Regl. 6746, art. 2-5
- CONTROLES MÍNIMOS QUE SE DEBEN ESTABLECER AL ADOPTAR
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Cite as Reglamento Núm. 6746, Art. 2-5
UN SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTRÓNICO
Toda persona que opte por utilizar un sistema de almacenaje electrónico para conservar, total
o parcialmente, sus libros, registros y otros documentos relacionados con el negocio de seguros,
deberá establecer los siguientes controles o medidas de seguridad mínimos para garantizar la
confiabilidad, integridad y veracidad de la información almacenada electrónicamente:
1. Limitar el acceso al sistema de almacenaje electrónico y conceder privilegios de realizar
comentarios a la imagen original para garantizar la integridad de la información.
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2. Distribuir las responsabilidades del personal asignado al uso y mantenimiento del sistema
de almacenaje electrónico para evitar posibles conflictos de intereses que puedan
comprometer la integridad de la información.
3. Registrar todo uso del sistema de almacenaje electrónico, incluyendo la identidad de la
persona que accesó el mismo, las actividades realizadas mientras se utilizó el sistema, la
fecha, hora y lugar de origen, y los resultados de dicho uso.
4. Rastrear cualquier cambio al sistema de almacenaje electrónico sin la debida autorización
para fijar responsabilidades.
5. Mantener un plan para prevención y manejo de desastres, incluyendo procedimientos
para el resguardo de emergencia de la información contenida en el sistema de almacenaje
electrónico.
6. Realizar auditorías regulares del sistema de almacenaje electrónico y atender cualquier
hallazgo de inmediato.