Regl. 6649, art. 5
NORMAS SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS
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Cite as Reglamento Núm. 6649, Art. 5
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
5.1-
Confidencialidad de la información
a)
La Escuela de Artes Plásticas establece como polÃtica institucional que la
información contenida en sus sistemas de archivos electrónicos se utilice con
el único propósito de realizar las operaciones administrativas y académicas
propias de la institución, para llevar a cabo las mismas de la forma más
óptima posible.
b)
Los usuarios vienen obligados a guardar y proteger el equipo y la
información utilizada para llevar a cabo sus funciones y no podrán facilitar la
misma a terceros ni divulgar la información sin previa autorización.
5.2-
Acceso a las aplicaciones de producción y prueba
a)
Será polÃtica de la Escuela el permitir el acceso a las aplicaciones de
producción, únicamente a aquellos usuarios que generen transacciones como
parte del flujo normal de los servicios ofrecidos; dichos accesos deberán ser
regulados por la Oficina de Sistemas de Información, de acuerdo con el nivel
de seguridad que cada usuario requiera, según sus funciones y las
necesidades particulares de su posición.
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b)
Todo usuario que realice funciones de prueba o desarrollo, deberá utilizar el
ambiente y los recursos designados para tal propósito (ambiente de prueba.
c)
La polÃtica antes descrita establece que los recursos que componen el
ambiente de producción serán permitidos únicamente a los usuarios que, por
sus funciones y necesidades, asà lo requieran. Solamente aquellas
transacciones que se generen como parte del flujo normal de los servicios que
ofrece la Escuela, podrán alterar la información oficial contenida en el
archivo.
c)
Las tareas de prueba y desarrollo deberán llevarse a cabo en un ambiente
separado y no podrán afectar o alterar en forma alguna la información oficial.
d)
A aquellos usuarios que utilizan aplicaciones de producción, se les permitirá
acceso sólo para leerlas; éstos podrán crear nuevas aplicaciones como parte
de sus tareas, pero bajo los parámetros de nombre designados para el
ambiente de prueba y desarrollo.
5.3-
Disposición de la información
a)
Como polÃtica institucional se dispondrá adecuadamente de la información
que nunca más vaya a ser utilizada.
b)
Todo documento, no importa su forma o medio, que haya cumplido sus
propósitos en la institución, deberá ser guardado, archivado o destruido de
acuerdo con los procedimientos de retención o archivo de documentos,
establecidos por la Administración de la Escuela.
c)
Se podrá disponer de la información que se almacena en los medios
magnéticos y cuyo perÃodo de utilización haya terminado, usando los
procesos automatizados vigentes.
5.4-
Programa de concienciación sobre seguridad de la información
a)
La Oficina de Sistemas de Información de la Escuela desarrollará, implantará
y mantendrá al dÃa un programa de concienciación sobre seguridad de la
información, cuyo propósito será orientar a los usuarios sobre la importancia
de utilizar correctamente el sistema y sobre la observancia de las normas y
controles de seguridad.
b)
La Oficial Principal de Informática implantará un programa de orientaciones
periódicas a los grupos de nuevos usuarios, en todos los niveles; estas podrán
variar de contenido dependiendo de las necesidades existentes.
5.5-
Acceso al área de máquinas (servidores) del Sistema de Información
a)
El acceso a las áreas e instalaciones en donde se mantienen los servidores 0
donde esté ubicado el Centro de Cómputos estará controlado exclusivamente
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por empleados de la Oficina de Sistemas de Información, bajo las directrices
y controles de seguridad que disponga la Oficial Principal de Informática.
b)
Bajo ningún concepto se permitirá que los empleados de la Oficina de
Sistemas de Información divulguen las combinaciones de las cerraduras 0
saquen copia o faciliten a persona alguna copia de las llaves y candados que
protegen dichas áreas. Se podrá tomar acción disciplinaria en caso de que se
incumpla esta disposición.
c)
Cualquier persona no autorizada que entre al área restringida podrá ser
amonestada y en caso de que causara cualquier tipo de daño o pusiera en
peligro el equipo o la información del sistema, mediando culpa o negligencia,
será sancionada de inmediato.
