EXPEDIENTES A MANTENERSE

La Oficina de Finanzas del Departamento deberá mantener un expediente de cada entidad que utilice fondos asignados por la Legislatura de Puerto Rico bajo la mencionada Resolución Conjunta. Dicho expediente deberá contener, entre otros, la siguiente información: 1. Plan de trabajo y solicitud de fondos para el año fiscal vigente. 2. Certificado de Incorporación, donde sea aplicable, y el reglamento vigente de las operaciones de la entidad. 3. Estado de situación financiera. 4. Certificación a los efectos de que se sometieron ante las secretarías del Senado y de la Cámara de Representantes un desglose de gastos por objeto de uso de los fondos asignados dentro de los treinta (30) días 7 posteriores al comienzo del año fiscal para el cual se asignaron los fondos. 5. Copia del desglose de gastos por objeto de uso de fondos sometido a la Legislatura de Puerto Rico. 6. Copia de la autorización de fondos. 7. Copia de la hoja de envío de cheque a la entidad. 8. Copia de los informes trimestrales de gastos incurridos por la institución. 9. Informe del funcionario del Departamento que efectuó el examen o intervención, el cual deberá incluir: a. Resultado de la labor realizada. b. Determinación respecto a si la entidad intervenida cumplió con sus objetivos y con la utilización de fondos descritos en la propuesta, a base del examen realizado.