- DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Todo asegurador, organización de servicios de salud, agente, agente general, corredor, ajustador, organismo tarifador y organismo asesor o de servicios deberá establecer y mantener documentación relacionada al sistema de almacenaje electrónico que incluya, como mínimo, lo siguiente: 1. Un detalle de los usos y propósitos del sistema de almacenaje electrónico al igual que las políticas y procedimientos específicos para la operación y mantenimiento de éste. 2. Controles de calidad, medidas de seguridad, pruebas y retención de información. 3. Especificaciones e instrucciones de operación del equipo y las aplicaciones utilizadas. 4. Un sistema de listado. La documentación aquí requerida deberá tener las siguientes características: 1. Ser correcta, actualizada y administrada por personal que tenga el adiestramiento y conocimiento necesario en dicha materia. 2. Estar disponible y ser de fácil acceso. 3. Estar en un formato que sea claro y fácil de entender por usuarios externos e internos, actuales y futuros. 4. Estar disponible de inmediato en el caso de que sea necesario utilizarla para cualquier propósito legal o en algún proceso judicial. 5. Ser retenida por el término de tiempo dispuesto por esta Regla. 5 Se deberá documentar toda situación anómala que sirva de apoyo a las bitácoras del sistema de almacenaje electrónico y a los informes preparados por el área de sistemas de información.