5.6-
Resguardo de información (backup)
a)
La Oficina de Sistemas de Información tendrá la responsabilidad de
implantar un proceso para el resguardo de la información, de manera que se
duplique periódicamente la información procesada, según sea necesario. Esta
acción se deberá efectuar al final de las operaciones y diariamente, de ser
posible.
b)
La información almacenada debe depositarse en una bóveda denominada
Archivo General de Informática.
c)
Los procesos de resguardo de información aplican a todos los sistemas
electrónicos existentes en la Escuela, de esta manera la institución se asegura
de continuar los servicios y operaciones en caso de surgir una pérdida de
información o un desastre imprevisto.
d)
En caso del equipo de computadoras portátiles (lap-tops) asignado a los
profesores, cada usufructuario o prestatario del mismo deberá
responsabilizarse por mantener y almacenar debidamente sus propios
resguardos (backups) para sus trabajos y documentos.
e)
Toda la información que se reproduzca utilizando tecnologÃa asociada con
microfilmación, deberá ser ubicada en áreas de acceso controlado que
provean el ambiente adecuado para su almacenaje y conservación.
5.7-
Plan de contingencia
a)
La Oficina de Sistemas de Información tendrá la responsabilidad de
desarrollar, implantar y mantener actualizado un plan de contingencia para
proteger los sistemas, equipos y procesos de operaciones.
b)
El plan debe contemplar los procesos que sean necesarios para recuperar
cualquier segmento de la operación del Centro de Cómputos; debe proveer
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también la alternativa, en caso necesario, de relocalizar las operaciones de
dicho Centro en el menor tiempo posible y de la forma más confiable.
c)
La Oficina podrá desarrollar y coordinar simulacros parciales y totales con el
propósito de que los usuarios de los sistemas se mantengan preparados y en
condición de poder reaccionar de la mejor manera posible en caso de surgir
una emergencia.
e)
El plan de contingencia deberá ser revisado y actualizado periódicamente por
la Oficial Principal de Informática.
5.8-
Póliza de seguro e inventario de equipo
a)
La Escuela de Artes Plásticas se asegurará que todos los equipos de
procesamiento electrónico de datos (centro de cómputos, unidad de
telecomunicaciones y micro procesadores) estén cubiertos por una póliza de
seguros que garantice poder reemplazar los mismos en caso de daños por
eventos fortuitos, actos delictivos o aún cuando medie culpa o negligencia de
algún usuario.
b)
La Administración deberá asegurarse de que el equipo adquirido sea
asegurado inmediatamente se recibe, por el monto del costo original (costo de
reemplazo), sin que aplique depreciación alguna, de forma tal que en el caso
de una reclamación la aseguradora pague el costo de reemplazo del equipo tal
y como estaba al momento de su adquisición, menos el deducible. A través de
esta cubierta, la compañÃa aseguradora cubrirá los programas con sus
licencias y el costo de recopilar datos perdidos.
c)
En el caso de ocurrir una pérdida de equipo que haya sido prestado a un
usuario bona fide, dicho usuario será responsable del pago del deducible del
seguro correspondiente. Antes de hacer un préstamo de equipo, la Oficial
Principal de Informática deberá asegurarse de que el prestatario firme un
Contrato de Préstamo en donde estén plasmadas las obligaciones, deberes y
prohibiciones correspondientes, asà como la responsabilidad en caso de
violaciones, daños o pérdidas, bien sea por caso fortuito o mediando culpa o
negligencia del usuario.
d)
La Administración de la Escuela preparará un inventario de propiedad y
equipo que incluya la descripción, el costo por unidad y la localización del
mismo, con su correspondiente número de propiedad. En caso de que el
equipo haya sido adquirido con fondos de algún programa federal, habrá que
identificarlo además a esos efectos, e.g. U.S.A. Title V. Grant. La Oficina de
Sistemas de Información deberá- mantener un inventario por separado del
equipo computadorizado, allà se deberá incluir, no sólo el que haya sido
adquirido por compra, sino el que haya sido arrendado, especificando el
nombre, dirección, y teléfonos del arrendador 0 proveedor, según sea el caso.
Este inventario se le deberá someter al corredor de seguros seleccionado para
tramitar la póliza.
