Reglamento para uso y manejo del sistema de informática en el Negociado de Investigaciones Especiales.

ASPECTOS GENERALES Para garantizar la seguridad y protección de los equipos del sistema de informática, los usuarios cumplirán con las siguientes normas: a. Seguridad 1. El uso de un código de acceso ("password") no impedirá que se audite el sistema y no significa que el usuario albergue expectativa de intimidad alguna con relación a la información almacenada en la computadora asignada o en cualquier otra. Las contraseñas deben mantenerse en estricta confidencialidad y se cambiarán cada treinta (30) días. La misma será de por lo menos ocho (8) caracteres de longitud y podrá ser una combinación de caracteres alfanuméricos 4 (letras, números, símbolos) en cualquier proporción 0 arreglo. La contraseña utilizada por el usuario no podrá repetirse cuando expire la validada en el sistema. 2. El Departamento de Justicia y el Negociado de Investigaciones Especiales se reserva el derecho a auditar, vigilar y fiscalizar los sistemas de correspondencia electrónica y todos los servicios computadorizados para garantizar que su propiedad sea utilizada sólo para propósitos y gestiones relacionadas con el trabajo. Estas auditorias se realizarán periódicamente, al azar 0 cuando exista una investigación sobre una situación en particular. Al personal del Negociado no le alberga expectativa de intimidad con relación a cualquier información, documento, mensaje creado, recibido o enviado a través del sistema de correo electrónico (E-mail) de carácter personal. 3. Se prohíbe el envío fuera de la Oficina de documentos electrónicos o mensajes por medio del correo electrónico (e-mail) que contengan información confidencial. 4. Se prohíbe el uso de computadoras portátiles ("Laptop") o cualquier otro equipo electrónico para realizar trabajos en el Negociado si dichos equipos son de carácter personal, sin previa autorización del Director del Negociado. 5. Se prohíbe el envío o recibo de mensajes de correo electrónico entre el personal del Negociado y otras personas ajenas al mismo en los cuales se divulguen, comenten o expresen hechos, opiniones u otra situación 0 asuntos interno del Departamento de Justicia 0 del Negociado, que puedan poner en entredicho la reputación y la imagen de las Oficinas. 6. Se prohibe modificar los privilegios de acceso a las redes internas o externas para obtener acceso no autorizado a dichos recursos. 7. No se podrá modificar ni archivar la información propiedad del Departamento de Justicia y del Negociado con el propósito de impedir 5 que alguien pueda leerlos, entenderlos O utilizarlos. Tampoco se podrá alterar el nombre del usuario u otra información que se utilice regularmente para identificar la información, mensajes 0 archivo. En caso de que algún usuario asigne contraseñas 0 codifique la información a fines de evitar que otras personas puedan leerla, este proveerá todos los datos para lograr acceso a los archivos al momento de su creación. El Negociado está facultado para decodificar la misma 0 restituirla a su condición original. 8. Se prohíbe modificar los parámetros y configuración adoptada por la Oficina de Informática en las computadoras del Negociado en la capacidad de recibir en su capacidad llamadas telefónicas, conexión remota o cualquier otro tipo de acceso no autorizado en la red. 9. Todos los archivos que se creen en las computadoras serán guardados en el directorio asignado a cada usuario con el fin de protegerlos mediante los mecanismos de resguardo (backup) existentes. 10. El sistema computadorizado estará disponible para los usuarios de lunes a viernes desde 7:00 AM hasta 6:30 PM. Los días feriados y fines de semana el personal autorizado a su uso deberá notificar a la Oficina de Informática con no menos de un (1) día de anticipación. b. Protección y Cuidado de Equipos Periferales (terminales, impresoras, computadoras, etc.) 1. Ningún usuario realizará tareas de instalación de equipo, programas (software) ni de reparación. Solamente el personal autorizado por la Oficina de Informática podrá instalar y configurar los equipos de computadoras. 2. Cuando el usuario detecte problemas en el funcionamiento del sistema deberá notificarlo rápidamente a la Oficina de Informática para que procedan a revisar el equipo, corrijan la falla 0 refieran para 6 reparación. El servicio será solicitado mediante el Formulario F-NIE- 028 (Solicitud de Servicio). 3. Ningún usuario llevará alimentos ni bebidas a las áreas de trabajo donde los equipos de computadoras estén localizados. 4. Cualquier movimiento de equipos así como de sus periferales deberá ser coordinado con el personal de la Oficina de Informática. 5. Con el fin de lograr la mayor uniformidad, antes de la adquisición de computadoras, redes, servicios electrónicos internos y programas deberá contarse con el asesoramiento de la Oficina de Informática. 6. AI finalizar el día los usuarios deberán retirar sus claves de acceso de los terminales O computadoras y apagar todos los equipos electrónicos en su área de trabajo cuando el servicio así lo requiera. 7. En caso de emergencia cada usuario es responsable de tomar las medidas necesarias para proteger el equipo bajo su uso. c. Correo Electrónico 1. Ningún empleado autorizado a usar Internet O correo electrónico podrá reclamar interés propietario o expectativa razonable de intimidad sobre comunicaciones utilizando dichos medios. El Departamento de Justicia y el Negociado tendrán acceso a los mensajes electrónicos e información de los espacios virtuales (Web) visitados por empleados en cualquier momento y los mismos serán considerados parte de los expedientes de la Oficina. 2. Se prohibe bajar información (download) de los servicios de Internet sin la debida autorización del Director 0 de la persona que éste designe a cargo del sistema de informática. Se exceptúa de esta prohibición al personal técnico encargado de brindar mantenimiento a las computadoras, redes, servicios electrónicos internos y a la red Internet. 7 3. El usuario deberá borrar por lo menos cada quince (15) días la correspondencia electrónica archivada de manera que se pueda utilizar al máximo el espacio en el disco de la computadora. 4. Se prohibe utilizar el sistema para accesar y almacenar información oficial en cuentas de correo electrónico distintas a las cuentas oficiales provistas por el Negociado, excepto al Director, Subdirector, Ayudantes del Director, Directores Auxiliares o cualquier otro personal autorizado. 5. Se prohíbe el envío de copias de mensajes de correspondencia electrónica con información confidencial sin el consentimiento del remitente original. 6. Se prohibe a terceras personas leer, revisar, interceptar, modificar o destruir cualquier tipo de comunicación oficial y confidencial del Negociado O de cualquier otra persona O entidad, sin el consentimiento expreso del remitente y del destinatario de la comunicación. 7. Se prohibe a los usuarios el suscribirse a listas de correo electrónico o que participen en grupos de noticias ("newgroups") que divulguen información O mensajes ajenos a las funciones y deberes del Negociado sin la debida autorización. 8. Se prohíbe guardar, enviar y recibir mensajes en exceso de la cuota asignada a cada usuario en el servidor del Negociado. 9. Se prohibe la reproducción maliciosa o voluntaria de virus, envío de correo que no sea oficial, envío de material ofensivo, ilegal O pornográfico o de cualquier otra índole no autorizada. 10. Cada usuario será responsable de sus actos y conducta al accesar el Internet 0 al utilizar el correo electrónico, según dispuesto en la Orden Administrativa 00-04 del 16 de junio de 2000. 8