Acto de Apertura

1. El Acto de Apertura se llevará a cabo en cada subasta con el propósito de que las partes interesadas puedan comprobar cuáles ofertas se recibieron, si se cumplieron con los requisitos básicos y para conocer la cuantía ofrecida. 2. El acto estará abierto al público y toda persona interesada podrá asistir al mismo. 3. La Junta no se constituirá en el Acto de Apertura. 4. El(la) Secretario(a) tendrá que estar presente en dicho acto y será el encargado de los procedimientos durante el mismo: a. Leerá el nombre de los remitentes de las ofertas recibidas y las verificará contra la lista de sobres recibidos. Los precios propuestos por los licitadores se copiarán en una hoja de cotizaciones, donde deberá indicarse Reglamento de Subastas y Compras 24 el nombre del licitador, precio cotizado y términos de su proposición. Este trabajo será utilizado por la Junta de Subastas en el proceso de evaluación. b. Abrirá los sobres de las ofertas en presencia de todos y leerá cada oferta por partida. 5. Toda persona que asista al Acto de Apertura, tendrá que cumplir con las normas de conducta que establezca la Junta para este proceso. Además, deberá firmar el Registro de Asistencia que para esos efectos proveerá el(la) Secretario(a). La persona deberá indicar a quién representa y la posición que ocupa. 6. Después de abierta la subasta, la Junta no podrá cambiar ninguno de los términos o estipulaciones de la misma, pero, en protección de los intereses de la EAP, se podrán obviar formalidades, siempre y cuando la Junta así lo acuerde y no se viole la pureza de la subasta. 7. Será obligación del(la) Secretario(a) llevar récord de toda incidencia en el Acto de Apertura. El Acta formará parte del expediente de subasta y deberá estar redactada, hasta donde sea posible, el día siguiente al Acto de Apertura y contendrá la siguiente información: a. Número y asunto de la subasta b. Fecha, hora y lugar de la apertura C. Número de ofertas recibidas d. Cuántos cotizaron para una o más partidas o cuántos no cotizaron e. Nombre de los licitadores invitados que no cotizaron y fundamentos para ello si existen f. Asistentes al Acto Copia de la Hoja de Asistencia firmada por los asistentes al Acto se podrá hacer formar parte del Acta g. Certificación del(la) Secretario(a) a los efectos de que la información leída públicamente en el Acto fue aquella requerida por el reglamento h. El(la) Secretario(a) anotará sus iniciales en todas las ofertas i. Cualquier incidente durante el Acto, o peculiaridad señalada en relación a cualquier especificación, condición o licitador o cualquier otro asunto que el(la) Secretario(a) crea pertinente dar a conocer a la Oficina y a la Junta j. Firma y certificación: El Acta del Acto de Apertura será firmada y certificada por el(la) Secretario(a) k. Grabación: Si se hubieran grabado las incidencias del Acto, la grabación se conservará intacta e identificada bajo la custodia del(la) Secretario(a) por un período no menor de seis (6) meses a menos que la subasta en cuestión se encontrase bajo revisión de la Junta o del Tribunal en cuyo caso se conservará hasta que se emita la decisión final y firme.