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5.9-
Manejo y distribución de informes
a)
La Escuela de Artes Plásticas deberá proveer un ambiente apropiado y seguro
para el manejo y distribución de la información que se genera en informes
oficiales. Esta información debe ser procesada en un área de acceso limitado
y solamente por el personal autorizado de la Oficina de Sistemas de
Información.
5.10- Instalación de módulos nuevos o existentes al ambiente de producción o desarrollo
de nuevos productos o aplicaciones
a)
La Oficina de Sistemas de Información se asegurará que todo módulo a ser
instalado o toda pieza de programación o codificación nueva o existente a ser
modificada y llevada al ambiente de producción, cumpla con los estándares
existentes y haya sido sometida a las pruebas correspondientes.
b)
Cualquier movimiento de estas piezas al ambiente de producción deberá
cumplir con los requerimientos de prueba de control de calidad y seguridad,
con el estándar de nombres, documentación y con todos los requisitos que la
Escuela haya establecido para tal propósito.
c)
El establecer los controles de acceso necesarios, probar su efectividad y la
interacción del nuevo producto con cualquier subsistema de seguridad
existente, será una parte indispensable del proceso de prueba a cargo de la
Oficina de Sistemas de Información.
d)
Ningún programador podrá realizar por su cuenta, movimientos al ambiente
de producción sin tomar en consideración los requerimientos aplicables al
proceso.
5.11- Protección y cuidado de equipos periféricos
a)
La Oficina de Sistemas de Información se asegurará que los empleados de las
oficinas, departamentos y usuarios particulares que utilizan los equipos
electrónicos estén bien adiestrados y tomen las providencias necesarias para
proteger el equipo y mantenerlo funcionando en condiciones óptimas. En
caso de algún desperfecto o dificultad, el usuario deberá llamar a la Oficina
para solicitar la ayuda y orientación correspondiente. La Oficina deberá
programar la forma y manera en que proveerá estos servicios y orientar a los
usuarios a esos efectos.
b)
Los servicios de instalación o reparación los llevará a cabo la Oficina de
Sistemas de Información con su equipo de trabajo. Ningún usuario deberá
asumir estas tareas a menos que cuente con la debida autorización de dicha
Oficina.
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c)
Los usuarios no deberán llevar o ingerir alimentos sólidos o lÃquidos en las
áreas de trabajo cercanas a los equipos electrónicos 0 periféricos.
d)
Al finalizar la jornada de trabajo, cada usuario que tenga a su cargo equipo
deberá apagar el mismo debidamente y tomar las providencias necesarias
para su seguridad, siguiendo las instrucciones establecidas de la Oficina de
Sistemas de Información para esos fines.
e)
En situaciones de emergencia o catástrofe natural, e.g. fuego, terremoto,
disturbio atmosférico, los usuarios tomarán las medidas correspondientes
para proteger los equipos.
5.12- Licencias para el uso de programas (software) enlatados y prohibiciones
a)
La Escuela utilizará programas (software) enlatados solamente si estos han
sido adquiridos legalmente con sus correspondientes licencias. La Oficina de
Sistemas de Información deberá asegurarse que estas estén vigentes, asà como
de actualizar los programas adquiridos (upgrades), cuando lo considere
necesario para mejorar y agilizar los trabajos y servicios que ofrece la
institución.
b)
Se prohÃbe a los usuarios lo siguiente:
1)
Instalar en los equipos y sistemas de la Escuela programas enlatados
que no estén respaldados por un contrato o licencia de uso
debidamente adquirido por la institución.
2)
Instalar, usar o tratar de incluir en su estación de trabajo ningún
programa que no sea propiedad de la Escuela, aunque haya sido
comprado y adquirido legalmente por el usuario.
3)
Reproducir o copiar producto o programa alguno por ningún tipo de
medio, como en disco compacto (CD), disquetes o cintas propiedad
de la Escuela, o que esté protegido por las leyes y reglamentos de
propiedad intelectual o comercial (Copyright).
c)
Todo producto o programa enlatado adquirido por la institución se utilizará
exclusivamente para tareas relacionadas con las funciones y servicios
oficiales de la institución.
5.13- Uso de la Red de Telecomunicaciones
a)
Será polÃtica de la Escuela de Artes Plásticas el que los equipos de
comunicaciones (telefónicos y de datos electrónicos) sea usado
exclusivamente para propósitos oficiales o de investigación y que se cumpla a
cabalidad con las leyes y reglamentos aplicables relacionados con el uso de la
tecnologÃa. La ignorancia de estas normas no excusa su cumplimiento, por lo
que será deber de cada usuario asesorarse debidamente a estos fines.
