe detallado de las actividades desarrolladas durante el año fiscal anterior, cuando aplique, describiendo la clientela beneficiada y los logros obtenidos. Además deberá someter un informe detallando la utilización de los fondos. Cualquier cantidad remanente al finalizar el período deberá devolverse al Recaudador Oficial del Departamento de Educación mediante giro postal o cheque certificado oficial a nombre del Secretario de Hacienda. 2. Enviará un presupuesto detallado por partida del uso de los fondos que solicita para el año corriente, así como las actividades, objetivos y clientela a beneficiarse, no mas tarde del 31 de julio de cada año. D. Las organizaciones 0 Personas someterán a las Comisiones de Hacienda del Senado y Cámara de Representantes a través de sus respectivas Secretarías, un informe semestral detallado de los gastos incurridos con cargo al donativo, y la clientela beneficiada Copia de dicho informe deberá someterle a la Secretaria Auxiliar del Programa Regular del Departamento de Educación y copia adicional a la Secretaría Auxiliar de Finanzas. 7 Las Organizaciones y personas establecerán y mantendrán métodos de contabilidad y procedimientos confiables, que permitan la intervención fiscal operacional por parte del Departamento de Educación. Con estos fines deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1. Conservarán en sus archivos facturas, conduces, comprobantes, cheques cancelados, órdenes de compra y de pago de servicios, nóminas, récords, actas y cualquier otro documento que evidencie los gastos incurridos en cada renglón presupuestado. 2. Mantendrán controles separados del donativo recibido para estos fines, de otros fondos o recursos que reciba de manera que reflejen la asignación de gastos, obligaciones y balances de los fondos asignados mediante el donativo. Con tal propósito depositarán dineros del donativo en una cuenta bancaria especial separados de cualesquiera otros fondos o recursos de la entidad. 3. Se requiere por lo menos dos firmas para girar contra dicha cuenta y se notificará el nombre, dirección y firmas de las personas autorizadas al Departamento de Educación ya las Comisiones de Hacienda del Senado y la Cámara de Representantes. 4. El Director o Administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta. La 8 entidad deberá designar un agente fiscal que será el encargado de recibir, contabilizar y hacer los desembolsos de dinero, así como de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. 5. Solo se harán desembolso mediante cheque y para el pago de gastos directamente relacionados con los fines para los cuales se asignó el donativo, según conste en los documentos de solicitud sometidos a la Asamblea Legislativa. 6. No se girarán cheques al portador ni efectuarán pagos en efectivos con cargo a donativo. 7. Conservarán por un período no menor de cinco seis años y de manera ordenada, documentos fiscales que evidencien transacciones de los fondos asignados hasta tanto se efectúe una intervención por parte de la Oficina de Auditoría Interna del Departamento de Educación y la Oficina del Contralor. La Oficina de Auditoría Interna realizará dichas intervenciones al terminar el año fiscal 0 cuando se estimen necesarias las intervenciones. 8. Las instituciones, grupos o individuos que reciban donativos educativos estarán sujetos a evaluaciones periódicas por parte del Programa-Regular de la Secretaría Auxiliar de Servicios Educativos a la Comunidad del Departamento de Educación. 9. Cuando el donativo sea utilizado para el pago de salarios, la institución será responsable del 9 cumplimiento de las leyes, reglas y reglamentos federales y estatales, concernientes al empleo de personal. E. La institución, grupo o persona que reciba un donativo, cumplirá estrictamente con los propósitos para los cuales le fueron asignados los fondos. Las actividades a desarrollarse, estarán sujetas a una auditoría operacional según se indica en el inciso E, D, por parte del Departamento de Educación y deberán cumplir con cualquiera otra disposición establecida en las Resoluciones Resoluciones Conjunta Conjuntas que contengan la aprobación de dichos fondos.