Reglamento de Propiedad. No incluido en el Índice bajo la Ley 149 12 DIC 2005

Responsabilidades y Obligaciones de los Encargados de la Propiedad 1- Responsable del control de la propiedad. Esta responsabilidad comienza desde el momento que el Oficial de Recibo le entrega determinada propiedad y cesará cuando, formalmente, dé de baja la misma ya sea por venta, transferencia, desaparición, robo 0 destrucción, según se dispone en este reglamento. Esta responsabilidad no es delegable, excepto previa autorización del Director de la Unidad del Director Auxiliar de Administración. 2- Mantener al día los expedientes de toda la propiedad, aún cuando la misma se encuentre bajo la posesión de otros funcionarios 0 empleados del Instituto. 3- Coordinará los inventarios, anuales, semestrales y cualesquiera otros que se requieran por su supervisor para poder mantener al día los expedientes. 4- Al finalizar cada año fiscal. (30 de junio), enviará un comunicado para orientar a los directores de oficina y divisiones, por conducto del Director de la División de Servicios Generales, sobre su responsabilidad de cumplir con la toma de un inventario de la propiedad bajo su custodia, al inicio de cada año fiscal, según dispuesto en la Sección 6.5.9. 5- Registra, identifica, codifica y asigna número a la propiedad adquirida por el Instituto cuyo costo sea $200.00 o más. Cuando el valor de la propiedad sea menor a los $200.00, se procederá según dispuesto en la Sección 6.3.2. La numeración de la propiedad se hará según se dispone: a) La asignación del número de la propiedad se hará en orden ascendente b) El número de la propiedad tiene que ser legible. c) El número de la propiedad tiene que ser una permanente que no desaparezca con el uso frecuente de la propiedad. d) El número de la propiedad se fijará en un sitio visible que facilite la identificación. En propiedades iguales se debe procurar colocar el número en el mismo lugar. 6- Recibirá y examinará toda la propiedad que le entreguen los funcionarios o empleados al momento de la terminación de los servicios en el Instituto, para determinar si está completa 0 si se han violado disposiciones relativas al cuidado y protección de la propiedad según se dispone en este reglamento. Ref. Secs. 6.5.5, 6.6.12. 7- Cuando reciba la propiedad notificará inmediatamente a la Oficina de Administración para que se tramite las pólizas de seguro correspondientes. 8- En caso de robo, apropiación ilegal 0 desaparición de la propiedad completará el documento "Informe de Propiedad, Hurtada, Perdida 0 Destruida", (Forma ICP-SPI-04) e informará de inmediato a la Policía, a la Oficina de Administración, y al Auditor General. Además, completará, en coordinación con la Oficina de Auditoría Interna, el formulario OC-06-04 "Notificación de Irregularidad en el Manejo de Fondos y Bienes Públicos" y lo someterá a la Oficina del Contralor, Departamento de Justicia, Departamento de Hacienda y cualquier otro organismo que por ley se le requiera, conforme se dispondga en este reglamento, de acuerdo con la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada (3 LPRA sec. 82ª) y el Reglamento Núm. 41 Notificación de Irregularidades en el Manejo de la Propiedad y los Fondos Públicos emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, aprobado el 10 de noviembre de 1999 0 su equivalente. 12 9- Preparará la forma "Recibo de Propiedad en Uso" (ICP-SPI-06) en original y dos (2) copias antes de entregar el equipo a los funcionarios 0 empleados. Una vez se oficialice el mismo someterá el documento original, a la sección de Propiedad e Inventario, entregará la primera copia al empleado y retendrá la segunda copia para referencia. 10- Será responsable de disponer de la propiedad según se dispone en este reglamento. 11- Requerir a los directores de oficinas un informe semestral de la propiedad bajo su custodia. 12- Será responsable de efectuar inventarios físicos anuales de toda la propiedad. Coordinará los mismos con los Sub-encargados de la Propiedad de las dependencias 0 Unidades de Inventario. 13- La propiedad, será inventariada y valorada al 30 de junio de cada año. Comunicará los resultados por conducto del Director de la División de Servicios Generales al director de la División de Finanzas para que se realicen los ajustes correspondientes en los libros. Ref. Sec. 8.2 14- En caso de transferencia o mudanza de propiedad completará el documento "Transferencia de Equipo" (Forma ICP-SPI-03) en original y dos (2) copias, retendrá el original para su archivo y entregará una de las copias al director del programa u oficina que recibe el equipo y la otra copia para el director de cuya oficina sale el equipo. 15- Cuando proceda a transferir o mudar equipo deberá preparar nuevamente un Recibo de Propiedad en Uso en original y dos (2) copias. Retendrá el original y entregará una copia al empleado y la otra al director del programa u oficina.