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b)
La utilización de los equipos de la Escuela para la transmisión de datos no
deberá representar conflicto de intereses 0 proporcionar provecho personal
para los usuarios de los mismos.
5.14-
Uso del correo electrónico
a) Se prohÃbe a los usuarios del sistema de correo electrónico lo siguiente:
1)
Enviar a personas ajenas a la Escuela, copia de un mensaje de
correspondencia electrónica sin que haya mediado el conocimiento o
consentimiento (expreso o implÃcito) del remitente original.
2)
Leer, revisar o interceptar cualquier tipo de comunicación electrónica
de la Escuela o de cualquier otra persona o entidad, sin el
consentimiento expreso del remitente y destinatario de la
comunicación.
3)
Suscribirse a listas de correo electrónico o en las que participen
grupos de discusión o noticias (chats, newsgroups) que divulguen
información o mensajes ajenos a las funciones, servicios y deberes
inherentes a la Escuela.
b)
Se prohÃbe el archivo o envÃo, por vÃa del correo electrónico, que excedan la
capacidad de la cuota asignada al usuario en el servidor correspondiente.
5.15- Reproducción de programas
a)
Se prohÃbe terminantemente la reproducción de cualquier programa enlatado
o desarrollado internamente, perteneciente a la Escuela, para beneficio
personal o de terceras personas o con la intención de afectar de alguna
manera los intereses de la institución.
5.16- Operación de equipo computadorizado y periféricos
a)
Los equipos computadorizados, las aplicaciones y los equipos periféricos
(impresoras, discos compactos, disquetes, cables, baterÃas [UPS], terminales
y otros análogos) son para el uso exclusivo de los usuarios bona fide de los
sistemas de informática de la Escuela de Artes Plásticas. No se permitirá el
uso de los mismos a terceras personas, aunque sean familiares, amigos o
conocidos que estén acompañando a algún empleado o estudiante de la
Escuela.
b)
Los usuarios vienen obligados a leer cuidadosamente este Reglamento, asÃ
como cualesquiera otras instrucciones 0 advertencias relacionadas con el uso
y manejo de los sistemas de informática. El usuario deberá consultar y seguir
las instrucciones provistas por los manuales de uso y las ayudas disponibles
en los programas correspondientes, cuando confronte problemas con la
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aplicación; se procederá de esta manera antes de solicitar ayuda de los
técnicos de informática.
c)
Ningún equipo podrá ser trasladado del lugar al que esté asignado, 0 sacado
de los predios de la Escuela, sin previa autorización de la Oficina de Sistemas
de Información. Para estos casos el usuario deberá requerir un recibo,
contrato o autorización escrita, debidamente avalada por la Principal Oficial
Informática,-o la Encargada de la Propiedad o la Rectora de la Escuela. Sin
este documento, se presume que el usuario no estaba autorizado y acarreará
las consecuencias y sanciones correspondientes en caso de que se dañe o
pierda la propiedad.
d)
Bajo ningún concepto se puede mover, instalar 0 relocalizar cables,
componentes o cualquier equipo catalogado como parte del sistema de
informática de la Escuela.
e)
Cada ordenador o equipo computadorizado, tendrá instalado un programa
antivirus que correrá cada vez que se enciende la máquina. La Oficina de
Sistemas de Información es responsable de mantener actualizados estos
programas para que no pierdan efectividad. En caso del equipo de
computadoras portátiles (lap-tops) asignado a los profesores, cada
usufructuario o prestatario del mismo deberá responsabilizarse por actualizar
el programa, bien sea por su propia cuenta 0 solicitando de la Oficina de
Sistemas de Información que haga lo propio.
5.17- GuÃas para la utilización de servicios de la Internet
a)
La Oficina de Sistemas de Información será responsable de establecer los
procedimientos y la polÃtica administrativa para el uso de la Internet; la
misma deberá ser revisada periódicamente, según surja la necesidad. Estas
normas deberán ser publicadas y distribuidas a cada usuario bona fide de los
sistemas de información de la Escuela.