Reglamento para la Administración de la Flota de Vehículos.

Obligaciones y Responsabilidades de la Oficina de Servicios Generales 1. Coordinar con los Directores de Programas u Oficinas, 0 sus representantes autorizados, el movimiento y uso de los vehículos. 2. Ofrecer orientación sobre el uso de los vehículos oficiales y preparar normas y guías sobre el uso y control de la flota. 3. Llevar un registro completo del historial de los vehículos. Deberá contener, entre otra, la siguiente información: 4 (a) Descripción del vehículo (propiedad, accesorios incluidos con la compra y aquellos instalados posteriormente). (b) Detalle de los accidentes (fechas, lugar, breve explicación de lo ocurrido y el conductor que manejaba al momento del accidente, y los pasajeros que viajaban) (c) Detalle de adquisición (fecha de adquisición, lugar de adquisición, costo, garantías, depreciación y seguros) (d) Detalle del mantenimiento (fechas de servicio, tipo de reparaciones, lugar donde se ofreció servicio y garantías) 4. Preparará y someterá a la Oficina de Presupuesto del Instituto los estimados anuales para la compra, reposición, reparación y gastos de operación (mantenimiento, combustible y lubricantes) de todos los vehículos oficiales de dicha unidad institucional. 5. Llevará los registros necesarios para el control de las asignaciones presupuestarias que se destinen a los fines señalados en el inciso anterior. 6. Llevará un récord de cada vehículo donde se acumule información referente a reparaciones, piezas, depreciación, etc. 7. Elaborará y ejecutará el calendario de inspecciones periódicas y el mantenimiento preventivo. 8. Establecerá y controlará los itinerarios y rutas de los viajes de rutina, especialmente los de mensajería. 9. Gestionará el acondicionamiento de áreas seguras para guardar los vehículos durante la noche y los días no laborables y tendrá control de las llaves de los vehículos cuando estos estén guardados. Esto contribuirá a su preservación, y por consiguiente se disminuirán los costos de reparación. 5 10. Preparará informes y comparará los costos de mantenimiento de los vehículos con el servicio que prestan y su rendimiento en millas por galón. 11. Determinará el momento preciso en que resulta más económico para el Instituto reemplazar O disponer de los vehículos. 12. Preparará y llevará a cabo periódicamente los cursos de entrenamiento para los conductores oficiales y mantendrá canales de comunicación constante con estos.